TriFinance: Automatisering van inkoop breekt door

Eindelijk het is zo: ver digitaal wordt het nieuwe normaal, ook in facturenland. "Digital isn’t special any more, it’s just the new normal", zoals IT visionair Peter Hinssen het verwoordt. Dit wordt nu, onder impuls van de Europese regelgeving, door recente aanpassingen in de wetgeving mogelijk gemaakt. “Fasten your seatbelts” voor een stille revolutie die perspectieven opent naar procesoptimalisatie, efficiëntieverbetering en transparantie.

Wat verandert er concreet?

Eind 2012, werden de laatste wetswijzigingen door onze wetgever bekend gemaakt. Op het menu stond onder meer de laatste wetswijziging met betrekking tot belasting over de toegevoegde waarde (BTW). Naar aloude gewoonte werd hiermee op de valreep voldaan aan de verplichting om vóór 01/01/2013 de EU richtlijn in de nodige wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen om te zetten.

Dat zowel de BTW-administratie als alle bedrijven in snelheid werden genomen, bleek uit de circulaire die prompt verscheen eind 2012. Deze circulaire bepaalt de nodige overgangsmaatregelen voor het jaar 2013. Tevens kondigde de administratie aan tegen het eind van het eerste kwartaal van 2013 een aantal verklarende circulaires te publiceren met de nodige verduidelijkingen en actualisaties. Op het moment van het schrijven van dit artikel zijn we nog niet op de hoogte van een daadwerkelijke concretisering van dit voornemen.

In het bestek van dit artikel gaan we niet verder in op de details van deze vrij complexe aanpassing van de regels, bijvoorbeeld rond de voorschotfacturen of de BTW-toepassing. Ons doel is veeleer u een inzicht te geven in de - naar ons gevoel zeer positieve - elementen van deze wet aangaande automatisering van inkomende en uitgaande facturen, in het jargon respectievelijk accounts receivable (AR) en accounts payable (AP) geheten.  

De nieuwe regels rond papieren en elektronische facturen brengen immers opportuniteiten met zich mee voor de verdere ontwikkeling en optimalisatie van uw administratieve en financiële processen binnen de gehele financiële supply chain. Belangrijk om te onthouden is dat de “discriminatie” van de elektronische factuur, ten opzichte van de papieren versie, voortaan is opgeheven.  

In de oude regelgeving werden onder meer digitale handtekeningen en encrypties verplicht om zo de authenticiteit van facturen te garanderen, en de identiteit van uitgever en ontvanger vast te leggen. De mogelijke manipulatie van een elektronische factuur moest worden bestreden. Terecht, maar aan de papieren factuur werden geen bijkomende eisen gesteld. Alsof we steeds  zeker zijn van de ontvangst of opening van iedere enveloppe, en de waterdichtheid van het papieren circuit.  

Waarom en hoe zou e-invoicing nu doorbreken?

Een aantal elementen zijn volgens ons verenigd voor een snelle doorbraak van elektronische facturatieprocessen:

• Vooreerst biedt het nieuw reglementair kader de mogelijkheid tot gebruik van meerdere formaten, wat bedrijven toelaat zich optimaal te organiseren in functie van facturatiestroom en klantensegment;

• Verder optimaliseren grote organisaties hun uitgaande stromen, door een steeds verder gaande digitalisering van hun processen. Ook binnen de publieke sector staan verschillende initiatieven op til. Deze evolutie werpt echter voor de andere contractuele partijen slechts vruchten af als ook zij overschakelen naar een digitaal proces voor hun inkomende facturen. We verwachten dat verdere reglementering een aantal hindernissen in dit nieuwe speelveld zal wegwerken. De interpretatie die vandaag door grote organisaties aan e-facturatie wordt gegeven door de installatie van portals, leidt vandaag tot een efficiënt A/R proces bij de uitgever, maar tot vaak onwerkbare situaties voor ontvangende bedrijven. Het beheer van de specifieke ID’s en paswoorden en het downloaden van facturen is uiterst inefficiënt voor de ontvanger. Natuurlijk zijn wij vóór toegevoegde waarde die ons wordt geboden door nieuwe technologische ontwikkelingen. We zien hier echter nieuwe organisatorische hindernissen ontstaan, en delen daar de zorg van de EU-commissie die in de richtlijn, verder bouwend op “the small business act”, die kleinere spelers in het economische weefsel wil beschermen;  

• Ook in de B2C-markt verwachten we een verdere doorbraak van e-facturen gecombineerd met nieuwe betalingsplatformen, wat meteen een kans biedt tot versnelde betaling met eenvoudigere gestructureerde referenties;

• In de B2B-markt zien we – door een verbetering van data-uitwisseling – de mogelijkheid om op een transparante manier de financiering van de supply chain te optimaliseren. Tussen klant en leverancier zou immers een vorm van ‘quasi-factoring’ kunnen ontstaan;

• In de sfeer van digitale software (van ERP-systemen tot cloud integratie) zien we veel nieuwe oplossingen ontstaan, en we verwachten dat een aantal grotere e-mail providers gestructureerde mailboxen met een aantal geïntegreerde diensten zullen aanbieden (zoals archivering);

• Tenslotte zien wij de rol van een factuur in de sfeer van B2C, dankzij haar digitalisering, evolueren naar een geïntegreerd deel van Marketing en Communicatie. Men kan zo tal van mogelijkheden bedenken in het debiteurenbeheer om de betaling te versnellen door e-invoicing te combineren met het gebruik van sociale media.

Dit alles speelt zich af in een achtergrond van een verscherpte “war for talent”. Goede AP en AR professionals zijn door de toegenomen complexiteit van deze processen steeds minder makkelijk te vinden, en worden daardoor steeds duurder. Shared Services Centers (SSC) in verre landen hebben anderzijds inmiddels ook hun zwaktes getoond.  

Operationele moeilijkheden, veroorzaakt door taal- en cultuurbarrières, en verschillen in tijdszone, zijn inmiddels legio. Hoe en waar zal het SSC van de toekomst worden georganiseerd in het nieuwe licht van deze digitale revolutie? E-invoicing laat misschien toe een groot deel van de factuurverwerking in eigen land te houden, weliswaar nog steeds gestoeld op uniforme groepsprocessen, met tegelijk een drastische verlaging van de kosten en een verhoging van de kwaliteit.  

Geen software maar een concept

De implementatie van E-facturatie binnen organisaties is geen software-implementatie; het is een concept dat een geïntegreerde oplossing biedt aan verschillende egmenten van klanten en leveranciers, gebaseerd op een grondige analyse en procesoptimalisatie van de inkomende en uitgaande facturenstromen. Het outsourcen en zelfs offshoren van uw processen kan hierbij opnieuw in vraag worden gesteld.

Hierbij is de mogelijkheid om flexibel in te spelen op nieuwe technologieën en de verschillende facturatie- distributiekanalen zeer belangrijk. Let daarbij op voor zware investeringen in oplossingen die snel verouderen . Heeft het scannen van papieren facturen nog zin als kan worden verwacht dat elke leverancier een factuur in PDF-formaat – met een OCR-kwaliteit tot 99% - kan aanleveren?  

Om te komen tot een gestructureerde data-uitwisseling is een integratie van alle technologieën noodzakelijk, in samenhang met het verder gebruik van de papieren factuur (inclusief het gebruik van printshop faciliteiten). In functie van het klanten- of leverancierssegment dient de juiste combinatie te worden gekozen.  

Profiteer van de invoering van nieuwe technologieën die – gesteund door de nieuwe regelgeving – nu ten volle kunnen benut worden en stel uw financial supply chain opnieuw in vraag. Een goede procesarchitect kan u hierbij helpen. Laat ons echter starten van de gedachte “think big, start-up small & scale up fast!”  

Een artikel van Christophe van Olmen en Jos Feyaerts, beide werkzaam bij TriFinance in België. Het artikel is eerder geplaatst in CFO Magazine.