Zes succesfactoren voor de programmamanager
Het managen van grote programma’s en projectportfolio’s is een complexe klus. De vele projecten in de pijplijn buitelen over elkaar heen of zitten elkaar zelfs in de weg. Hoe bewaak je het overzicht? En hoe zorg je dat alle programmamanagementprocessen in goede banen worden geleid? Experts van Kwattaas delen zes succesfactoren.
1: Zorg voor structuur
De kern van strak programmamanagement is allereerst zorgdragen voor een heldere programma- en projectstructuur, waarin duidelijke rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.
Daarbij is het ook van belang om te zorgen voor een integraal overzicht van alle projecten, maar ook van hoe deze projecten met al hun afhankelijkheden van invloed zijn op elkaar.
Daarnaast dient de programmamanager te zorgen voor een goede structuur voor overleg en rapportages, zodat alle stakeholders op het juiste moment op de hoogte zijn van de juiste informatie. Het opstellen van een dashboard waarop de voortgang van de projecten te zien is, het creëren van rapportage-instrumenten en het opstellen van een communicatieplan om de rest van de organisatie goed te informeren, vormen in dat kader belangrijke actiepunten.
2: Bewaak altijd deze vier kerntaken
Een goede programmamanager heeft altijd oog voor vier kerntaken van het programmamanagement: het neerzetten van een programma- en projectstructuur (of deze versterken), het faciliteren van besluitvorming, het bewaken van de voortgang en het communiceren en rapporteren over de projecten.
Bovendien heeft de programmamanager oog voor alle andere taken die nodig zijn, afhankelijk van de content van het programma of de situatie bij de klant. Zo kan er soms een grote trainingsbehoefte bestaan of dienen andere sessies gefaciliteerd te worden.
3: Doe niet alles tegelijk
Een programmamanager begint met het creëren van rust en overzicht. Vervolgens dienen prioriteiten gesteld te worden en is het aan de programmamanager om daarop de juiste keuzes te maken.
Het is raadzaam om per project te definiëren wat de scope moet zijn van het project en wie daarbij betrokken moet zijn. Vervolgens dient de programmamanager in kaart te brengen wat de verwachte voordelen zijn van het project en welke investeringen (budget, middelen) nodig zijn. Op basis daarvan is het mogelijk om projecten tegen elkaar af te zetten en de juiste prioriteiten te stellen.
Een van de belangrijkste lessen voor organisaties is dat ze niet alles tegelijk voor elkaar kunnen krijgen, daarvoor ontbreekt simpelweg de mankracht. Ook is het maar de vraag of de vele grote veranderingen die de verschillende projecten teweegbrengen binnen de organisaties eenvoudig geabsorbeerd kunnen worden.
Het is dus verstandig om niet alles tegelijk te doen. Op die manier komt er een goede flow in het programma en kunnen programmamanagers beter rekening houden met alle afhankelijkheden.
4: Weet wie wat doet
Het zijn de mensen binnen de organisatie die de projecten uitvoeren en zij houden van duidelijkheid. Daarom is het bepalen en vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden aan het begin van een traject een essentiële stap.
Door de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken collega’s vast te leggen, creëer je een goed overzicht van wie wat doet. Daarbij is het zaak om goed te bekijken of alle benodigde competenties voor het project aanwezig zijn.
“Een van de belangrijkste lessen voor organisaties is dat ze niet alles tegelijk voor elkaar kunnen krijgen.”
Blijkt dat binnen het projectteam bepaalde vaardigheden ontbreken, dan zullen deze capaciteiten aan boord gehaald moeten worden of moeten de eigen medewerkers door middel van training of coaching worden bijgeschoold.
Ook twee van zijn eigen rollen moet de programmamanager continu streng bewaken: het overzien van alle projecten en het intern fungeren als een sparringpartner – niet alleen voor de projectmanagers, maar ook voor mensen in de bovenste lagen van de organisatie, stuurgroepen of ander topmanagement.
5: Resultaten voorop
De eerste periode van een programma is doorgaans het meest intensief voor het programmamanagement. Programmamanagers zijn dan vooral bezig met de structuur. Wanneer deze eenmaal staat en de eerste projecten lopen goed, komt de focus meer op het begeleiden van de individuele projecten, het oplossen van mogelijke knelpunten en het opstarten van volgende projecten.
In die fasen is het voor programmamanagers vaak wat rustiger, terwijl de projectmanagers dan druk zijn met de projecten. Aan programmamanagers dan de taak om de progressie en resultaten van projecten helder te communiceren naar alle stakeholders, denk aan de directie, de stuurgroep en werknemers. Dit geeft programmamanagers de voldoening, energie en motivatie om door te zetten en de projecten tot een goed einde te brengen.
6: Ga op tijd weg
Een programmamanager neemt meestal afscheid voordat het programma helemaal klaar is. Als het goed loopt en iedereen is zich bewust van de structuur en de spelregels, dan is het vaak mogelijk om de verdere begeleiding over te dragen aan een interne manager – en dat is ook goed. Het programma is dan voldoende op stoom om succesvol op de eindstreep af te stevenen en de beoogde resultaten te halen.
Dus zodra er een projectinfrastructuur staat waar de organisatie nog steeds gebruik van maakt, wanneer de rapportage op orde is en de mensen de benodigde skills geleerd hebben waarmee ze zelf in de toekomst nieuwe projecten kunnen leiden, dan is dat een goed moment voor de programmamanager om de deur dicht te trekken.
Een goede programmamanager is er een die zichzelf op tijd overbodig weet te maken.
