‘Een integrale blik op portfoliomanagement’: Sebastiaan Kaziow versterkt Intermedius
Dit voorjaar is Sebastiaan Kaziow gestart bij Intermedius. Met zijn ervaring in business process management, enterprise-architectuur en het inrichten van portfolioprocessen en governance-structuren, legde hij een brede basis voor zijn nieuwe rol als Consultant Portfoliosturing. Deze komt ook tot uiting in zijn visie op het vak: “Zowel verandermanagement als data is bepalend voor het succes van portfoliomanagement.”
Soms vinden de meest productieve gesprekken plaats buiten werk. Sebastiaan Kaziow heeft zijn nieuwe baan eraan te danken.
“Ik raakte tijdens de lunch in gesprek met een oud-collega die bij Intermedius werkt en hij vertelde me over het bureau. Ik had de ambitie om mij verder te verdiepen in portfoliomanagement en het werd al snel duidelijk dat Intermedius de juiste keuze was – inhoudelijk ontzettend sterk én met erg gezellige collega’s.”
Sebastiaan maakte in mei de overstap vanuit MLC. Hij werkte zo’n vierenhalf jaar voor het customer excellence-adviesbureau.
“Daar heb ik elk aspect van portfoliomanagement ervaren. Ik heb het portfolioproces met een team uitgedacht, geïmplementeerd en uitgevoerd, waar proces- en verandermanagement een rol in speelden. Daarnaast heb ik zaken die het proces raken ook ervaren. Zo heb ik een rol gehad binnen enterprise-architectuur en verschillende projecten geïmplementeerd als projectleider.”
Alle lagen verbinden
Vanuit deze brede ervaring weet Sebastiaan goed wat er allemaal komt kijken bij portfoliomanagement – “binnen elke laag van een organisatie, van strategie tot aan uitvoering”, geeft hij aan.
Hij pleit voor portfoliosturing: een integrale blik op portfoliomanagement, waarin elke laag van de organisatie actief wordt meegenomen. “Wanneer mensen vanaf morgen anders moeten werken of extra verantwoordelijkheden krijgen zonder daarbij betrokken te zijn, ontstaat al snel weerstand”, legt hij uit. “Bovendien is de kans groot dat belangrijke praktijkkennis over capaciteit, afhankelijkheden en uitvoerbaarheid ontbreekt.”
“Een integrale aanpak vergroot de kwaliteit, uitvoerbaarheid en acceptatie van portfoliobesluiten.”
In lijn hiermee noemt hij het ook cruciaal om de strategische, tactische en operationele lagen met elkaar te verbinden. “Door strategie en beleid, opdrachtgevers, projectleiders en uitvoerende teams met elkaar in gesprek te brengen, worden keuzes niet alleen beter onderbouwd, maar ook beter uitvoerbaar en gedragen. Een strategische prioriteit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn, maar door beperkte capaciteit niet direct haalbaar blijken.”
“In de praktijk vraagt dit om duidelijke rollen, gezamenlijke prioriteringscriteria en vaste momenten waarop strategie en uitvoering elkaar spreken”, schetst hij. “Dat betekent niet dat iedereen overal over beslist: eigenaarschap en besluitvorming moeten helder blijven.”
Uiteraard komen hier ook de nodige uitdagingen bij kijken. “Denk aan tegengestelde belangen, angst voor verlies van autonomie en de neiging om portfoliomanagement te zwaar en bureaucratisch te maken.”
“Daarom werkt het vaak beter om klein te beginnen, keuzes transparant te maken en de werkwijze stapsgewijs te verbeteren”, geeft hij aan. “Een integrale aanpak vergroot daarmee de kwaliteit, uitvoerbaarheid en acceptatie van portfoliobesluiten.”
Van decibelhoogte naar objectieve onderbouwing
Naast gedegen verandermanagement is volgens Sebastiaan ook de juiste inzet van data cruciaal. “Zonder een objectieve onderbouwing loop je het risico dat besluiten worden genomen op basis van onderbuikgevoel of decibelhoogte”, legt hij uit.
Het belang van data wordt inmiddels overal wel erkend, maar dit slaat vaak door naar de neiging om zoveel mogelijk data te verzamelen. “Maar dat is niet per se de juiste, betrouwbare of vergelijkbare informatie”, weet Sebastiaan. “De eerste vraag moet daarom niet zijn welke data beschikbaar is, maar welke besluiten de organisatie wil nemen en welke informatie daarvoor nodig is.”
“Voor portfoliosturing gaat het bijvoorbeeld om de bijdrage aan strategische doelen, verwachte waarde, kosten, capaciteit, risico’s en afhankelijkheden. Daarbij zijn eenduidige definities, duidelijk eigenaarschap en regelmatige actualisatie essentieel.”
“De uiteindelijke afweging blijft mensenwerk: AI versterkt de besluitvorming, maar neemt deze niet over.”
En hoewel data steeds belangrijker wordt, benadrukt hij dat de mens uiteindelijk doorslaggevend blijft: “Een dashboard ondersteunt het gesprek en de besluitvorming, maar vervangt een professioneel oordeel niet.”
Hetzelfde geldt ten aanzien van kunstmatige intelligentie. “AI kan helpen door informatie uit rapportages samen te vatten, ontbrekende of tegenstrijdige gegevens te signaleren, mogelijke risico’s, afhankelijkheden of capaciteitsknelpunten zichtbaar te maken en scenario’s op te stellen. De uiteindelijke afweging blijft echter mensenwerk: AI versterkt de besluitvorming, maar neemt deze niet over.”
Van visie naar praktijk
Zijn integrale visie op portfoliomanagement brengt Sebastiaan nu in de praktijk bij Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR), het waterschap verantwoordelijk voor het waterbeheer in het zuidelijk deel van de provincie Utrecht en een klein deel van Zuid-Holland.
“HDSR is eerder dit jaar begonnen met het neerzetten van portfoliomanagement”, vertelt hij. “Er is een sterke behoefte om meer inzicht en grip te krijgen op het projectportfolio en ik ondersteun daarin sinds juli.”
“Momenteel haal ik de huidige situatie op van projecten en denk ik mee over hoe een eerste overlegstructuur geïmplementeerd kan worden, zodat de juiste keuzes gemaakt kunnen worden. Ik help dus niet alleen bij het inzichtelijk maken van de huidige situatie, maar denk ook mee over wat de gewenste situatie is, die gedurende het jaar ook in de praktijk gebracht gaat worden.”
Zo kan Sebastiaan zich direct vastbijten in een uitdagende opdracht. En ook binnen Intermedius zelf voelt hij zich al helemaal op zijn plek. Met zijn eerste maanden achter de rug, blikt hij dan ook terug op een geslaagde start.
“Ik ben ontzettend warm ontvangen door iedereen en aangenaam verrast door hoe open en uitnodigend de collega’s zijn”, geeft hij aan. “Inhoudelijk worden goede gesprekken gevoerd waar ik ook op een fijne manier bij word betrokken. Het voelt alsof ik al jarenlang onderdeel ben van Intermedius.”
