Hoe Olympia samen met Next Ground grip kreeg op consentmanagement
Strengere privacyregels noopten Olympia om zijn consentmanagement te herzien. De uitzendorganisatie greep dit moment aan om consent breder te benaderen dan alleen als compliancevraagstuk, maar juist als onderdeel van een digitale en culturele verandering. Samen met Next Ground realiseerde Olympia deze technische en organisatorische vernieuwing.
Olympia is al jaren een van de grotere uitzendorganisaties van Nederland. Via het bedrijf, dat ruim 130 vestigingen en circa 700 medewerkers telt, zijn dagelijks duizenden flexkrachten aan het werk in uiteenlopende sectoren door het hele land.
De aanleiding voor het project was helder: voldoen aan de privacywetgeving. Dat zit zo: als uitzendbureau werkt Olympia dagelijks met duizenden kandidaten en klanten. Nieuwe privacywetgeving maakte het belangrijk om een robuust systeem te hebben voor het correct vastleggen van toestemming (consent) voor gegevensverwerking.
Hiervoor lanceerde Olympia een project. Maar in plaats van enkel te streven naar juridische compliance door een technische implementatie, wilde het uitzendconcern verder gaan. De doelstelling was om het momentum te gebruiken om consentmanagement ook organisatiebreed in te regelen en te verankeren binnen de cultuur van de organisatie. Daarom koos het voor een aanpak die processen, systemen en gedrag duurzaam versterkt.
Van verplichting naar strategische kans
“We wisten dat we iets moesten doen vanwege de wetgeving, maar we zagen het ook als een belangrijke stap naar een 360-graden-kandidaatbeeld. Gepersonaliseerd contact met kandidaten vereist goed databeheer”, blikt Gabriella Serreli terug, Chief Digital & Strategy Officer bij Olympia.
Consultingpartner Next Ground ondersteunde het traject. “Zij hielpen ons om concreet en gestructureerd richting te geven aan het verandertraject”, zegt Serreli.
In de rol van projectleider zorgde Next Grounder Henriëtte Eijsenring voor projectmatige structuur: heldere planning, betrokkenheid van alle relevante stakeholders en strakke voortgangsbewaking.
“Het mooie is: het is samen gedaan met mensen uit de organisatie – dat vergroot het eigenaarschap.”
Heldere kaders zorgden verder voor richting. Eijsenring zorgde ervoor dat het projectteam werkte binnen duidelijke afspraken en een afgebakende scope, om zo tot een sneller en consistenter resultaat te komen en verrassingen tijdens het proces te voorkomen. Ook speelde ze een sleutelrol in het overbruggen van de wensen van de business en IT, waarbij ze continu de klant- en businesswaarde centraal stelde in de oplossingsrichtingen.
“Haar aanpak werd gekenmerkt door samenwerking, luisteren, begeleiden en verbinden – wat de samenwerking effectiever maakte”, blikt Serreli tevreden terug. “Henriëtte werkte heel projectmatig en betrok iedereen die betrokken moest zijn. Maar ze verdiepte zich ook echt in de inhoud. Dat heeft echt het verschil gemaakt.”
Met consent klaar voor de toekomst
Na maanden van uitrollen zijn het nieuwe systeem en de nieuwe manier van werken met succes live gegaan. Olympia beschikt nu over een werkend consentmanagementsysteem. Het systeem houdt automatisch de toestemmingen van kandidaten en uitzendkrachten bij via integraties met zowel de Olympia-app als het Applicant Tracking System.
Dankzij deze functionaliteit kunnen vestigingen nu verzendlijsten opvragen die vooraf zijn gecontroleerd op geldige consent. Dat is belangrijk, omdat vestigingen regelmatig bulkmails sturen naar kandidaten en uitzendkrachten – onder meer om hen te informeren over bedrijfsontwikkelingen, maar vooral over vacatures en aanvragen.
Serreli benadrukt dat het project ook de basis heeft gelegd voor verdere digitalisering binnen de pijler 360-graden-kandidaatbeeld. “Dit project vormde de eerste stap richting gepersonaliseerde communicatie.”
“We hebben een oplossing neergezet waar de organisatie op kan bouwen. Consentmanagement is nu concreet gemaakt, met duidelijke processen en systemen. En het mooie is: het is samen gedaan met mensen uit de organisatie – dat vergroot het eigenaarschap”, besluit de Chief Digital & Strategy Officer van Olympia.
