Portfoliosturing: Intermedius helpt organisaties scherpe keuzes te maken

24 augustus 2023 Consultancy.nl 7 min. leestijd

Intermedius heeft zijn koers aangescherpt. Het adviesbureau presenteert zich vanaf nu als “de expert in portfoliosturing”. De positionering wordt extra kracht bijgezet met een nieuw logo en een vernieuwde website. We spraken met managing partners Otto ten Dam en Frank Wiersma over de snelle ontwikkelingen binnen hun vakgebied, en waarom portfoliosturing de lading van de grootste uitdaging daarbinnen beter dekt dan portfoliomanagement.

Keuzes maken. Dat is waar het bepalen van een strategie uiteindelijk op neerkomt. Zo geformuleerd klinkt het eenvoudig zat, maar in de onstuimige wereld anno 2023 blijkt het een helse klus. Razendsnelle technologische vooruitgang, geopolitieke spanningen en opstapelende maatschappelijke opgaven creëren samen een perfecte storm die bestuurskamers tot wanhoop drijft.

Hoe houd je jouw organisatie staande in deze voortdurend veranderende wereld, die er morgen ineens heel anders uit kan zien dan vandaag? Te midden van alle uitdagingen lijkt het soms alsof je onmogelijk genoeg kunt doen. Volgens Otto ten Dam en Frank Wiersma is het echter precies andersom: organisaties doen juist veel te veel.

Portfoliosturing: Intermedius helpt organisaties scherpe keuzes te maken

“Elk jaar lees je weer de krantenkoppen”, begint Ten Dam: “‘70% van alle projecten faalt.’ Hoe denk je dat dat komt? Keuzes maken betekent bepalen wat je wél gaat doen, maar ook wat je níét gaat doen. Dat laatste lijken veel organisaties te vergeten. Ze proberen alles te doen, maar daardoor doen ze niets echt goed.”

De medeoprichter van Intermedius noemt het de “allergrootste valkuil” waar organisaties inlopen . “Ze doen structureel te veel – pompen er steeds maar weer nieuwe dingen in en ondertussen nemen ze niet het besluit om de streep te trekken: dit kunnen wij wel aan en dit niet.”

Het probleem is in wezen simpel: er komt steeds meer op organisaties af, maar ze hebben slechts beperkte middelen om daarop te reageren. “Projecten worden steeds complexer en daarmee ook steeds kostbaarder”, geeft Wiersma aan. “Tegelijkertijd zijn goede specialisten schaars. Geld kun je maar één keer investeren en mensen kunnen zich niet opdelen – dus zul je aan de voorkant keuzes moeten maken.”

Van management naar sturing

Dit is waar Intermedius organisaties bij helpt. Niet door ze de lastige keuzes uit handen te nemen, maar juist door die organisaties inzicht te geven zodat ze zélf die broodnodige keuzes kunnen maken.

“Daarbij gaat het niet alleen om het vaststellen van de strategie, maar ook om het inrichten van een goed besluitvormingsproces, zodat deze strategie ook effectief tot uiting komt in de projecten en programma’s waaraan wordt gewerkt”, legt Wiersma uit.

“Je moet op alle niveaus binnen je organisatie heel goed zijn in het maken van keuzes.”

Dit brengt ons ook bij de overgang van portfoliomanagement naar portfoliosturing. “Bij ‘managen’ ligt de nadruk op het in de lucht houden van alle ballen”, aldus ten Dam. “Wij willen duidelijk maken dat je níét moet proberen al die ballen in de lucht te houden. Je moet juist op alle niveaus binnen je organisatie heel goed zijn in het maken van keuzes . Dat betekent dat je scherp moet gaan sturen op je veranderportfolio.”

Blauw en geel

De aangescherpte koers van Intermedius komt ook tot uitdrukking in het nieuwe logo. “Dat blauw en geel refereert aan de twee kanten van goede portfoliosturing”, vertelt Wiersma.

“Het blauw staat voor de ‘harde’ kant: het neerzetten van de structuur – de governance, de processen”, licht hij toe. “Het geel staat voor de ‘zachte’ elementen: het ondersteunen van een goede samenwerking tussen de partijen die samen de uitdaging hebben om keuzes te maken en effectief te zijn in de projecten en programma’s.”

Portfoliosturing: Intermedius helpt organisaties scherpe keuzes te maken

De “echte crux”, zo legt hij uit, zit in het maken van de verbinding tussen die twee kanten. “Portfoliosturing gaat om begrip, inzicht, control en effectieve uitvoering van je projecten en programma’s. En dan kun je heel mooi procesmatig in de governance rollen definiëren, maar dat moet ook daadwerkelijk tot uiting komen in de samenwerking – dáár moet je het samen voor elkaar krijgen.”

“Cruciaal is ook dat je hierbij een cyclus ontwikkelt”, voegt ten Dam toe. “Als we de afgelopen jaren één ding hebben gezien, is het dat de wereld van de één op de andere dag ingrijpend kan veranderen. Dus moet je wendbaar zijn – regelmatig met elkaar de gemaakte keuzes weer tegen het licht houden en zo nodig bijsturen.”

Te groot om alleen te doen

Een ander kenmerk van de huidige tijd is dat veel uitdagingen zó groot zijn dat je ze als organisatie onmogelijk alleen kunt oplossen. Wiersma: “Denk aan maatschappelijke opgaven als het woningtekort, de energietransitie en de stikstofcrisis – die kun je alleen in brede ketensamenwerking oplossen.”

“Onze aanpak onderscheidt zich doordat we midden in samenwerkingsverbanden staan en sámen met die omgeving de portfoliosturing inrichten.”

De noodzaak tot brede samenwerking voegt nog een extra dimensie toe aan de complexiteit van het realiseren van doelstellingen. “Eerst klapte het landbouwoverleg, vervolgens struikelde het hele kabinet over de vluchtelingencrisis”, schetst ten Dam. “Dat laat al zien hoe moeilijk het is om met allemaal partijen met verschillende belangen één gemeenschappelijk doel te creëren.”

“Laat stáán dat je dat ook nog eens gaat implementeren in al die betrokken organisaties en belangenpartijen”, vult Wiersma aan. “Dan wordt het echt complex.”

De verbindende partij

Zeker binnen dit soort ketensamenwerkingen is portfoliosturing van grote waarde, geeft ten Dam aan. “Het is een krachtig hulpmiddel om te midden van al die complexiteit toch met elkaar keuzes te maken. Ongeveer de helft van het werk dat we bij Intermedius doen zit al op dat alliantieniveau, waarin organisaties met elkaar samenwerken aan een gemeenschappelijk doel of product.”

“Onze aanpak onderscheidt zich doordat we midden in dat soort samenwerkingsverbanden staan en sámen met die omgeving de portfoliosturing inrichten”, voegt Wiersma toe. “En ook dat zie je weer terug in het logo: wij verbinden die twee bogen – zowel de samenwerkende partijen als de twee kanten van goede portfoliosturing.”

Daarin werkt het team altijd nadrukkelijk samen met de opdrachtgever, legt hij uit. “Zij-aan-zij, in gecombineerde teams waarin we vanaf dag één samen de hele aanpak en uitvoering opzetten en implementeren. We zetten niet alleen de structuur neer, maar realiseren ook de verandering – zodat het team voldoende handvatten heeft om verder te gaan.”

“Portfoliosturing staat nu echt op de kaart. Met alle megaopgaven waar we als land voor staan is dat bemoedigend.”

Ook maakt Intermedius gebruik van games. “Die zetten we in om klanten te leren kiezen”, legt Ten Dam uit. “In verschillende spelvormen bepalen ze wat de meeste waarde oplevert en wat juist kan worden gestopt. Dan kunnen ze het samen doorleven: ‘We hebben veertig projecten, maar als we al spelend ontdekken dat we er met z’n allen maar tien heel belangrijk vinden en ook niet echt de capaciteit hebben voor meer, waarom doen we die andere dertig dan nog?’”

Portfoliosturing op de kaart

Keuzes maken. Met zijn aangescherpte positionering voegt Intermedius zelf de daad bij het woord. “We zeggen altijd: binnen ons vakgebied spelen we op het hoogste niveau en dat willen we blijven doen”, geeft Wiersma aan. “Om die koploperspositie te behouden moeten we ons blijven ontwikkelen – onze kennis blijven verdiepen, steeds weer het verschil blijven maken.”

De afgelopen jaren heeft het bureau een flinke groei doorgemaakt. Inmiddels bestaat het team uit 26 consultants. “We hebben zeker de ambitie om nog verder door te groeien”, aldus Ten Dam. “Maar ook voor ons geldt: altijd kwaliteit boven kwantiteit. We willen onszelf vooral continu blijven verbeteren en maximale impact maken.”

Wat de twee managing partners dan ook trotser maakt dan de eigen groei, is de bijdrage die Intermedius heeft geleverd aan de samenleving en de ontwikkeling van het vakgebied. “Je ziet dat het thema portfoliosturing nu echt op de kaart staat”, stelt Wiersma. “Met alle megaopgaven waar we als land voor staan is dat bemoedigend. En uiteraard hopen we met Intermedius een handje te helpen bij het aangaan van al die uitdagingen.”