Een winnende tender schrijven in drie dagen: Jorrit Carton bewees dat het kan – met AI
Een tender schrijven in drie dagen in plaats van vier weken, en dan óók nog de aanbesteding winnen – Jorrit Carton van House of Tenders bewees dat het met AI mogelijk is. Hij ziet dan ook een grote rol weggelegd voor AI binnen het tendervak. Maar hij is ook realistisch over de mogelijke keerzijde: “Het zou kunnen dat sommigen het werk minder leuk gaan vinden.”
Jorrit Carton is al van jongs af aan gefascineerd door technologie. “Ik ben geen IT’er”, verduidelijkt hij meteen, “maar heb bijvoorbeeld wel geprobeerd te leren programmeren. Daardoor beheers ik wel de basis en begrijp ik hoe een ontwikkelaar moet denken om uiteindelijk software te maken.”
Het sluit aan op zijn intrinsieke motivatie om “dingen steeds beter en slimmer te doen”, legt hij uit. Het verklaart ook waarom hij zich in 2018 als een van de eersten aansloot bij House of Tenders én er na bijna zeven jaar nog helemaal op zijn plek zit.
“We willen het meest vooruitstrevende tenderbureau van Nederland zijn, en streven dus altijd naar vernieuwing en innovatie”, legt hij uit. “Ik krijg ook de ruimte om mee te denken en dingen uit te proberen. Veel van die ideeën zijn inmiddels standaard onderdeel van onze werkwijze.”
Ontdekkingstocht
Niet zo gek dan ook, dat Jorrits handen begonnen te kriebelen toen ChatGPT en andere (Gen) AI-toepassingen ineens breed beschikbaar werden. “Ik dacht al vaker na hoe fijn het zou zijn als een AI met je kan meedenken, en nu werden de deuren geopend om dit te proberen.”
“Met AI zijn we in staat snel tot een concept te komen dat we vervolgens optimaliseren.”
Hij begon met het aanmaken van een ChatGPT-account en verkennen van de mogelijkheden. “Ik was meteen verrast over hoe laagdrempelig het gebruik van AI-toepassingen werd, dankzij het gebruik van large language models. Tegelijkertijd zag ik ook de beperkingen wat betreft de outputkwaliteit en het begrip van de context.”
Met elke update werd de software echter beter en ook Jorrit zelf leerde snel. “Een belangrijke doorbraak kwam toen ik ontdekte dat het opstellen van een goede prompt cruciaal is voor het verkrijgen van betere output.”
Twee use cases
Gaandeweg verkende Jorrit ook welke mogelijkheden AI zou kunnen bieden voor de bid cyclus. “Mijn focus lag hierbij op het kwalitatieve onderdeel. Dit is de kern van de dienstverlening van House of Tenders.”
Zo kwam hij tot twee belangrijke use cases. “Ten eerste informatie verwerken. Denk aan documenten van de aanbestedende dienst lezen, doorgronden en verwerken. Bijvoorbeeld door AI-samenvattingen te laten maken, informatie uit documenten te filteren en potentiële vragen voor de nota van inlichtingen of contractrisico’s uit documenten te halen.”
De tweede is het opstellen van een concept voor de tender of bid. “Dat kost normaal enorm veel tijd. Met AI zijn we in staat snel tot een concept te komen dat we vervolgens optimaliseren.”
Een tender in drie dagen
Enthousiast deelde Jorrit zijn eerste bevindingen met Arjan van Leest, oprichter van House of Tenders. Na de mogelijkheden verder te testen, besloten de twee een experiment op te zetten waarin de kracht van Gen AI binnen het tendervak écht op de proef zou worden gesteld.
“AI heeft potentieel veel impact op het dagelijkse werk van mensen.”
“Een gemiddelde aanbesteding neemt normaal gesproken vier tot vijf weken in beslag”, schetst Jorrit. “Wij stelden ons de vraag: wat als we alles in slechts drie dagen zouden moeten doen – mét de hulp van ChatGPT?”
Het idee was dat ChatGPT al het schrijfwerk zou overnemen. “We gingen nadenken: Hoe moesten we onze werkwijze aanpassen? Hoe konden we de privacy van onze klant waarborgen? En hoe zouden we de output controleren?”
Uiteraard liepen ze tegen de nodige uitdagingen aan. Zo moest het plan worden herschreven nadat de eerste versie essentiële informatie bleek te missen. Desondanks lukte het ze om in drie dagen een plan te schrijven. En niet zomaar een plan: “Onze tender werd als beste beoordeeld en onze klant – een installatiebedrijf – won de aanbesteding.”
De lessen delen
Kortom: experiment méér dan geslaagd. “In onze eerste poging lukte het direct om een winnende tender te schrijven in een fractie van de tijd die het normaal kost. Een prachtig resultaat natuurlijk.”
Dat vonden ze ook bij Altura, een Amsterdams softwarebedrijf dat een bidmanagement-platform aanbiedt. “Ze waren onder de indruk”, lacht Jorrit. “Ik heb vervolgens bij Altura een keynote gegeven aan zo’n 70 tendermanagers, waarin ik ons experiment en de lessen die we daarin hebben geleerd heb gepresenteerd. Erg leuk.”
Dat betekent niet dat alle toehoorders onverdeeld enthousiast waren. “De reacties liepen flink uiteen”, geeft Jorrit aan.
“Bepaalde deelnemers proberen al veel met AI en kwamen met vragen over dataveiligheid en privacy, of legden uit dat het ze niet altijd lukt om consistente goede output uit de AI’s te halen. Anderen hebben zorgen of vragen bij de impact van AI op hun dagelijkse werk. Eén deelnemer had juist plezier in het schrijven, iets waarvan ik liet zien dat AI het goed kan overnemen.”
Anders leren werken
Dat raakt meteen aan een van de vaakst aangehaalde keerzijden van AI: de aloude angst dat menselijke werknemers (delen van) hun baan kunnen verliezen.
“AI heeft potentieel veel impact op het dagelijkse werk van mensen”, bevestigt Jorrit. “Dat is soms spannend. En mensen moeten anders leren werken met AI, wat weer nieuwe vaardigheden vraagt.”
“Je moet leren goede prompts te schrijven, zorgen dat de instructies goed zijn en deze blijven aanscherpen”, schetst hij. “Je moet zorgen dat je de informatie en data goed documenteert zodat de AI de juiste input heeft. En je moet goed weten waar AI jou in kan helpen en waar niet.”
“Ik hoop dat deze nieuwe technologieën helpen om overwerk te minimaliseren.”
Hij ziet in de praktijk dat er “best grote verschillen” zijn tussen mensen die hier veel of weinig moeite mee hebben. “Slechte ervaringen hebben er vaak mee te maken dat mensen niet weten hoe ze met de AI moeten werken, of ze gebruiken slechte data als input waardoor de output ook tegenvalt.”
Waar dit deels is op te lossen door medewerkers te trainen, erkent Jorrit dat dit wellicht niet voor iedereen een optie is. “Het risico is dat sommigen wat van hun hun werkplezier zullen verliezen. En het is mogelijk dat we op een gegeven moment verschillende methoden moeten hanteren – een combinatie van oude en nieuwe manieren van werken. Hoe dit precies zal verlopen is nog onzeker.”
Fundamentele verandering
Al met al is hij echter optimistisch gestemd over de kansen die AI gaat bieden, ook voor medewerkers. “Zo kan het denk ik bijdragen aan het verminderen van werkgerelateerde stress. In het tendervak hebben we vaak te maken met strakke deadlines en een overvloed aan informatie die verwerkt moet worden. Ik hoop oprecht dat deze nieuwe technologieën helpen om overwerk te minimaliseren.”
Voor de langere termijn denkt hij dat AI een nog grotere impact kan hebben. “Als over een aantal jaar alle bedrijven en tenderbureaus beschikken over dezelfde AI-tool, zullen de geschreven plannen consistent van hoge kwaliteit zijn en wordt het moeilijker om je op dit vlak te onderscheiden.”
Dat hoeft echter geen probleem te zijn, denkt hij. “Je kan alsnog het verschil maken door de juiste analyse en keuzes te maken op basis van de klantvraag. Overigens laten wij de AI niet zelf dingen verzinnen, wij geven zelf de input mee.”
“Andere diensten worden belangrijker. Zo kunnen we met klanten meedenken om hun bedrijfsvoering te verbeteren.”
“Ik verwacht wel dat aanbestedende diensten andere zaken in de beoordeling belangrijker gaan vinden. Ze zullen bijvoorbeeld meer gaan letten op aantoonbare ervaring en de capaciteit van een partij om de opdracht goed uit te voeren.”
Met name dit laatste punt kan het werk van tenderbureaus fundamenteel veranderen. “Andere diensten worden dan belangrijker. Zo kunnen we met klanten meedenken om hun eigen bedrijfsvoering en dienstverlening te verbeteren. Als zij sterke diensten leveren, hebben ze ook een grotere kans om aanbestedingen te winnen.”
Blijven schaven
Zover is het uiteraard nog lang niet. “Momenteel zijn we nog actief aan het verkennen, maar we hebben de toepassing van AI binnen het tenderproces nog niet op grote schaal geïmplementeerd. Wel gebruiken we het voor kleine taken, zoals het stimuleren van inspiratie, het inkorten van teksten, het samenvatten van informatie of het extraheren van gegevens uit documenten.”
En ondertussen blijft Jorrit experimenteren met AI-gedreven tenders. “We hebben inmiddels 20 AI-projecten gedaan en blijven aan onze aanpak schaven. We testen nieuwe tools en werken aan het goed en veilig gebruikmaken van onze informatie en data.”
“Daarnaast zien we steeds beter waar AI het beste in is en waar wij als professionals juist de waarde toevoegen. Het is echt een samenspel om met AI te werken. We zitten nog altijd in de beginfase, maar we zien heel veel potentieel.”
