Winnen begint vóór de tender: Hoe House of Tenders APK naar drie gewonnen tenders begeleidde
House of Tenders begeleidde aannemer APK naar winst in drie opeenvolgende aanbestedingen voor huisaansluitingen in Brabant en Limburg. Het opvallende: het belangrijkste werk vond plaats vóórdat de eerste tender werd gepubliceerd. APK klopte ongeveer een jaar van tevoren aan bij het bureau met de vraag hoe het zijn organisatie kon versterken voor de reeks raamcontracten.
Veel organisaties komen pas in beweging bij de publicatie van de leidraad. Vanaf dat moment ontstaat focus en tempo, maar komt men vaak ook tot de ontdekking dat processen nog niet scherp genoeg zijn of prestaties onvoldoende meetbaar zijn.
Dat is zonde, aangezien er dan vaak nog maar weinig tijd is om dat te herstellen. APK koos daarom bewust voor een vroege start, en doorliep met House of Tenders eerst een voortraject voordat de tenders op de markt kwamen.
Eerst bepalen waar je op beoordeeld wordt
House of Tenders begon niet met schrijven, maar met denken: welke gunningscriteria zouden bepalend zijn? Samen met APK bracht het bureau dat terug tot zeven verwachte criteria, met terugkerende thema’s als duurzaamheid, veiligheid, processen en samenwerking. Een nulmeting bracht per criterium in kaart hoe APK ervoor stond, waarna de uitkomsten naast een marktbenchmark werden gelegd.
Daaruit bleek dat APK voorafgaand aan het traject op 10% van de onderdelen boven de benchmark scoorde, op 40% gelijk en op 50% eronder. Zo werd meteen duidelijk waar de grootste verbeterkansen lagen. APK bleek bijvoorbeeld sterk in omgevingsmanagement, maar registreerde dat nog niet structureel. Op duurzaamheid waren de ambities groot, maar ontbrak een concrete ‘stip aan de horizon’ met expliciete reductiedoelen.
Gericht verbeteren vóór publicatie
Op basis van de benchmark adviseerde House of Tenders welke punten de meeste impact zouden hebben en haalbaar waren binnen de beschikbare tijd. APK bepaalde zelf wat het oppakte.
Een belangrijk aandachtspunt was de manier waarop het bedrijf zijn prestaties inzichtelijk maakte: er was veel data, maar die kwam niet integraal samen. Daarvoor is een Power BI-dashboard ontwikkeld dat gegevens uit verschillende bronnen bundelt, zodat prestaties beter te monitoren en te onderbouwen zijn.
Op omgevingsmanagement ging APK structureel data verzamelen op lopende projecten. Deze meting loopt nog altijd en wordt inmiddels ook voor andere tenders gebruikt. Daarnaast werd de duurzaamheidsrichting concreter gemaakt, met reductiedoelen en maatregelen rond onder meer elektrificatie, de reductie van CO₂, fijnstof en stikstof, afvalreductie en biodiversiteit.
Ongeveer twee maanden voor publicatie lag er bovendien een concept-EMVI-plan met een visie, aanpak, processen en hoofdmaatregelen.
Tijdens de tender meteen de diepte in
Toen de eerste tender verscheen, stond de basis er dus al. In plaats van eerst basisinformatie te verzamelen of zwakke plekken te repareren, kon House of Tenders direct met de inhoud aan de slag: de specifieke vraag doorgronden, de strategie verfijnen en per criterium bepalen hoe APK het sterkste verhaal kon neerzetten.
De tijd die normaal opgaat aan verzamelen en structureren, ging nu naar kwaliteit en onderbouwing. Achteraf bleken zes van de zeven vooraf bepaalde criteria juist voorspeld.
APK won uiteindelijk alle drie de aanbestedingen in de reeks. Minstens zo waardevol was de sterkere uitgangspositie: waar het bedrijf vóór het traject op 10% van de onderdelen boven de benchmark scoorde, was dat na afloop 25%, met 65% gelijk en nog 10% eronder.
Daarmee ligt de lat – zo vatte APK het intern samen – voor enkele jaren structureel hoger, en kunnen volgende aanbestedingen starten met meer rust, meer inhoud en minder last-minute oplossingen.
De belangrijkste les van de case: wie een aanbesteding wil winnen, kan het beste ruim vóór de publicatie naar de eigen organisatie kijken, want tijdens de tender zelf is die ruimte er niet meer.
