Beeld & Geluid: Het media-archief van Nederland is online toegankelijk voor iedereen
De opening van de Schatkamer van Beeld & Geluid is een grote mijlpaal voor het publieke medialandschap. De portal, op 26 mei formeel gelanceerd, maakt een groot deel van het audiovisuele archief van de Nederlandse publieke omroepen gratis beschikbaar voor het publiek. Next Ground werkte mee aan de realisatie.
Het was een langgekoesterde wens van Beeld & Geluid-directeur Eppo van Nispen tot Sevenaer: het openen van de Schatkamer van Beeld & Geluid. Die wens kwam uit toen in het Regeerakkoord van Rutte IV de ambitie werd opgenomen om het digitale archief van Beeld & Geluid online toegankelijk te maken voor het publiek.
Met een projectsubsidie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kon Beeld & Geluid in het voorjaar van 2023 daadwerkelijk van start gaan.
Omvangrijk traject
De omvang van het realisatietraject was enorm. Het programma bestond uit ruim 75 parallelle en sequentiële deelprojecten, verdeeld over drie grote componenten: de bouw van een complexe ICT-infrastructuur, het licenseren van auteursrechtelijk beschermd audio- en videomateriaal, en alle vraagstukken rondom het publiek, waaronder de realisatie van de portal zelf, gebruikersonderzoek, marketing en redactie.
Maar misschien wel het meest bijzondere is dat er nog geen blauwdruk bestond. Nergens ter wereld was al een publiek toegankelijk media-archief van deze omvang, volledig digitaal ontsloten en vrij toegankelijk voor het grote publiek. De standaard moest onderweg door het team zelf worden ontwikkeld.
Het team
Onder leiding van programmamanager Elles de Koning werkte een multidisciplinair team van medewerkers van Beeld & Geluid en externe partners samen naar één doel: op tijd, binnen budget en met de juiste kwaliteit live gaan. Next Ground werkte mee aan projectcoördinatie en testcoördinatie; de portal werd technisch gebouwd door Triple (onderdeel van Hypersolid).
“Nergens ter wereld bestond iets vergelijkbaars. Het team moest echt zelf pionieren.”
“Wat de Schatkamer bijzonder maakt, is dat het een publiek toegankelijk media-archief is en geen commercieel platform. Juist daardoor moesten veel keuzes onderweg voor het eerst worden gemaakt”, zegt Claud Klaarmond-Nuus, projectcoördinator en consultant bij Next Ground.
“Daarbij kwam ook dat nergens ter wereld iets vergelijkbaars bestond. Geen blauwdruk, geen precedent, geen enkel ander publiek digitaal streamingplatform om op terug te vallen. Kortom, het team moest echt zelf pionieren.”
Grip op het onbekende
Klaarmond-Nuus nam als projectcoördinator de voortgangsbewaking en monitoring van de samenhang tussen alle deelprojecten voor haar rekening. In een grote matrixorganisatie vol gepassioneerde experts dreigt de focus snel te verschuiven naar losse eilandjes en deelopgaven. Zij bracht de ketenbrede blik: wie heeft wie wanneer nodig, welke afhankelijkheden zijn er, welke problemen moeten worden opgelost en waar ligt de prioriteit?
Ze introduceerde de obeya-methodiek, een visuele manier van projectmanagement waarbij knelpunten direct worden vertaald naar concrete acties met een verantwoordelijke en een deadline.
Rianne den Hartigh, consultant bij Next Ground, vormde als testcoördinator de brug tussen de interne en externe developmentteams en de interne medewerkers van Beeld & Geluid. Zij vertaalde technische complexiteit naar behapbare testscenario’s voor de functionele testteams en coördineerde het performancetesttraject om de stabiliteit en schaalbaarheid van het platform onder hoge belasting te valideren.
Ook fungeerde Den Hartigh als sparringpartner voor het volledige projectteam op thema’s zoals de functionaliteiten van de portal en de complexe architectuur waarin het werd opgeleverd.
Honderdduizenden bezoekers
De Schatkamer werd op 26 mei groots gelanceerd door Beeld & Geluid en trok veel media-aandacht. Nog belangrijker: het platform werd direct omarmd door het publiek en trok in de eerste twaalf uur al meer dan 200.000 unieke bezoekers.
Voor het projectteam was dat een grote bevestiging van het succes. “Je kunt wel op tijd en binnen budget live gaan, maar uiteindelijk is het pas echt een succes als het aansluit bij de behoefte van het publiek. En daar lijkt het in de eerste week na de lancering goed aan te voldoen”, zegt Klaarmond-Nuus.
Lessen voor digitale innovatietrajecten
Terugkijkend op het project beseft het team welke prestatie iedereen heeft geleverd. “Bij grote digitale trajecten zie je vaak dat scope, planning of budget onder druk komen te staan. Daarom ben ik er enorm trots op dat we de Schatkamer gecontroleerd live hebben gekregen”, zegt Klaarmond-Nuus.
“Teams van Beeld & Geluid kunnen zelfstandig regie blijven voeren en het platform verder ontwikkelen.”
Volgens haar lag een van de sleutels tot succes in de samenwerking tussen teams en het creëren van een gedeeld doel. Het projectteam zorgde ervoor dat teams elkaars uitdagingen begrepen en afhankelijkheden zichtbaar werden gemaakt.
“Dat resultaat was alleen mogelijk dankzij de sterke inhoudelijke basis van het programma en de gezamenlijke inzet van alle betrokken teams. Door duidelijke besluitvorming, eigenaarschap en continue afstemming tussen business en ICT kon gecontroleerd worden toegewerkt naar de livegang”, zegt Klaarmond-Nuus.
Een andere succesfactor was dat de ontwikkeling van de portal user-led was. De wensen van de gebruiker stonden centraal in de manier waarop de portal is ontworpen en gebruikt gaat worden. Den Hartigh: “De Schatkamer is gebouwd voor het publieke domein en niet voor commercieel gewin. We hebben dit principe stevig verankerd in het ontwerp en de ontwikkeling.”
Tot slot benadrukken beiden een derde factor: de focus lag niet alleen op techniek, maar ook op het proces ernaartoe, op team- en individueel niveau. “In complexe digitale trajecten ontstaat vertraging zelden door techniek alleen”, legt Klaarmond-Nuus uit. “Vaak zit de uitdaging in afhankelijkheden, besluitvorming en verandering. We hebben dat vanaf dag één ingebed in de aanpak.”
En hoe verder?
De Schatkamer zal groeien door technische doorontwikkeling en het toevoegen van nieuw archiefmateriaal. Volgens Klaarmond-Nuus bevindt Beeld & Geluid zich in een goede positie om deze vernieuwing zelf te leiden.
“Tijdens het project zijn heldere besluitvormingsstructuren geïmplementeerd, waaronder een op maat gemaakt governancemodel en de inzet van het RACI-model, dat duidelijk maakt wie verantwoordelijk is, wie beslist, wie geconsulteerd wordt en wie geïnformeerd moet worden”, aldus Klaarmond-Nuus. “Daarmee kunnen de teams van Beeld & Geluid zelfstandig regie blijven voeren en het platform verder ontwikkelen.”
“Dit sluit aan bij onze aanpak bij Next Ground: voordoen, meedoen en zelf doen. We hebben kaders achtergelaten waarmee de organisatie in staat is om zelf de juiste beslissingen te blijven nemen. Dat is voor mij de ultieme vorm van zelf doen”, besluit Den Hartigh.
