De voordelen van activity based costing
Met meer inzicht in de kostenstructuur kunnen organisaties betere beslissingen maken. De methode die daarvoor het meest gebruikt wordt is activity based costing. Jasper de Vries, adviseur bij Kwattaas, zet vijf belangrijke voordelen uiteen van het omarmen van activity based costing binnen de financiële sturing.
Activity based costing is, zoals de naam reeds doet vermoeden, een methode waarbij kosten worden toegerekend aan de activiteiten. Door kosten op die manier in stukjes op te delen, kun je ze daarna weer toerekenen aan producten of klanten. Met deze informatie kun je vervolgens berekenen welke producten of diensten een hoge marge hebben en wat de winstgevendheid is.
Kosten toerekenen klinkt gemakkelijk, maar de praktijk is weerbarstig. Bepalen welk deel van de kosten waaraan toegerekend dienen te worden, dat is een vrij complexe puzzel. Ook kom je gaandeweg natuurlijk wel verschillende uitdagingen tegen.
Want hoe reken je energiekosten toe aan verschillende machines en vervolgens zelfs aan producten? En hoe verdeel je de loonkosten over verschillende diensten?
Dat is een kwestie van het op een consistente manier volgen van de methodologie voor activity based costing en door stap voor stap te werken. Het grote voordeel van activity based costing is dat zodra je een dergelijk kostprijsmodel eenmaal hebt ingericht, je deze alleen nog maar hoeft te updaten.
Het inzicht dat je daardoor krijgt heeft vele voordelen: Jasper de Vries, adviseur bij Kwattaas, zet de voordelen op een rij:
1: Sterker in onderhandelingen
Een van de eerste voordelen die organisaties ervaren is dat ze veel sterker staan in onderhandelingen. Als je weet dat een klant je alleen maar geld kost en zelfs niet bijdraagt aan het dekken van je vaste kosten, krijg je ruimte om vrij hard de onderhandeling in te gaan.
Als je weet dat een bepaalde service veel extra kost, kun je daarvoor een meerprijs gaan rekenen. Klanten waarbij de marges juist heel hoog zijn wil je misschien meer tegemoetkomen als je ze anders dreigt kwijt te raken.
Je kunt ook veel betere offertes maken. Je weet waar de marges zitten, je zult beter uitvragen wat de klant wil en hoe hij geleverd wil krijgen; dat heeft immers impact op de kosten en dus op de prijs die je wil vragen. Daarin kun je ook actief sturen. Je weet precies hoe ver je kunt gaan en dat geeft je een hele sterke positie.
2: Productiecapaciteit beter inzetten
Een ander belangrijk voordeel is dat je weet welke producten of diensten bijdragen aan je winst. Je kunt op basis daarvan besluiten bepaalde productlijnen uit te breiden of juist in te krimpen. Uiteraard doe je dat niet alleen op basis van marges; ook de compleetheid van je assortiment is bijvoorbeeld een factor.
Toch zie ik ook vaak dat een assortiment verbreed is zonder dat dit heel bewust is gedaan; simpelweg omdat een klant vroeg of iets kon, bijvoorbeeld. Een assortiment kan daardoor snel uitbreiden wat niet altijd voordelig is en vaak niet nodig. Door de marges mee te nemen in die overwegingen, kun je een weloverwogen en rendabel assortiment opbouwen.
3: Gerichte marketing en sales
Met een kostprijsmodel weet je ook je welk type klanten het meest oplevert. Je kunt op basis daarvan je marketing- en salesinspanningen meer op dat soort klanten gaan richten. Je kunt zelfs besluiten om je helemaal op een bepaalde klantgroep te concentreren. Of je kunt van sommige bestaande klanten afscheid nemen. Sommige producten wil je misschien meer promoten of je past het prijsbeleid aan.
4: Kosten besparen in productieproces
De activity based costing-analyse geeft ook gedetailleerd inzicht in de kosten van je productieproces. Daarmee kun je gericht zoeken naar mogelijke kostenbesparingen. Soms zie je tijdens de analyse al dingen die je direct kunt aanpassen om daarmee snel een besparing te realiseren.
5: Regie in handen dankzij inzicht
Natuurlijk hangen zulke beslissingen nooit alleen af van de marge. Sommige klanten wil je niet kwijt, ongeacht de marge, bijvoorbeeld omdat ze voor een ander bedrijfsonderdeel belangrijk zijn. Bepaalde producten heb je misschien nodig om je assortiment compleet te maken. Je kunt besluiten producten onder kostprijs aan te bieden om zo klanten binnen te halen die vervolgens wel voor andere producten betalen. Dus de marges zijn niet de enige factor.
In de praktijk blijkt echter vaak dat de marges helemaal niet goed bekend zijn. Dan kun je jezelf enorm in de vingers snijden zonder dat je het doorhebt. Wanneer je wel het inzicht hebt in je kosten, kun je deze beslissingen gefundeerd en weloverwogen nemen. Dan heb je de regie in handen kun je je eigen winstgevendheid sturen.
