De Archiefwet vraagt om informatiehuishouding én gedragsverandering
De nieuwe Archiefwet 2026 treedt op 1 januari 2027 in werking. De wet vraagt van overheidsorganisaties om hun informatiehuishouding goed in te richten, systemen en digitale omgevingen op orde te brengen en medewerkers vanaf het begin mee te nemen in de nieuwe manier van werken. Willemijn Nitert van InTheArena legt uit waarom de nieuwe wet geen IT-feestje is, maar vraagt om een gerichte gedragsverandering.
In veel organisaties staat informatie verspreid over verschillende systemen en persoonlijke omgevingen. Dat lijkt tijdens het dagelijkse werk misschien onschuldig, totdat informatie daadwerkelijk nodig is. Bijvoorbeeld voor een Woo-verzoek (Wet open overheid), een juridisch dossier of om een eerder genomen besluit te reconstrueren. Dan wordt duidelijk waarom goed informatiebeheer belangrijk is.
De nieuwe Archiefwet, die op 1 januari 2027 in werking treedt, heeft als uitgangspunt dat overheidsinformatie goed wordt bewaard en vindbaar en toegankelijk blijft. Daarmee sluit de manier waarop overheden digitale informatie beheren beter aan bij het digitale tijdperk.
Van dozen in een kelder naar de digitale wereld
Informatie op orde krijgen vraagt meer dan een nieuw systeem. Het vraagt vooral om een andere manier van werken.
Vrijwel alle informatie binnen overheidsorganisaties ontstaat digitaal. Denk aan dossiers, documenten, e-mails, besluiten en gegevens in verschillende systemen. Daardoor is archiveren geen laatste stap meer. Goed informatiebeheer begint zodra informatie ontstaat.
Dat betekent bijvoorbeeld dat medewerkers weten waar zij informatie opslaan. Dat duidelijk is welke versie van een document leidend is. En dat informatie later eenvoudig terug te vinden is. Dat klinkt logisch. In de praktijk blijkt het een stuk lastiger.
Waarom is een goede informatiehuishouding belangrijk?
Een goede informatiehuishouding is geen bijzaak. Informatie moet vindbaar, toegankelijk en betrouwbaar zijn. Gaat dat niet goed? Dan merk je dat direct. Een Woo-verzoek duurt langer, belangrijke informatie ontbreekt in een dossier of het is niet meer duidelijk hoe een besluit tot stand kwam.
Dat raakt ook de burger. Die wacht langer op antwoord of krijgt niet alle informatie. Tegelijkertijd zijn medewerkers veel tijd kwijt aan zoeken en herstellen.
De oplossing lijkt eenvoudig: richt een goed systeem in. Maar daarmee ben je er nog niet.
Een nieuw systeem lost het probleem niet vanzelf op
Veel organisaties investeren in een nieuw systeem voor informatiebeheer. Technisch staat alles klaar, maar in de praktijk werken medewerkers vaak nog op hun eigen manier. Documenten belanden in persoonlijke mappen en metadata blijven leeg. Onder tijdsdruk wint de vertrouwde werkwijze het van de nieuwe afspraak.
Een paar maanden later staan er vier versies in een dossier: definitief.docx, definitief_v2.docx, definitief_NIEUW.docx en definitief_echt.docx. Welke versie is de juiste? Het systeem werkt. De verandering nog niet.
De Archiefwet vraagt daarom ook om gedragsverandering. Want een goede informatiehuishouding ontstaat pas als mensen de nieuwe manier van werken daadwerkelijk toepassen.
Dat vraagt bijvoorbeeld om: duidelijke afspraken over waar informatie thuishoort, heldere rollen en verantwoordelijkheden, een werkwijze die medewerkers makkelijk kunnen toepassen, uitleg over waarom afspraken belangrijk zijn en aandacht voor gedrag tijdens en na de implementatie.
Met deze aandachtspunten verandert informatiebeheer van een technisch vraagstuk in een organisatievraagstuk.
Van een werkend systeem naar een werkende verandering
Dat is volgens ons bij InTheArena de kern. Met techniek alleen ben je er niet. De verandering slaagt pas als medewerkers de nieuwe werkwijze begrijpen, accepteren en toepassen. Daarom nemen we in onze aanpak de mensen in de organisatie vanaf het begin mee.
Wij begeleiden organisaties bij het inrichten en implementeren van systemen en werkwijzen die bijdragen aan een toekomstbestendige informatiehuishouding. We maken duidelijk wat er verandert, waarom dat nodig is en wat dit betekent in het dagelijkse werk. Zo zorgen we niet alleen voor een systeem dat werkt, maar vooral voor een verandering die werkt.
Over de auteur: Willemijn Nitert is Change Consulant bij InTheArena.
