Het belang van data voor effectieve duurzaamheidsrapportages

Een groeiend aantal organisaties maakt gebruik van duurzaamheidsrapportages om inzicht te krijgen in de duurzaamheidsprestaties. Het succes van duurzaamheidsverantwoording valt of staat echter bij de beschikbaarheid van goede data – Boudewijn van den Dool, Bibi Looijestijn en Chantal van Zeeland van Improven leggen uit waarom.

Organisaties moeten verantwoordelijkheid nemen en meer hun best doen hun CO2 uitstoot terug te brengen. Voorheen was rapporteren min of meer op vrijwillige basis, maar nu is het een must om te laten zien dat je succesvol bent in het behalen van je doelen. Ook komt er steeds meer wetgeving die bedrijven verplicht stelt te rapporteren over hun sociale en omgeving gerelateerde uitdagingen. 

Datamanagement is van cruciaal belang voor het laten slagen van duurzaamheidsrapportages. Wanneer data eenmaal op een gestructureerde ontsloten worden, de datakwaliteit goed op orde is en er een helder design is van het datamodel, kun je dashboards ontwikkelen die veel inzicht verschaffen. Je kunt dan eenvoudiger de drivers van veranderingen duiden en hierop handelen. 

Veel organisaties hebben weinig tot geen ervaring met het rapporteren over duurzaamheid. Er komen andere data aan te pas dan in de standaard financiële rapportage. Duurzaamheidsdata is vaak minder hard meetbaar, minder objectief en zorgt vaker voor discussie of is gewoonweg niet beschikbaar. 

Financiële en niet-financiële data

Organisaties met het voornemen om te rapporteren over duurzaamheid krijgen te maken met verschillende typen data, zowel financiële als niet-financiële data. Met financiële rapportages hebben organisaties voldoende ervaring. Gelukkig maar, want ook bij duurzaamheid zijn de financiële rapportages van groot belang. Om duurzamer te produceren zijn immers aanzienlijke investeringen nodig. Geld dat niet aan de aandeelhouders uitgekeerd kan worden. Goede verslaglegging ter verantwoording is dus zeer belangrijk. 

Met het rapporteren over niet-financiële data is veelal minder ervaring en kan de nodige uitdagingen opleveren. Bijvoorbeeld cijfers over diversiteit van het personeel, CO2 uitstoot van het wagenpark, hoeveelheid afval of het energiegebruik van een gebouw. Het is vrij eenvoudig om te weten hoeveel is uitgegeven aan energie, maar niet meteen hoeveel energie in kilowattuur (kWh) dan is verbruikt. Dit wordt niet altijd nauwkeurig geregistreerd of standaard meegenomen in de boekhouding. 

Onervaren organisaties

De context van de organisatie is bepalend voor de manier waarop zij data verzamelen en rapporteren. Rapporteren over duurzaamheid betekent vaak een diepgaande verandering in de organisatie. Bij nieuwkomers, organisaties die pas net begonnen zijn met rapporteren over duurzaamheid, zien we dat de motivatie veelal afhangt van individuele medewerkers en dat de duurzaamheidsgedachte nog niet in de gehele organisatie is geland, inclusief de top. 

Nieuwkomers vinden het lastig te bepalen welke data nodig is en ervaren veelal moeilijkheden met het verzamelen van relevante data aangezien de benodigde processen om deze data te verzamelen nog niet zijn ingericht. Daarbij ontbreekt het vaak aan een duidelijk format en missen er soms concrete doelstellingen. Data worden op diverse manieren aangeleverd en variëren sterk in kwaliteit. 

Neem bijvoorbeeld een inclusief huurcontract van een kantoor. Hier zijn kosten en data over afvalverwerking en energieverbruik vaak al verwerkt in de totale huurprijs. Als deze data niet beschikbaar zijn, worden er schattingen gedaan, wat ten koste gaat van de accuraatheid en objectiviteit… een gevaar voor de datakwaliteit. 

Ervaren organisaties

Organisaties die al veel ervaring hebben met het rapporteren over duurzaamheid hebben vaak al processen ingericht om deze data te verzamelen. Een top-down duurzaamheidsbeleid kan het draagvlak in de organisatie vergroten. Als het hogere management steun verkondigt, heeft dit ook invloed op het personeel. Soms is zelfs een speciaal team aangesteld dat verantwoordelijk is voor dataverzameling en -rapportering, waarbij state of the art dashboarding tools worden gebruikt.

Een valkuil voor organisaties die al veel ervaring hebben, is dat doelen vaak niet ambitieus genoeg zijn (bijvoorbeeld Shell). Voldoen aan de minimale richtlijn is vaak het uitgangspunt. Maar er zijn gelukkig ook voorlopers die grote ambities tonen.

Deze voorlopers ervaren uiteraard hobbels op hun pad. Immers, het vakgebied is nog verre van volledig ontgonnen dus genoeg tijd om het wiel uit te vinden, te ontwikkelen, te ervaren en bij te sturen. Daarnaast staat investeerders ook niet altijd te springen om investeringen in duurzaamheid. Immers, deze geïnvesteerde bedragen worden niet meer uitgekeerd aan aandeelhouders en de terugverdientijd, áls er überhaupt sprake is van terugverdienen, is lang niet altijd in cijfers uit te drukken. 

Gelukkig zijn er ook voordelen van vooroplopen. Wanneer bij het grote publiek bekend is dat een organisatie ‘groen’ is, is dat zonder meer goed voor het imago. Voorlopen betekent ook voorsprong opbouwen waar organisaties hun voordeel mee doen – bijvoorbeeld rond inbedding van de toenemende wet- en regelgeving. Tenslotte kunnen de vooroplopers ook de thought leaders zijn en invloed uitoefenen op nieuwe ontwikkelingen. 

Kansen benutten

Duurzamere maatregelen in de organisatie leveren enorme kansen op, óók financieel. Tijdens de corona crisis hebben we gezien dat het allemaal wel wat minder kan! Zo zijn niet alle zakenreizen naar verre oorden urgent, leaseauto’s hoeven echt niet allemaal elke dag in de file aan te sluiten en kantoorpanden kunnen best iets kleiner. Allemaal duurzame maatregelen en allemaal goed voor de portemonnee. 

Met de juiste rapportages en verantwoording kun je veel bereiken, zowel intern als extern. Er kan bewustwording worden gecreëerd over verantwoordelijkheid bij medewerkers, afnemers, leveranciers en investeerders. Maar eerst moeten we allerlei praktische issues overwinnen. Er zijn rapportageprocessen nodig, investeringen in systemen om de data in vast te leggen, en gerichte sturing op het duurzaamheidsbeleid. Hierin zorgen gemotiveerde medewerkers en helder beleid al voor een goed begin. 

Daarnaast is een belangrijke bepalende factor een aansturende overheid. Zowel uit de literatuur en de praktijk blijkt dat er een assertieve, sturende overheid nodig is om dit soort transities aan te wakkeren en te versnellen. Er is inzet nodig van het kabinet om duurzaamheid rapportages te normaliseren. Op die manier worden bedrijven niet alleen verantwoordelijk gehouden voor hun financiële impact, maar ook verantwoordelijk voor de impact op de samenleving en het milieu.