Wat maakt netwerksamenwerking in de zorg tot een succes?

In de zorg en de overheid wordt voor complexe uitdagingen steeds vaker regionaal samengewerkt door publieke en private organisaties. Simpelweg omdat deze opgaven te groot en complex zijn om als organisatie alleen het hoofd te bieden. Mark Elstgeest, Herbert Fetter en Peter-August Keur van Morgens delen hoe netwerksamenwerking succesvol in de praktijk kan worden gebracht.

Een netwerksamenwerking is een flexibele vorm van samenwerking tussen verschillende organisaties of individuen, vaak zonder formele afspraken of verplichtingen. Kenmerken: relatief informeel en flexibel, gericht op het delen van kennis, informatie en het behalen van gedeelde doelen, rollen en verantwoordelijkheden zijn vaak niet strikt vastgelegd en het netwerk kan organisch groeien en veranderen.

In deze netwerksamenwerking zijn er verschillende partijen die de motor achter de samenwerking kunnen zijn. Bijvoorbeeld gemeenten, verzekeraars of ziekenhuizen.

Een overzicht van acht principes voor een succesvolle netwerksamenwerking.

Principe 1: Bepaal en communiceer de ambitie

Het formuleren van de ambitie, gedeelde waarden en principes legt de basis voor het verbinden en inspireren van alle betrokken partijen binnen een netwerksamenwerking. De daaruit volgende netwerksamenwerking is geen doel op zich maar een middel om deze ambitie te bereiken. Het is hierbij essentieel dat ambitie en gedeelde waarden aansluiten bij de unieke bijdragen van afzonderlijke organisaties en leiden tot een gezamenlijke benadering van gedeelde uitdagingen.

Wanneer alle betrokken partijen overeenstemming hebben over de richting en verwachtingen, ontstaat er een stevige basis voor samenwerking. Een mix van organisaties met complementaire kennis en middelen versterkt het vermogen om complexe vraagstukken aan te pakken. Een netwerksamenwerking vereist een dynamische aanpak.

Bepaal bij de start dus allereerst het gemeenschappelijke doel van de netwerksamenwerking. Het strategisch doel moet duidelijk maken welk voordeel elke deelnemende partij ermee kan behalen. Denk dan aan voorbeelden als:

• Het versterken van de positie van de regio Foodvalley als toonaangevend gebied op het gebied van gezonde voeding, duurzame landbouw en circulaire economie (Regio Deal Foodvalley);
• Het strategische doel van het Integraal Zorgakkoord (IZA) in de regio Noord-Holland Noord is het toekomstbestendig maken van de zorg via intensieve samenwerking tussen zorgaanbieders, gemeenten, zorgverzekeraars en andere betrokken partijen. De focus ligt op het verbeteren van de toegankelijkheid, betaalbaarheid en kwaliteit van de zorg, met bijzondere aandacht voor de acute zorg;
• Het strategische doel van het ZSM-programma (Zorgvuldig, Snel, en op Maat), dat werd geïnitieerd onder verantwoordelijkheid van minister Ivo Opstelten (Veiligheid en Justitie, kabinet-Rutte I en II), was: het versnellen en verbeteren van de afhandeling van strafzaken bij veelvoorkomende criminaliteit, door snel en effectief te reageren op strafbare feiten, met maatwerk en in samenwerking tussen ketenpartners.

Als het strategisch doel helder is, committeren alle deelnemende partijen zich aan dat doel en de samenwerkingsvorm die daarvoor nodig is, en verwerken dit in hun communicatie-uitingen.

Principe 2: Maak de gezamenlijke ambitie meetbaar

De gezamenlijke ambitie die ten grondslag ligt aan netwerksamenwerking verbindt en richt de partners aan de start van de samenwerking. Daarnaast vormt ze de basis voor tussentijdse evaluatie en bijsturing.

De ambitie moet meetbaar zijn en inzicht bieden in de meerwaarde voor iedere deelnemende organisatie om tussentijdse evaluaties en bijsturing mogelijk te maken. Werk de gezamenlijke doelstellingen dus uit in concrete vorm, zoals KPI’s en procesindicatoren als vertrouwen en wederzijds leren.

Principe 3: Zorg voor een flexibele en adaptieve governance-structuur

Een flexibele en adaptieve governance-structuur ondersteunt de dynamiek en continuïteit van een netwerksamenwerking. Governance is meer dan structuur; het vraagt om gedeeld vertrouwen, opgebouwd via open communicatie en transparante besluitvorming. Op strategisch niveau door een kernteam (of regieteam), waarin de verschillende organisaties flexibel deelnemen en een gedeelde visie ontwikkelen.

Op tactisch/operationeel niveau is het belangrijk dat een deskundige en gemandateerde vertegenwoordiging van elke organisatie met elkaar samenwerkt en in staat is om problemen op te lossen. Dat mandaat is cruciaal: men moet in staat zijn om, denkend vanuit het gemeenschappelijk doel, oplossingen te kunnen vinden voor problemen.

Een ander onmisbaar element is het opbouwen van wederzijds vertrouwen en sterke relaties. Dit bevordert open communicatie en vermindert barrières die samenwerking in de weg kunnen staan.

Principe 4: Allen voor één, één voor allen

In een ideale wereld haalt elke deelnemende organisatie evenveel voordeel uit netwerksamenwerking. In de echte wereld is dat niet zo. Bovendien veranderen de voordelen in de tijd zo nu en dan. Netwerksamenwerking kan ook voor de ene partij van groter belang zijn dan voor de andere. Zorg ervoor dat alle deelnemers voordelen behalen uit de samenwerking, en pas het netwerk flexibel aan op de behoeften van de partners.

Streef naar wederkerigheid binnen het netwerk, waarbij het succes van één partner indirect bijdraagt aan het collectieve succes van alle betrokkenen en stel de samenwerking zo nu en dan bij om de verhouding tussen inspanning en opbrengsten voor eenieder goed te houden. Een handige manier om dit te doen is om met de partners regelmatig te praten over de gezamenlijke impact. Zo versterk je het gevoel van wederkerigheid en samenwerking.

Principe 5: Een relatie is hard werken

Aan een relatie moet je blijven werken. Dat geldt ook voor netwerksamenwerking. Bij langdurige netwerksamenwerkingen is het cruciaal om continu te investeren in het wederzijds leren en het versterken van relaties. Daarvoor is geen recept, maar zeker is dat het om meer gaat dan vergaderen en communiceren.

Rolverdelingen en continue kennisuitwisseling zorgen ervoor dat partners weten wat er van hen wordt verwacht en kunnen bijdragen aan het doel, terwijl effectieve communicatie ervoor zorgt dat alle partijen toegang hebben tot relevante informatie en op dezelfde lijn blijven. Organiseer dat men elkaar in een informele setting treft, sta stil bij successen en knelpunten in de onderlinge relaties, houd een kerstontbijt of ga met elkaar uit.

Binnen één van de projecten die Morgens leidde organiseerden wij een maandelijks ‘café’. Op elke eerste donderdag van de maand is er aan het einde van de middag een borrel voor de samenwerkende medewerkers uit verschillende organisaties.

Principe 6: Vier de successen en laat eenieder stralen

Mutual gains moeten niet alleen behaald worden, maar ook gecommuniceerd. Elke deelnemende partij moet binnen het netwerk én haar eigen organisatie het belang en de impact van de samenwerking kunnen uitdragen. Daarom is het goed om successen, maar ook de status en voortgang van de netwerksamenwerking op een structurele manier te rapporteren en communiceren.

Richt je daarbij niet alleen op de feitelijke resultaten maar gebruik ook sappige casuïstiek. Die levert vaak de meest beeldende communicatie op. Een gedeeld eigenaarschap van het proces en de resultaten is essentieel voor duurzame samenwerking. Wanneer alle betrokkenen zich verantwoordelijk voelen voor het succes van het netwerk, wordt de samenwerking duurzamer en effectiever.

Tot slot maakt regelmatig monitoren en evalueren van de voortgang het mogelijk om flexibel in te spelen op veranderingen en de doelen scherp te houden.

Principe 7: Diversiteit is een kracht

De diversiteit tussen organisaties vormt een kracht die innovatie en creatieve oplossingen stimuleert. Erken dat en houd hier rekening mee in de netwerksamenwerking. Agree to disagree kan hierbij een behulpzame oplossing zijn. De boodschap is: we hoeven het niet altijd eens te zijn en we zitten soms bij elkaar omdat we het oneens zijn, maar vertrouwen elkaar in deze samenwerking. Het is belangrijk om deze dialoog ook op de werkvloer te faciliteren.

Principe 8: Zorg voor een herkenbare identiteit

Om enthousiasme voor de netwerksamenwerking en cohesie tussen de samenwerkende medewerkers te creëren dient de samenwerking een gezicht te hebben. Een plek waar men samenkomt of samenwerkt, een aansprekende naam, een logo en eigen communicatie-uitingen. Of zelfs een mascotte. Ook hier geldt: het is geen babbelclub maar een echte, materiële samenwerking en dat moet voor anderen zichtbaar en merkbaar zijn.

Vooruitgang realiseren met samenwerking

Organisaties staan voor steeds complexere maatschappelijke opgaven. Deze opgaven overstijgen individuele organisaties en vereisen samenwerking, executiekracht en een integrale blik. Want geen enkele organisatie lost dit alleen op. Netwerksamenwerking is noodzakelijk maar gaat niet vanzelf. Conflicterende belangen, ontbrekend eigenaarschap, gebrekkig vertrouwen en onduidelijke ambitie maken samenwerken vaak stroperig.

We onderzochten welke factoren netwerksamenwerking succesvol maken. De conclusie: een succesvolle samenwerking hangt af van de juiste balans tussen ‘harde’ en ‘zachte’ elementen. Je moet investeren op het gebied van mens, belangen en organisatie. Dit kan soms flink gedoe geven, maar het is gedoe dat loont.