Waarom House of Tenders zo veel tenders wint? ‘Dat is geen toeval’
Tenders winnen is nooit makkelijk. En altijd bijzonder. Bij House of Tenders weten ze daar alles van – de firma is gespecialiseerd in het winnen van aanbestedingen. “Dat is geen toeval”, stelt oprichter Arjan van Leest. “Het is het resultaat van doordachte keuzes, de juiste expertise en mensen, strakke processen en het gebruik van bewezen methodes.”
Sinds de oprichting in 2017 heeft het specialistisch adviesbureau uit Utrecht meer dan 800 tendertrajecten begeleid. “We hebben een structureel hoog percentage van deze aanbestedingen gewonnen”, zegt Arjan met gepaste trots.
House of Tenders specialiseert zich in het schrijven van EMVI- en BPKV-plannen. Het bureau werkt voor middelgrote en grote bedrijven aan projecten met een omzet tussen de €1 miljoen en €500 miljoen. “De tenders die we succesvol hebben begeleid, hebben meer dan €2,4 miljard aan omzet gegenereerd voor onze klanten.”
De juiste expertise en mensen
Dus, wat verklaart het succes van House of Tenders? Volgens de oprichter zijn er drie factoren die in elk traject weer terugkomen.
Het begint met het hebben van de juiste mensen en de juiste expertise. Alle medewerkers binnen het bureau hebben diepgaande kennis van tenderprocessen en weten wat nodig is om uit te blinken tijdens een aanbestedingstraject.
De selectie van mensen begint al bij het wervingsproces. Wie bij House of Tenders aan de slag wil, doorloopt een zorgvuldige selectie. “We letten op meerdere dingen. Allereerst: heeft iemand de juiste competenties? Maar ook: past iemand qua persoonlijkheid bij House of Tenders? En heeft iemand de juiste motivatie en het werkethos om te presteren, óók onder druk? En werkt iemand efficiënt?”
“De kwaliteit kan hetzelfde zijn, maar wij doen het in de helft van de tijd.”
Dat laatste maakt volgens Arjan het verschil met veel tenderafdelingen bij andere organisaties. “Daar gaat het vaak vooral om of je goed presteert. Hoeveel tijd je daaraan besteedt, is dan minder belangrijk. Maar bij ons wel. Wij kunnen een tenderplan van hoog niveau opleveren in 100 uur, waar een ander bedrijf er 200 uur voor nodig heeft. De kwaliteit kan hetzelfde zijn, maar wij doen het in de helft van de tijd.”
En dat is geen luxe, maar noodzaak. “We moeten die waarde leveren. Anders zijn we gewoon te duur.”
Strakke processen zorgen voor rust en resultaat
Het strak inrichten van processen is de tweede factor die Arjan benoemt. “De meeste bedrijven richten zich op het binnenhalen van goede mensen. Dat is belangrijk, zeker. Maar als je op de lange termijn consistent wilt presteren, heb je ook een goed werkend tenderproces nodig.”
Maar wat betekent dat eigenlijk in de praktijk? Arjan legt uit: “Aan de ene kant hebben we een uitgebreid tenderproces staan dat iedereen leert – al vanaf de eerste week dat je begint met werken bij ons.”
“En iedereen volgt dat proces ook echt. Aan de andere kant is er een systeem waarin nauwkeurig wordt bijgehouden of alle belangrijke stappen genomen zijn. Bovendien is er wekelijks een projectleidersoverleg, waarin dit opnieuw getoetst wordt. Zo houden we continu overzicht en grip.”
Wat het proces echt onderscheidt, is de manier waarop House of Tenders reviewmomenten inbouwt. “In het proces beoordelen we het plan in totaal vijf keer. Dit doen we bij de 40%, 50%, 60%, 80% en 99%, waarbij de projectleider, een medior of senior medewerker buiten het projectteam en de klant gefaseerd feedback geven om de kwaliteit en consistentie te waarborgen. Vlak voor de definitieve versie volgt een extra eindredactie door een taalkundige.”
“Door al die reviews benutten we de kennis van verschillende mensen, houden we elkaar scherp en voorkomen we dat we onnodig veel tijd verliezen. Zonder die structuur loop je het risico dat mensen allerlei kanten opgaan. En dan ben je 80% van je tijd kwijt aan bijsturen. Dat is gewoon zonde.”
Een metafoor die Arjan gebruikt: “Ons proces kun je vergelijken met een kerstboom: je begint bij de stam en werkt gestructureerd naar de piek toe. Elke laag in de boom staat voor een correctieslag, waardoor je dicht bij de stam blijft en onnodig herschrijfwerk voorkomt. Door deze methodiek kunnen we in korte tijd tot diepgang komen en hebben we relatief weinig schrijftijd nodig.”
“Die aanpak zorgt voor rust in het werk, voorspelbaarheid voor klanten, en voorkomt overwerken. Het moet wel consequent gebeuren”, benadrukt hij.
Continu blijven leren én verbeteren
Bij House of Tenders stopt het proces niet bij een gewonnen aanbesteding. “Juist het blijven leren en verbeteren maakt een groot verschil voor onze processen en manier van werken. Elk jaar evalueren we ons tenderproces grondig, met vertegenwoordiging vanuit het hele bedrijf. Deze zomer doen we dat opnieuw.”
“We nemen stap voor stap door wat waarde toevoegt, wat overbodig is, en wat misschien wel in het proces staat maar in de praktijk niet gebruikt wordt. Daar vragen we actief op door. We willen een proces dat gedragen én gevolgd wordt. Er is niets meer zonde dan een proces waar niemand zich aan houdt.”
“Tijd is je grootste vijand, die moet je beheersen.”
Een goed voorbeeld van zo’n verbetering is het toevoegen van een taalkundige check aan het eind van het traject. “We laten alles taalkundig checken en zorgen dat er standaard taaltoetsers ingeschakeld zijn.”
Een andere belangrijke aanpassing is het extra reviewmoment vóór oplevering aan de klant. “Vroeger was het zo dat de planschrijver de eerste versie naar de klant stuurde toen het plan al voor 60% af was. Maar soms viel die eerste versie toch tegen.”
“Sindsdien hebben we een extra interne kwaliteitscheck toegevoegd, waarbij iemand uit het team, die niet op het project zit, deze versie beoordeelt. Sinds we dat doen, krijgen we bijna nooit meer negatieve feedback op de eerste versie.”
Ook blijft House of Tenders leren in de samenwerking met klanten. Een recente les is hoe omgegaan wordt met AI-tools. “We merken dat klanten zelf teksten beoordelen met ChatGPT. Dat is prima als brainstorm, maar het moet geen vervanging zijn voor zorgvuldig nalezen. Daarom maken we daar nu heldere afspraken over, zodat de verwachtingen van beide kanten kloppen.”
Een terugkerende les in succesvolle tenders? Voorbereiding. “Dat is echt bepalend, vanuit ons, maar óók van de klant. Wij doen ons huiswerk, maar we hebben input nodig van de klant om tot een sterke oplossing te komen. Zonder die betrokkenheid wordt het resultaat simpelweg minder krachtig. De klant is de basis van het verhaal dat wij vertellen. Zonder die inhoudelijke input kunnen wij geen winnende tender schrijven.”
Een veelgemaakte fout, zelfs bij ervaren partijen, is starten zonder goede planning. “Dan verschuift alles naar het eind en ontstaat er stress. Mensen werken ’s avonds door, de creativiteit verdwijnt. Terwijl het precies andersom moet. Ik geloof in veel structuur. Daarmee manage je je tijd. Tijd is je grootste vijand, die moet je beheersen.”
