Scopingstool van Adlasz geeft inzicht in financiële administratie van gemeenten
Adlasz heeft een Scopingstool die gemeenten gedetailleerd inzicht biedt in hun financiële administratie. Experts van het bureau lichten toe wat de Scopingstool in kaart brengt en hoe hij in de praktijk wordt toegepast.
Met de Scopingstool kunnen gemeenten in één oogopslag zichtbaar krijgen hoe hun administratie is opgebouwd en waar aandachtspunten liggen. De beschikbare informatie kan vervolgens worden gebruikt om meer grip te krijgen op financiële processen, interne controles en de kwaliteit van de administratie.
‘In control’
Gemeenten zetten steeds vaker stappen om beter ‘in control’ te komen. Daarbij wordt het gedachtegoed van het Three Lines Model in toenemende mate toegepast. De interne auditfunctie speelt hierin een belangrijke rol door processen te voeden en te monitoren, met als doel deze zoveel mogelijk binnen de eigen organisatie vorm te geven.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de noodzaak vergroot om meer inzicht en controle te verkrijgen over de eigen processen. Het analyseren en benutten van gegevens uit de financiële administratie ondersteunt zowel de uitvoering van interne audits als het monitoren van tweedelijnsfuncties.
Daarbij zijn twee elementen van belang: inzicht in de logische opbouw van de lopende administratie en de mogelijkheid om binnen interne audits gerichte selecties te maken.
Adlasz Scopingstool
Om dit proces te ondersteunen, hebben we de Scopingstool ontwikkeld. Scoping is meer dan het bepalen van een steekproefomvang. Door financiële administraties kritisch te analyseren, kunnen homogene gegevensmassa’s worden onderscheiden en kunnen gegevensgerichte controles doelgerichter worden uitgevoerd.
Uitgangspunt vormt de auditfile uit de financiële administratie, die vaak omvangrijk en lastig te doorgronden is. De Scopingstool is ontwikkeld om dit inzichtelijk te maken.
Principe 1: Scoping zonder tussenkomst van de accountant
Waar scoping traditioneel vaak wordt gezien als een activiteit van de accountant, maakt de Scopingstool het mogelijk om dit proces binnen de eigen organisatie uit te voeren. Door de controlemassa te analyseren, kan het controlevolume in veel gevallen worden teruggebracht en kunnen onnodige deelwaarnemingen worden voorkomen.
Principe 2: Effectiever, efficiënter en intelligenter werken
Doordat gemeenten zelf de scoping uitvoeren, ontstaat meer ruimte om controles effectiever en efficiënter in te richten. De scopingscategorieën worden daarbij afgestemd op de eigen financiële stromen en materiële geldstromen binnen de organisatie.
Principe 3: Inzicht in de kwaliteit van de administratie
De Scopingstool biedt daarnaast inzicht in de kwaliteit van de administratie. Dat gebeurt onder meer via analyses van het gebruik van IV3-categorieën, memorialen, dagboeken, correcties en dubbele boekingen. Hierdoor worden patronen en mogelijke aandachtspunten zichtbaar.
Het dashboard van de Scopingstool biedt een totaaloverzicht van de administratie. Zowel debet- als creditboekingen kunnen worden geanalyseerd. Vanuit het dashboard kan worden ingezoomd op afzonderlijke categorieën en onderliggende gegevens.
Principe 4: Zicht op kostenontwikkeling
Door periodiek een scopinganalyse uit te voeren, ontstaat inzicht in de ontwikkeling van kosten gedurende het jaar. Dit maakt het eenvoudiger om prognoses op te stellen en waar nodig bij te sturen op boekingsdiscipline of financiële afspraken.
Op basis van deze uitgangspunten ontwikkelde Adlasz een script waarin verschillende applicaties worden gecombineerd. Hierdoor ontstaat inzicht in de logica achter de opbouw van de administratie en kunnen gerichte selecties voor interne audits worden gemaakt.
Na aansluiting op de tool wordt periodiek een Excel-export van de administratie aangeleverd, waarna de verdere verwerking plaatsvindt binnen de Scopingstool.
Technische verwerking en randvoorwaarden
De technische verwerking vindt per kwartaal plaats. Op basis van de aangeleverde gegevens worden analyses uitgevoerd, lijsten opgesteld en de vastgestelde deelmassa’s verwerkt. Deze verwerking is gebaseerd op het standaard exportbestand van grootboekmutaties (auditfile), waarin de landelijk gestandaardiseerde IV3-coderingen zijn opgenomen.
Deze coderingen vormen de structuur waarmee de verschillende homogene gegevensmassa’s binnen de administratie worden onderscheiden en geanalyseerd. Eventuele onjuistheden in het gebruik van IV3-coderingen worden direct zichtbaar gemaakt binnen de analyse. De data wordt vervolgens verrijkt en gestructureerd binnen de Scopingstool, waarbij de verschillende deelmassa’s worden afgebakend en geschikt gemaakt voor verdere gegevensgerichte controles.
De uitkomsten van deze verwerking worden ontsloten via een Power BI-dashboard. Via dit dashboard ontstaat gedurende het jaar continu inzicht in trends, afwijkingen en ontwikkelingen binnen de financiële administratie.
1: Scopingscategorieën en algemene informatie
Binnen het dashboard wordt een totaaloverzicht van de administratie weergegeven, verdeeld over verschillende scopingscategorieën. Per categorie wordt het verloop over meerdere jaren en kwartalen inzichtelijk gemaakt met behulp van grafieken. Vanuit dit overzicht kan worden ingezoomd op afzonderlijke categorieën voor verdere analyse.
2: Negatieve en correctieboekingen
Het dashboard maakt inzichtelijk hoeveel negatieve boekingen en correctieboekingen binnen iedere categorie voorkomen. Zowel het aantal transacties als de bijbehorende bedragen worden weergegeven. Ook hier kan verder worden ingezoomd op detailniveau.
3: Dagboeken en crediteuren
Daarnaast bevat het dashboard overzichten van het gebruik van dagboeken en van de verschillende crediteuren binnen de administratie. Deze informatie kan eveneens verder worden geanalyseerd vanuit het dashboard. Het dashboard fungeert daarmee als startpunt voor verdere analyses op detailniveau. De resultaten kunnen worden geëxporteerd en gebruikt voor het bepalen van controlemassa’s binnen de interne auditfunctie.
Vanuit de detailanalyses kan verder worden ingezoomd op kritische onderdelen zoals dagboeken, memorialen en correcties. Hierdoor ontstaat meer inzicht in de kwaliteit van de administratie en kunnen gerichte gesprekken worden gevoerd over mogelijke verbeteringen.
Afstemming op de gemeentelijke organisatie
De Scopingstool maakt gebruik van IV3-coderingen om verschillende homogene gegevensmassa’s binnen de administratie te onderscheiden. Tijdens een werksessie worden de relevante deelmassa’s voor de betreffende organisatie vastgesteld. Hiervoor wordt een speciaal ontwikkeld format gebruikt dat als basis dient voor de technische inrichting van de tool.
Eventuele onregelmatigheden in de IV3-categorisering worden tijdens deze sessie eveneens zichtbaar gemaakt. Vervolgens wordt bepaald hoe deze onderdelen binnen de scoping worden behandeld.
Voorbeeld uit de praktijk
De Scopingstool van Adlasz is inmiddels bij meerdere gemeenten toegepast. Bij deze gemeenten zijn de kosten inzichtelijk gemaakt en is het aantal kostencategorieën teruggebracht. Hierdoor nam ook het aantal benodigde deelwaarnemingen aanzienlijk af. Tegelijkertijd ontstond meer inzicht in de onderliggende financiële gegevens.
De tool heeft geleid tot minder werkzaamheden, meer inzicht en lagere controlekosten.
Een artikel van Adlasz, een adviesbureau dat organisaties binnen de publieke sector helpt bij bestuurlijke en maatschappelijke vraagstukken op gebieden als bedrijfsvoering, finance, control en het sociaal domein.
