Proef draaien met de rechtmatigheidsverantwoording: 10 stappen
Het jaar 2021 wordt voor decentrale overheden het laatste jaar waarin ze de jaarafsluiting in zijn huidige vorm zullen uitvoeren. Vanaf volgende jaar moeten provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen namelijk een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening.
Met ingang van boekjaar 2022 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening.
Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De accountantscontrole zal toezien op de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Voor veel overheidsinstanties is het raadzaam om voorbereid toe te werken naar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij is het verstandig om alvast tijdens de afsluiting voor 2021 proef te draaien met minimaal één financieel proces. Experts van Exilo delen een 10 stappenplan:
- Bepaal een oefenproces (bij voorkeur een proces dat zowel het voorwaardencriterium, begrotingscriterium als het M&O-criterium raakt, denk aan bijvoorbeeld de participatiewet).
- Voer een risicoanalyse uit op de drie rechtmatigheidscriteria met als hoofdvraag: hoe groot is de kans dat hier een rechtmatigheidsfout uit volgt die hoger is dan de verantwoordingsgrens?
- Bepaal welke regelgeving uit het normenkader van toepassing is op dit proces en destilleer hier de recht-, hoogte- en duurbepalingen uit.
- Beoordeel welke mutaties op balansposten uit dit proces volgen.
- Optionele stap: Beoordeel of er beheersmaatregelen zijn die toezien op de rechtmatigheid van het betreffende proces. Een beheersmaatregel beschrijf je het best via de 6 W-vragen: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom? Vul dit aan met: hoe is het zichtbaar?
- Maak een integrale checklist voor de controle van zowel de baten en/of lasten als de balansmutaties.
- Selecteer aselect posten en controleer de rechtmatigheid van de geselecteerde baten, lasten of balansmutaties (of, als je stap 5 volgt: toets de beheersmaatregelen)
- Evalueer de uitkomsten: zijn je bevindingen aanleiding om misschien je controle nog wat uit te breiden? Of kun je nu al komen tot een oordeel? Kwantificeer de uitkomst: hoeveel is fout of onzeker?
- Bepaal waar je het gaat rapporteren, de rechtmatigheidsverantwoording of wellicht afzonderlijk in de paragraaf bedrijfsvoering?
- Maak de meerwaarde van de VIC expliciet: formuleer praktisch uitvoerbare adviezen aan de 1e en/of 2e lijn naar aanleiding van je werkzaamheden. Bespreek deze met de proceseigenaar!
