Gebruik data om de winkans van tenders te verbeteren
Het winnen van tenders wordt steeds uitdagender. Opdrachtgevers overtuigen dat jouw bedrijf de beste kandidaat is voor de klus, vraagt anno 2024 om de slimme inzet van data, zo stelt Arjan van Leest, partner bij House of Tenders.
Goed zijn in je werk – het is uiteraard cruciaal voor het runnen van een succesvol bedrijf. Maar voordat je dit werk goed kunt doen, moet je het wel binnenhalen.
En dat is een kunst op zich, die bovendien steeds uitdagender wordt, vertelt Arjan van Leest. “Lange tijd waren relaties, een goede prijs, een kwalitatief goed uitgewerkt plan en een nette vormgeving voldoende om tenders te winnen. Anno 2024 komt er veel meer bij kijken.”
Van Leest is partner bij House of Tenders, een Utrechts bureau dat zich heeft gespecialiseerd in de kunst van het aanbesteden. Het team helpt bedrijven uit allerlei sectoren bij het winnen van tenders.
Sinds de oprichting in 2018 schreef het bureau meer dan 700 EMVI plannen. Bij 60% kwam de klant uit de bus als tenderwinnaar. Van Leest weet dus wat nodig is om een tender te winnen – en dat is stééds meer, ziet hij: “Dit komt door een samenspel van factoren.”
“Ten eerste is er meer concurrentie: kleine bedrijven dingen ook vaker mee, net als bedrijven uit buurlanden. Bovendien worden projecten steeds complexer – daarmee nemen ook de eisen en risico’s toe. Daarnaast geldt steeds strengere regelgeving, vooral op het gebied van duurzaamheid en veiligheid. Transparantie en verantwoording zijn sleutelwoorden geworden.”
“Door je data op orde te hebben, toon je aan dat je je zaken goed voor elkaar hebt.”
Het telt samen op tot steeds hogere verwachtingen en eisen van inkopers, legt hij uit. “Ze willen meer zekerheid: kun je de haalbaarheid van je voorstel overtuigend onderbouwen? Met enkel een goed verhaal kom je niet meer weg.”
Meten is weten
Dit is waar de inzet van data om de hoek komt kijken. Om klanten in deze uitdagende tendermarkt zo goed mogelijk te helpen, werkt House of Tenders sinds kort samen met data- en AI-startup Summix.
“Data is niet langer alleen een hulpmiddel, maar een essentieel onderdeel voor het winnen van tenders”, stelt Van Leest resoluut. “Door je data op orde te hebben, toon je aan dat je je zaken goed voor elkaar hebt. Meten is immers weten.”
In hoofdlijnen kan data worden gebruikt in twee fase van het tenderproces, legt hij uit: in de voorbereiding en vervolgens ter onderbouwing van het plan.
Voorbereiding
“Om succesvol te zijn in een tender moet je data op orde zijn”, vertelt Van Leest. “Maar data over belangrijke zaken is niet zomaar voorradig. Die moet je verzamelen.”
House of Tenders verzorgde al bij meerdere grotere tenders met een omzetwaarde van €100 miljoen tot €1,5 miljard de voorbereiding voor zijn klanten. “Dit betekent analyseren welke criteria in de tender belangrijk worden, wat de status van de data op deze onderdelen is en vervolgens een roadmap met acties uitzetten om tijdig op een voldoende niveau data te hebben”, licht van Leest toe.
“We zorgen dat we al een significante voorsprong hebben op de concurrentie vóórdat de tender is gepubliceerd.”
“Deze vorm van consultancy en op bedrijfskundige manier advies geven aan een klant zorgt ervoor dat onze klanten optimaal gesteld staan voor grote belangrijke tenders”, geeft hij aan.
In de volgende fase werkt House of Tenders samen met Summix om al deze data te ordenen en te visualiseren met Microsoft Fabric en PowerBI. “Zo zorgen we dat we al een significante voorsprong hebben op de concurrentie vóórdat de tender is gepubliceerd.”
Onderbouwen
De data en dashboards worden vervolgens gebruikt voor het onderbouwen van het plan. “Via een dashboard of datavisualisatie toon je aan dat je je zaken goed op orde hebt, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, klant- en medewerkerstevredenheid, kwaliteit, project- en risicomanagement en kostenanalyses”, schetst Van Leest.
Hiermee wordt het plan meer dan alleen een mooi verhaal, legt hij uit. “Door je data te koppelen aan een dashboard op basis van Power BI creëer je inzicht en laat je de opdrachtgever zien dat je continu stuurt op belangrijke kpi’s. Dit geeft zekerheid en grip voor de opdrachtgever. Je kpi’s zijn zo optimaal geborgd.”
Onmisbaar
Zo kan data een cruciale rol spelen in het winnen van tenders. Maar Van Leest benadrukt tot slot dat het verzamelen, visualiseren en analyseren van al die data ook daarbuiten veel meerwaarde heeft.
“Het levert allerlei nieuwe inzichten op waarmee je interne processen en besluitvorming kunt verbeteren”, geeft hij aan. “Dit heeft een positieve impact op de omzet en winstgevendheid van je organisatie.”
Al met al is de slimme inzet van data anno 2024 “onmisbaar” voor bedrijven die succesvol willen zijn, vat Van Leest samen. “Door gebruik te maken van zowel openbare als interne data, een eigen dataplatform en professionele datavisualisaties, kun je je concurrentiepositie aanzienlijk versterken.”
