Zeven jaar House of Tenders: Een terugblik met partners Arjan van Leest en Cristian Kleijweg
House of Tenders bestaat zeven jaar. We blikken met partners Arjan van Leest en Cristian Kleijweg terug op de reis die House of Tenders heeft gemaakt tot wat het nu is – van de successen die ze boekten en de obstakels die ze overwonnen tot de persoonlijke groei die ze doormaakten.
Hoi Arjan, wat was jouw oorspronkelijke visie toen je House of Tenders oprichtte? En hoe is die visie sindsdien geëvolueerd?
Arjan: “In het begin was de visie simpelweg het beste tenderbureau van Nederland te worden. Een duidelijke ambitie, die we vervolgens stap voor stap hebben verfijnd.”
“In eerste instantie verschoven we de focus naar zaken als tevredenheid, stabiliteit, kwaliteit en klantgerichtheid, wat zou leiden tot groei van het bedrijf. Omdat je met alleen kwaliteit niet per se de juiste mensen aantrekt, besloten we later om ons te profileren als het leukste tenderbedrijf van Nederland.”
“Dat werkte, maar we kwamen tot de conclusie dat ‘leuk zijn’ niet genoeg is om talent vast te houden en echt impact te maken. Zo’n twee jaar geleden hebben we daarom onze visie opnieuw aangepast: nu willen we het meest vooruitstrevende tenderbureau van Nederland zijn: innovatief, vernieuwend, met een blik op de toekomst. ‘Leuk’ is daarbij geen missie meer, maar gewoon een randvoorwaarde.”
Negen maanden na de oprichting sloot Cristian zich aan. Dat ging op een bijzondere manier…
Arjan: “Klopt. Drie jaar voor de start van House of Tenders had ik mijn vrouw beloofd dat we nog een grote reis zouden maken voordat onze kinderen naar de kleuterschool zouden gaan. Het was natuurlijk niet bepaald ideaal, maar ik wist dat als ik iemand zou vinden die niet alleen het bedrijf kon beheren maar ook verder kon laten groeien, het misschien toch haalbaar zou zijn.”
“Toen kwam Cristian op mijn pad. Dat was een perfecte match. Omdat mijn reis eraan kwam, moesten we versneld allerlei processen opzetten. Dit gaf Cristian meteen veel verantwoordelijkheid en zorgde dat zaken zoals systemen, structuren en operationele processen veel sneller werden geïmplementeerd dan we waarschijnlijk normaal hadden gedaan.”
Hoe heb jij die begindagen ervaren Cristian?
Cristian: “Toen ik begon viel me meteen op dat er veel ruimte was voor verbetering, vooral als het ging om de interne processen. Mijn eerste prioriteit was het bouwen van structuren binnen de organisatie om de groei die we nastreefden ook echt mogelijk te maken.”
“Het bedrijf werd steeds minder afhankelijk van ons als oprichters en kon op eigen kracht doorgroeien.”
Arjan: “Cristian bracht structuur en professionaliteit. Hij wist zowel de zakelijke als persoonlijke uitdagingen te trotseren en heeft daarmee een cruciale rol gespeeld in de ontwikkeling van House of Tenders. Het mooiste was dat tijdens mijn afwezigheid de omzet en winst bleven stijgen. Het voelde echt als een vliegende start.”
Cristian: “We wisten vlak voordat Arjan vertrok nog een raamovereenkomst binnen te halen met A.Hak, een grote speler in de infrastructuursector. Dat was een echte mijlpaal voor House of Tenders. Het zorgde voor een constante stroom aan opdrachten en legde daarmee een stevige basis voor onze groei.”
En toen begon het balletje te rollen?
Cristian: “Ja, eigenlijk wel. Die samenwerking met A.Hak heeft ons destijds echt een boost gegeven. We konden intern sterker worden, meer bedrijven ondersteunen, steeds meer tenders winnen en gaandeweg ook het team uitbreiden.”
“We namen meer mensen aan en begonnen ze op te leiden tot planschrijvers. Dat was een belangrijke stap, omdat het ons in staat stelde om steeds meer werkzaamheden los te laten. Hierdoor werd het bedrijf steeds minder afhankelijk van ons als oprichters en kon het op eigen kracht doorgroeien.”
Wat waren de grootste uitdagingen die jullie in de eerste jaren tegenkwamen?
Arjan: “In ons eerste jaar was dat simpelweg het vinden van voldoende aanvragen om ons team aan het werk te houden. Zonder klanten kun je natuurlijk niet groeien.”
“Het tweede jaar kregen we te maken met een heel andere uitdaging: een tekort aan cashflow. Door de snelle groei, gecombineerd met een aantal late betalingen, was het soms lastig om rekeningen en salarissen op tijd te betalen. Dit losten we op door met klanten te onderhandelen over snellere betalingen in ruil voor korting, en onze eigen salarissen tijdelijk uit te stellen zodat onze medewerkers er niets van merkten.”
“Wanneer anderen misschien de handdoek in de ring gooien, is het juist het moment om zelf die extra stap te zetten.”
“Vanaf ons derde jaar begon de krapte op de arbeidsmarkt ons parten te spelen. Het vinden en behouden van medewerkers werd een enorme uitdaging. Dit zorgde voor extra werkdruk en in die periode ervoeren we helaas ook een daling in medewerkerstevredenheid.”
Hoe hebben jullie deze uitdagingen overwonnen?
Arjan: “We hebben verschillende stappen gezet, vooral op het gebied van recruitment, opleiding en medewerkerstevredenheid.”
“Zo hebben we strengere recruitmentprocessen geïmplementeerd, waarbij we ons specifiek richtten op mensen met de juiste mentaliteit en vaardigheden. Daarbij hoort ook dat we eerlijk zijn over de werkdruk en de dynamiek van het werk. Tenderen kan stressvol zijn, dus het is belangrijk dat sollicitanten vanaf het begin weten waar ze aan beginnen.”
“Een andere belangrijke stap was het professionaliseren van onze onboarding. De interne opleiding tot planschrijver is daarin een grote rol gaan spelen. Tenderen is geen werk dat je zomaar even doet – het vereist kennis van heel veel stappen en details.”
“Daarnaast voeren we nu regelmatig medewerkerstevredenheidsonderzoeken uit. Ook hebben we Johan Troelstra aangesteld als Hoofd Tendermanagement. Hij brengt rust en aandacht voor het team. Johan en HR-officemanager Wendy Thijssen vormen samen een belangrijk duo. Wendy wordt gekscherend al kantoormama genoemd. We zijn ontzettend blij met ze!”
Cristian: “Aanvullend hierop: voor mij draait het uiteindelijk om één ding, en dat is hard werken en doorzetten – ook als het tegenzit. Wanneer anderen misschien de handdoek in de ring gooien, is het juist het moment om zelf die extra stap te zetten. Punt. Soms zit het niet mee, maar juist dan maak je het verschil door vol te houden en niet op te geven. Dat is wat mij betreft de sleutel tot succes.”
Arjan: “Precies, zo hebben we al deze obstakels overwonnen en veel meer stabiliteit gekregen, wat ons in staat stelt om ons te richten op waar we echt goed in willen zijn: kwaliteit.”
Dat is meteen een mooi bruggetje naar de positieve kant: welke tenders beschouwen jullie als de belangrijkste successen tot nu toe?
Arjan: “Ik moet toch altijd meteen denken aan Warmtelinq, een warmtetransportleiding die restwarmte vanuit de Rotterdamse havens naar woonwijken en bedrijven in de regio transporteert. We wonnen in 2021 drie van de vijf percelen – en niet zomaar drie, maar precies de drie die we het liefst wilden winnen.”
“Dit was ook een belangrijk omkeerpunt voor ons bedrijf, omdat we met deze tender onze expertise in de energiesector konden laten zien. We bewezen dat we in staat zijn om echte ‘Champions League’-projecten binnen te halen zoals Hytransport. Die gingen vaak over de energietransitie, en dat heeft ons profiel in de sector verder versterkt.”
“Het behouden van een fijne werkomgeving blijft cruciaal.”
Cristian: “Wat ik ook bijzonder vind, is onze bijdrage aan aanbestedingen in andere branches, zoals bij omvangrijke projecten op Schiphol. Het is echt mooi om te zien dat we nu hier als een belangrijke partij worden gezien – dat was een paar jaar geleden nog wel anders.”
Zijn er nog andere mijlpalen waar jullie trots op zijn?
Arjan: “Wat als eerste in me opkomt is onze erkenning als Great Place to Work. Dit jaar hebben we onze hoogste score ooit behaald. Het laat zien dat we niet alleen groeien als bedrijf, maar ook goed voor ons team zorgen.”
“Ook is House of Tenders twee jaar op rij erkend als FD Gazelle, een prijs voor snelgroeiende bedrijven. Dat zijn prestaties die laten zien hoe hard we als team hebben gewerkt en hoe ver we zijn gekomen. Dat hebben we met z’n allen bereikt, en dat is gewoon ontzettend gaaf.”
Vooruitkijkend: hoe zien jullie de toekomst van House of Tenders? Wat zijn jullie ambities voor de komende jaren?
Arjan: “Onze visie is een mix van gerichte groei en diversificatie. Binnen de tendersector zien we ruimte voor beperkte groei, bijvoorbeeld door het aantal tendermedewerkers iets uit te breiden. Ook zijn we volop bezig met het uitbreiden van AI-toepassingen in tenderprocessen.”
“De grootste focus ligt momenteel op het verder ontwikkelen van onze expertise en het opzetten van nieuwe business units. Een belangrijke pijler is House of Graphic Design. We willen deze tak een flinke boost geven en meer inzetten op grafisch ontwerp, omdat we daar veel potentie zien.”
“Een ander focuspunt is business consultancy. We willen bedrijven gaan ondersteunen met adviesdiensten die verder gaan dan alleen tenders. Ook denken we aan uitbreidingen naar aanpalende sectoren, zoals subsidies. Subsidietrajecten lijken op bepaalde manieren op tenderprocessen, en daar liggen kansen die we verder willen onderzoeken.”
En zijn er intern nog zaken waar jullie aan werken?
Arjan: “Het behouden van een fijne werkomgeving blijft cruciaal. Zo zetten we vol in op het versterken van de cohesie binnen het team. Veel collega’s hadden de wens om allemaal op één plek samen te werken. Mede daarom hebben we besloten ons tweede kantoor in Amsterdam op te geven en ons volledig te concentreren op onze locatie in Utrecht. Dat voorkomt een eilandcultuur en bevordert de samenwerking.”
“Fouten maken hoort erbij, maar het is belangrijk om daarvan te leren.”
Cristian: “Nu we steeds verder groeien, merken Arjan en ik wel dat we iets verder van de werkvloer af komen te staan. We horen soms dat mensen het lastig vinden om ons aan te spreken. Daar proberen we iets aan te doen. Zo zijn we aanwezig bij de weekstart en blijven we zelf actief betrokken bij lopende projecten.”
“Ook zetten we in op open communicatie, omdat dat de drempel verlaagt om dingen bespreekbaar te maken. We organiseren trainingen over feedback geven en ontvangen, zodat iedereen daar comfortabeler mee wordt. Het doel is dat we een cultuur behouden waarin mensen zich vrij voelen om hun ideeën of zorgen te delen, ongeacht hun functie.”
Tot slot, wat is de belangrijkste les die jullie hebben geleerd in zeven jaar House of Tenders? En wat zijn jullie persoonlijke plannen voor de komende tijd?
Arjan: “Hoe belangrijk het is om een vinger aan de pols te houden bij onze medewerkers. Een periode waarin we hier minder aandacht aan besteedden leidde tot een onverwacht vertrek van een ervaren kracht. Dat zette me aan het denken.”
“Voor de toekomst wil ik mezelf meer richten op de langetermijnstrategie van House of Tenders. Ik wil minder betrokken zijn bij operationele taken en meer bezig zijn met de visie en richting van het bedrijf.”
Cristian: “Ik heb geleerd een bedrijf te leiden én te helpen groeien. Maar ik zie ook nog genoeg dingen waar ik in wil groeien. Het continu reflecteren op mezelf helpt mij daarin. Fouten maken is menselijk en hoort erbij, maar het is belangrijk om daar open naar te kijken en van te leren.”
“Daarnaast wil ik blijven werken aan mijn benaderbaarheid. Ik wil dat medewerkers zich vrij voelen om naar me toe te komen – of dat nu voor ideeën, feedback of vragen is. Ik zie dat open communicatie en betrokkenheid bijdragen aan een sterker team en meer draagvlak. Op deze manier helpen we elkaar, beetje bij beetje, naar een hele mooie toekomst bij House of Tenders.”
