Symbol helpt GGD’s met het zetten van 2 miljoen prikken per week

10 november 2021 Consultancy.nl 6 min. leestijd

Na vele maanden reikhalzend uitkijken naar een weg uit de coronacrisis kwam in het najaar van 2020 het verlossende woord: meerdere vaccins bleken goed te werken tegen het virus. Maar daarmee waren we er nog niet: want hoe vaccineer je in korte tijd zoveel mogelijk mensen? Symbol hielp de GGD’s met het verhogen van de vaccinatiesnelheid.

In de ochtend van 6 januari 2021 stroopte verpleeghuismedewerker Sanna Elkadiri haar mouw op, en kreeg een spuit in haar bovenarm gezet: de eerste coronavaccinatie van Nederland was een feit. Inmiddels is de prikcampagne zo’n elf maanden gaande en is zo’n 82% van de Nederlanders van twaalf of ouder volledig gevaccineerd – oftewel een slordige 12 miljoen mensen. Een ongekende mega-operatie dus. Op het hoogtepunt van de campagne werden niet minder dan 250.000 prikken per dag gezet.

Dat ging uiteraard niet vanzelf. Waar de beperkte beschikbaarheid van de vaccins aanvankelijk het tempo bepaalde, wist GGD GHOR – de landelijke koepelorganisatie achter de 25 regionale GGD’s – dat de aanlevering spoedig zou worden opgeschaald. De snelheid van de campagne zou vanaf dan afhangen van de efficiëntie van de GGD’s. Dus besefte de brancheorganisatie dat de verschillende GGD’s voorbereid moesten worden op de enorme klus die ze te wachten stond.

Symbol helpt GGD’s met het zetten van 2 miljoen prikken per week

“We waren naar een piekcapaciteit van de gevraagde twee miljoen prikken per week aan het toewerken”, vertelt Abe Deurloo van GGD GHOR. Daarbij viel het de organisatie op “dat er tussen de regio’s veel verschil was in hoe snel er werd geprikt”.

Om voor alle GGD’s tot een optimaal proces te komen besloot GGD GHOR een externe adviseur in te schakelen. “Een partij die ons kon helpen met het in kaart brengen van hoe de processen op dat moment liepen, die konden aangeven wat beter kon en die dat wijdverspreid konden overbrengen”, licht Deurloo toe.

Via een aanbestedingsprocedure kreeg Symbol de opdracht. De procesoptimalisatiespecialist werd gevraagd een vijfkoppig lean-team te formeren om de regio’s te ondersteunen in het verhogen van de prik-efficiency. Het was inmiddels begin mei. De campagne was dus al enige tijd gaande. Op dat moment werden wekelijks zo’n 500.000 prikken gezet, maar binnen enkele weken zouden dat er drie tot vier keer zoveel moeten worden.

Natural wayfinding

In het toewerken naar deze hoge ambitie richtte het team de aandacht op de plek waar het daadwerkelijk gebeurt – oftewel op de ‘Gemba’, in lean-jargon. Want verbeteren doe je niet van achter een bureau maar op de werkvloer, in dit geval de vaccinatielocaties. “In onze aanpak hebben de ‘Gemba visits’ een centrale rol gehad. We hebben in 6 weken tijd 50 van de uiteindelijke 150 vaccinatielocaties bezocht”, vertelt Symbol-oprichter en -directeur Dick Theisens, die zelf de rol van product owner op zich nam. 

Veruit de meeste van deze locaties waren echter al vóórdat het lean-team aan de slag ging door de 25 GGD-regio’s uitgezocht en ingericht, en ontvingen al volop mensen. Daardoor was het niet mogelijk om nog tot een geheel andere inrichting over te gaan. De Symbol-adviseurs keken daarom vooral hoe ze met kleine aanpassingen het proces konden verbeteren.

“Het eerste wat je tijdens een locatiebezoek doet is samen kijken naar ‘natural wayfinding’, oftewel organiseren dat bezoekers op een natuurlijke manier hun weg kunnen vinden, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat er weinig blokkades zijn in zichtlijnen”, vertelt Lead-consultant Jan Alexander Knol. “Kleine verbeteringen hebben we ter plekke doorgevoerd, zoals het aanpassen van looplijnen, het aanbrengen van pijlen en het invoeren van lean-technieken zoals Kanban-kaarten voor het afroepen van nieuwe vaccins.”

Daarnaast werd advies gegeven over verbeteringen die vrij gemakkelijk door de locaties zelf konden worden opgepikt. Knol: “Denk aan het balanceren van werkzaamheden tussen de verschillende werkplekken, visualisaties, werkoverleggen, roosterplanning en het anders inrichten van een prikhokje.”

Van 22 naar 50 prikken per uur

Door hun bezoeken aan de vele locaties door heel het land konden de teamleden ook een belangrijke rol spelen in het delen van best practices. Slimme manieren van werken die ergens werden gespot werden vervolgens uitgewerkt als procesoptie voor andere locaties. Wekelijks werden deze best practices gepresenteerd in het overleg met de locatiehoofden.

“Vele duizenden mensen zijn in korte tijd aangetrokken om het vaccinatieproces uit te voeren. Iedereen voelde dat hij of zij een bijdrage leverde in het oplossen van de coronacrisis.”

Zo slaagden GGD’s erin om het priktempo in een maand tijd enorm op te schroeven. Theisens: “Begin mei lag het tempo op ongeveer 22 prikken per uur per prikstraat. In de week van 7 juni werden 1,4 miljoen prikken per week gezet en was op sommige locaties het priktempo opgelopen tot 50 per uur per priklijn.”

“Wat opviel was de enorme betrokkenheid en enthousiasme die we op alle locaties tegenkwamen”, vervolgt hij. “Vele duizenden mensen zijn in korte tijd aangetrokken door de verschillende GGD’en om het vaccinatieproces uit te voeren. Iedereen voelde dat hij of zij een bijdrage leverde in het oplossen van de coronacrisis.”

De lessen van een jaar vaccineren

Van Deurloo kijkt vol tevredenheid terug op de samenwerking met Symbol. “Toen we dit traject begonnen, was er een groot verschil tussen de locaties. Sommige hadden het prima voor elkaar en hadden weinig tot geen ondersteuning nodig. Andere waren erg blij met de hulp die hen werd geboden door het lean-team. Naast het verhogen van de vaccinatiesnelheid, hebben ze medewerkers ook enthousiast gemaakt en laten zien hoe je op korte termijn veranderingen teweeg kunt brengen.”

Hij concludeert dat de ondersteuning van het lean-team “een belangrijke bijdrage heeft geleverd in de aantallen die we in juni hebben weggeprikt”.

Nu veruit de meeste Nederlanders zijn gevaccineerd is de druk op de priklocaties weer flink afgenomen. Dat betekent echter niet het werk er nu opzit voor het GGD-kernteam. Inmiddels worden de eerste boosterprikken gezet en er worden ook volop plannen gemaakt om voorbereid te zijn in het geval er een nieuwe massavaccinatie noodzakelijk is – al dan niet met coronavaccins.

In dit kader hebben de Symbol-adviseurs een ontwerp voor de referentielocatie uitgewerkt, gebaseerd op de vele lessen die de afgelopen maanden zijn geleerd. Mocht het massale prikken onverhoopt weer nodig zijn – dan is Nederland op die manier in elk geval beter voorbereid dan een jaar geleden.