20 jaar Intermedius: Van portfoliomanagement naar portfoliosturing
Intermedius bestaat 20 jaar. Sinds de oprichting groeide het Goudse bureau uit tot een toonaangevende naam binnen het portfoliomanagement-vakgebied. Al spreekt Intermedius zelf tegenwoordig liever van ‘portfoliosturing’. Want waar portfoliomanagement de basis is, zit de grotere waarde in het realiseren van scherpe sturing. Door de jaren heen leerde het bureau dat twee elementen daarbij cruciaal zijn voor succes: verandermanagement en data & AI.
In een tijd waarin bedrijven en overheden soms wel tientallen projecten tegelijk hebben lopen, is portfoliomanagement een nauwelijks nog weg te denken vakgebied. In plaats van elk project los te bekijken, overziet portfoliomanagement ze in samenhang met elkaar én de strategie. Zo kunnen de beschikbare mensen, tijd en budgetten slim worden verdeeld over de initiatieven en worden vervolgens geprioriteerd, zodat ze de meeste strategische waarde opleveren.
Toch is portfoliomanagement nog een jong vakgebied. De eerste internationale standaard verscheen pas in 2006 – inderdaad: exact hetzelfde jaar dat Intermedius werd opgericht. Het adviesbureau was er dan ook als een van de eersten bij om het groeiende belang van portfoliomanagement in te zien.
Portfoliomanagement op de kaart
De twee decennia die volgden hebben de vooruitziende blik van Intermedius dubbel en dwars bewezen. In een voortdurend veranderende wereld stapelen de uitdagingen voor organisaties zich op. Tegelijkertijd hebben ze slechts beperkte middelen en capaciteit, waardoor ze scherpe keuzes moeten maken in het bepalen en realiseren van hun strategie.
“Bijna alle leiders zullen de vragen waarmee opdrachtgevers bij ons aankloppen herkennen”, zegt Otto ten Dam, managing partner en medeoprichter van Intermedius. “Er lopen te veel projecten en zijn te weinig specialisten. Organisaties betwijfelen of langlopende initiatieven nog wel iets aan de strategie bijdragen en missen de wendbaarheid om snel te reageren, keuzes te maken en bij te sturen op wat er op de organisatie afkomt, terwijl innovatie structureel blijft liggen.”
“Portfoliomanagement is de basis, verandermanagement en data & AI zorgen dat die basis ook werkt.”
Intermedius helpt opdrachtgevers om dit patroon te doorbreken. Niet door ze de belangrijke keuzes uit handen te nemen, maar door ze te ondersteunen bij het inrichten, uitvoeren en professionaliseren van portfoliomanagement – zodat organisaties deze keuzes zélf kunnen maken.
De adviseurs van het bureau werken voor uiteenlopende organisaties, met het zwaartepunt in de publieke sector en de energiesector. Enkele bekende opdrachtgevers zijn Stedin, Rabobank, Netbeheer Nederland, gemeente Amsterdam, provincie Noord-Holland, de Sociale Verzekeringsbank, de Belastingdienst, VodafoneZiggo, Eneco en NS.
Portfoliosturing
Zo groeide Intermedius uit tot een vooraanstaande speler op het gebied van portfoliomanagement én droeg het bij aan het op de kaart zetten van het vakgebied. Inmiddels wordt het breed erkend als onmisbare functie binnen zowel de publieke als private sector.
Toch ziet Ten Dam dat leiders de essentie vaak nog onvoldoende te pakken hebben. “Veel organisaties bouwen een portfoliomanagementfunctie op, waarbij een actueel projectenoverzicht het hoogst haalbare lijkt. Grote programma’s, projecten en initiatieven worden gestart, zelden gestopt.”
“Dat is geen uitvoeringsprobleem”, benadrukt hij: “Het is een ontwerpprobleem. Portfoliomanagement is in de meeste organisaties ingericht als registratie- en rapportagefunctie, niet als sturingsinstrument dat de operatie met de strategie verbindt.”
Om het belang van sturing te benadrukken, scherpte Intermedius drie jaar geleden al zijn positionering aan. Het bureau spreekt sindsdien liever van ‘portfoliosturing’. “Dat is de kern”, zegt partner Frank Wiersma: “Sturing op strategierealisatie. Portfoliomanagement is daarvoor de basis: structuur, governance en processen om gefundeerd te starten, door te zetten en te stoppen. ”
Voorbij de basis
De belangrijkste waarde zit volgens Intermedius in het verder komen dan alleen deze basis. Gaandeweg leerde het bureau dat portfoliomanagement pas echt zijn belofte waarmaakt als deze basis wordt aangevuld met twee ‘enablers’: ten eerste verandermanagement, en ten tweede data & AI.
Verandermanagement is volgens Wiersma cruciaal omdat een nieuw sturingssysteem pas iets verandert als de organisatie er ook mee werkt.
“Portfoliomanagers moeten de positie en het mandaat krijgen om hun rol waar te maken, directie en het hoger management moet zijn verantwoordelijkheid nemen, en projectmanagers moeten het aanleveren van stuurinformatie zien als bijdrage aan en realisatie van gezamenlijke doelen, niet als controle van bovenaf. Dat gedrag ontstaat niet vanzelf”, legt hij uit.
“Het verbinden van strategie met de realisatie van de verbeterinitiatieven en daadwerkelijke realisatie gaat verder dan het hebben van inzicht. Het gaat om weloverwogen op het juiste niveau keuzes maken die begrijpelijk zijn. Dat vraagt enerzijds om inzicht en overzicht en anderzijds om rolneming en samenwerking.”
“Portfoliosturing geeft organisaties de bestuurskracht en realisatiekracht om ambities ook daadwerkelijk waar te maken.”
Data en AI zijn van grote waarde omdat portfoliosturing staat of valt bij betrouwbare stuurinformatie. “In veel organisaties is die informatie incompleet, verouderd of versnipperd”, schetst Wiersma. “AI helpt bij het verrijken en analyseren van portfoliodata, het automatiseren van rapportages en het doorrekenen van scenario’s: wat gebeurt er als we dit initiatief stoppen, of dat naar voren halen?”
“Betrouwbare inzichten en rapportages op basis van actuele, volledige en correcte informatie maken de dialoog in het directieteam feitelijker en scherper”, voegt Ten Dam toe. “Zo kan de organisatie effectief prioriteren, capaciteit en middelen balanceren en de strategie realiseren.”
Van management naar sturing
Binnen één geïntegreerde aanpak helpen verandermanagement en data & AI om de brug te slaan van portfoliomanagement naar portfoliosturing. “Portfoliomanagement is de basis, verandermanagement en data & AI zorgen dat die basis ook werkt, dat zijn de enablers”, aldus Wiersma. “Samen noemen we dat portfoliosturing.”
“Het gaat om inhoud, proces, gedrag en informatie”, legt hij uit. “Dat is wat twintig jaar praktijkervaring in meer dan 500 opdrachten ons heeft geleerd.”
De volgende twintig jaar
Die eerste twintig jaar zijn voorbijgevlogen. En als we kijken naar de vele maatschappelijke opgaven die er nog liggen, lijkt het erop dat het belang van portfoliosturing alleen nog maar verder zal toenemen. Kortom: ook de volgende twintig jaar zal Intermedius zich waarschijnlijk niet hoeven te vervelen.
Het bureau kijkt dan ook vol vertrouwen én ambitie vooruit. “Portfoliosturing geeft organisaties de bestuurskracht en realisatiekracht om ambities ook daadwerkelijk waar te maken. In alle maatschappelijke complexiteit is dat harder nodig dan ooit”, aldus Ten Dam.
“Met Intermedius helpen we opdrachtgevers graag om met hun beperkte middelen maximale resultaten te bereiken”, vult Wiersma aan. “Mooi om hiermee in deze beslissende tijd bij te kunnen dragen aan een sterkere samenleving.”
