Van Dam Datapartners helpt RSJ IJsselland met grip op jeugdzorginkoop
In de regio IJsselland voeren elf gemeenten via het samenwerkingsverband Regionaal Serviceteam Jeugd (RSJ) de jeugdzorg uit. Om meer grip te krijgen op het bijhorende vernieuwde inkoopproces, schakelde RSJ IJsselland Van Dam Datapartners in.
Sinds 2023 wordt de jeugdzorg – die inmiddels alweer tien jaar wordt uitgevoerd door gemeenten – in grote delen van ons land op een nieuwe manier ingekocht. Zo ook in de Overijsselse regio IJsselland, waar onder meer Hanzesteden Deventer, Kampen en Zwolle onder vallen.
Tot 2023 werkte de regio met een specifiek toewijssysteem. Daarbinnen werd elke behandeling gekoppeld aan een vijfcijferige code. Deze code gaf niet alleen aan welke zorg werd geleverd, maar ook zaken als het opleidingsniveau van de behandelaar en het daaraan gekoppelde tarief. Hierdoor waren de zorgkosten goed te voorspellen én te controleren.
In 2023 stapte RSJ IJsselland over op een nieuw inkoopmodel. Daarbinnen hebben zorgaanbieders meer vrijheid. De elf gemeenten geven nu alleen nog maar globaal aan welke hulp nodig is en gebruiken daarvoor een tweecijferige code. De aanbieder bepaalt vervolgens zelf welke type behandelaar wordt ingezet en wat het tarief is.
Minder transparant
Waar het nieuwe inkoopsysteem administratief gezien eenvoudiger is, maakt het de kosten minder transparant. Gemeenten kunnen immers niet meekijken in de afweging die zorgaanbieders maken in het type behandelaar dat ze kiezen en de tariefstelling die ze hanteren, omdat aanbieders daar nu vrij in zijn.
Met de nieuwe methodiek kunnen bij een gelijkblijvend zorgvolume de kosten toenemen. Dit omdat zorgaanbieders vrij zijn andere behandelaars tegen andere (hogere) tarieven aan te bieden voor een toewijzing die voorheen misschien door een vaste behandelaar tegen een lager tarief werd ingekocht.
De ruimte en vrijheid die deze methodiek biedt voor zorgaanbieders, brengt voor gemeenten dus ook uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van de voorspelbaarheid van kosten.
Maximale afwijking: 5%
Om de kwaliteit van de zorg te bewaken, heeft RSJ IJsselland vastgesteld dat de omzet van een aanbieder – bij een gelijke zorgproductie – maximaal 5% hoger of lager mag uitvallen dan in de oude inkoopsituatie.
Voldoet een aanbieder structureel niet aan deze 5%-norm, dan is nader onderzoek vereist. Maar voor welke zorgaanbieders geldt dat in IJsselland eigenlijk? Om daar een antwoord op te vinden, zocht het regionale samenwerkingsverband contact met Van Dam Datapartners, een data-adviesbureau voor maatschappelijke organisaties.
De kracht van data
Om de analyse te kunnen uitvoeren, zorgde Vera Velhorst, Junior Business Intelligence Consultant bij Van Dam Datapartners, er eerst voor dat de data van RSJ IJsselland op orde kwam – een noodzakelijke stap: er zaten bijvoorbeeld aardig wat fouten in de aangeleverde productcodes.
“Het dashboard draagt bij aan een eerlijkere en transparantere jeugdzorg.”
Samen met de externe beheerder van de database en verschillende vertegenwoordigers van de elf gemeenten zette Velhorst haar tanden in het verbeteren van de datakwaliteit en de onderliggende infrastructuur.
“Het belang van goede communicatie en samenwerking tussen stakeholders werd telkens sterk benadrukt, waardoor kon worden afgerekend met de aanvankelijke twijfel”, aldus Velhorst. “Daardoor verliep alles al snel erg soepel.”
Tegelijkertijd startte Remco van Dijke, Business Unit Manager bij Van Dam Datapartners, met een handmatige uitvraag naar de omzet- en declaratiedata bij een aantal zorgaanbieders om een analyse te kunnen maken. Zo kon worden getest of het vergelijken van de omzetontwikkelingen per aanbieder een betrouwbaar analysemethode was én of de data van RSJ IJsselland zich hiervoor leende.
Dashboard
Velhorst ontwikkelde vervolgens een dashboard waarin voor alle zorgaanbieders in één oogopslag te zien was hoeveel omzet ze draaiden en hoeveel dat procentueel gezien afweek van de omzet ten tijde van het oude inkoopmodel.
“Ook zijn verdiepende analyses op subgroepen uitgevoerd, waardoor per productcode inzichtelijk werd hoeveel de precieze omzet bedroeg”, aldus Velhorst.
Minder fouten en achterstanden
De inspanningen wierpen hun vruchten. Door het verbeteren van de datakwaliteit slonken de onjuistheden in de aangeleverde productcodes aanzienlijk: het foutpercentage daalde van 60% naar 10%.
Verder werden de achterstanden in het aanleveren van data door gemeenten grotendeels weggewerkt: van vijf gemeenten met achterstanden tot wel zeven maanden naar maar één gemeente met een achterstand van slechts drie maanden.
Daarnaast is de samenwerking tussen alle betrokken partijen sterk verbeterd. Gemeenten beseffen nu bijvoorbeeld veel beter hoe belangrijk het is om correcte data tijdig aan te leveren.
Transparantere en eerlijkere jeugdzorg
Het ontwikkelde dashboard is niet alleen nuttig voor het toetsen van de 5%-norm en verdiepende analyses. Het vormt ook een goede basis voor gesprekken met zorgaanbieders over de werking van het nieuwe inkoopmodel.
“Dit project laat zien dat een goede datahuishouding niet enkel kan leiden tot het verlagen van de lasten”, zegt Van Dijke. “Het dashboard draagt bijvoorbeeld ook bij aan een eerlijkere en transparantere jeugdzorg. En dat is minstens zo belangrijk.”
