Tilburg werkt met Adlasz aan professionalisering van de beleidscyclus
De gemeente Tilburg werkt inmiddels zo’n twee jaar samen met Adlasz aan het professionaliseren van de beleidscyclus. Aan het woord is René de Bonte, plaatsvervangend griffier bij de gemeente Tilburg. Voor de beantwoording van dit vraagstuk klopte hij aan bij Adlasz.
Binnen de gemeente is de financiële cyclus stevig verankerd in wet- en regelgeving en in de organisatorische structuur. De beleidscyclus kent daarentegen een minder eenduidig volwassenheidsniveau. De wens van De Bonte was dan ook om de grilliger verlopende beleidscyclus zodanig inzichtelijk te maken dat deze net zo controleerbaar en meetbaar wordt als de financiële cyclus. Daarmee kunnen inzichten worden verdiept en kan beter verantwoording worden afgelegd.
Daarnaast zorgt een duidelijkere en realistischere koppeling tussen beleidsuitkomsten en financiële stromen voor betere besluitvorming. Zo wordt een heldere financiële planning- en controlcyclus mogelijk, waardoor beleidsdoelen succesvoller kunnen worden uitgevoerd.
De uitdaging
Maar hoe verbind je twee cycli die zo verschillend zijn? De ene staat bekend om de ‘harde’ kant, de andere om de ‘zachte’ kant. De Bonte: “Beleidsuitkomsten gaan altijd méér gepaard met emotie dan financiële facts & figures. Sterker nog: de emotie neemt de overhand als er onduidelijkheid is over de uitkomsten. Je moet op zoek naar een verantwoordingscyclus voor je verhaal als gemeente. Dat is best ingewikkeld.”
“Het was best lastig om deze klus in te steken”, vult Roel Korsmit aan, die vanuit Adlasz betrokken was bij het project. “Kijken met een accountancy-pet is niet genoeg; je moet het breder trekken. En, de wezenlijke vraag: Hoe meetbaar kun je beleidsuitkomsten maken? Die output is voor de politiek essentieel.”
De aanpak
Adlasz maakte een gedetailleerde inventarisatie, waarbij de beleids- en kadernota’s onder de loep worden genomen. Vervolgens is onderzocht waar de koppeling ligt met het verantwoordingsdeel. Voor dat doel monitorde een medewerker zes maanden lang alle raadsbijeenkomsten.
Deze brede beeldvorming is volgens De Bonte een schot in de roos. Er komt een schat aan informatie vrij die helpt om sterktes en zwaktes in de beleidskolom te ontwaren. Het blijkt dat de eigen spelregels van de gemeente niet altijd werden nageleefd. Indicatoren uit de begroting zijn bijvoorbeeld niet gekoppeld aan specifieke inhouden uit beleidsnota’s en andersom.
Bovendien is het onderscheid tussen (‘hoog over’) kadernota’s en onderwerpspecifieke beleidsnota’s vaak niet helder.
Met één representatieve kadernota in de hand is gekeken naar de concrete verwerking daarvan in beleid. Wat schort hieraan? En welke processen (bij raad en griffie) liggen er achter die vertaling? Dit is integraal uitgeschreven, zodat iedereen in de organisatie inzicht krijgt in de voltreffers en hiaten.
Het resultaat
De opdracht loopt nu twee jaar, en hoewel de complexiteit van het vraagstuk blijft, zijn toch de eerste aanpassingen daar. Tilburg kent kadernota’s en beleidsnota’s, maar ambtenaren en college worstelen met het (te) subtiele onderscheid tussen beide. Een nieuwe structuur is in ontwikkeling met bijvoorbeeld vijftien beleidsrubrieken die rechtstreeks gelinkt zijn aan onderdelen in de begroting.
“Ik ben zeer te spreken over de kwaliteit van het werk door Adlasz en de open, pragmatische samenwerking”, zegt De Bonte.
Ondertussen wordt verder gewerkt aan de verdere afstemming tussen financiën en de beleidscyclus. “De definitieve verbinding tussen de cycli is nog niet klaar”, zegt De Bonte afrondend. “De verdere uitwerking hiervan ligt in co-creatie: Adlasz adviseert niet van bovenaf maar zoekt samen met ons naar praktische oplossingen.”
