First Consulting helpt ProRail bij efficiëntieslag op datamanagement

03 september 2021 Consultancy.nl 3 min. leestijd

Het makkelijk en snel verkrijgen van de juiste data is belangrijk om het bedrijfsproces te stroomlijnen. Dit is ook het geval bij ProRail, waar First Consulting in samenwerking met ProRail een Proof of Concept (PoC)-tool heeft ontwikkeld. Met deze tool, genaamd IPOD (Inwinnen ProRail Object Data), kunnen nieuwe functionaliteiten en procesverbeteringen snel getoetst worden bij eindgebruikers. 

Bij ProRail wordt data uit projecten verzameld en verwerkt om besluiten te vormen. Het huidige proces om deze data in te winnen is omslachtig en tijdrovend. Projectaannemers leggen data lokaal vast en leveren deze bij ProRail aan. Vervolgens moeten deze data nog omgezet worden naar de ProRail-structuur. Daarnaast is de manier van het aanleveren van data afhankelijk van de aannemers, die bedrijfsspecifieke applicaties gebruiken. 

Via de nieuwe applicatie kan ProRail stappen maken in het: 

  • Optimaliseren van de dataworkflow
  • Samenbrengen van informatie die nu verdeeld is over verschillende applicaties en platforms
  • Verbeteren van de communicatiestroom tussen ProRail en aannemers
  • Automatiseren van foutgevoelige menselijke handelingen
  • Vereenvoudigen van het data-aanleverproces 

First Consulting helpt ProRail bij efficiëntieslag op datamanagement

Agile ontwikkeling mét de business 

Door de exploratieve aard van het project was vooraf niet duidelijk hoe het eindproduct eruit zou zien. Daarom leende dit project zich uitstekend voor een agile aanpak, waarbij in sprints van twee weken iteratief werd gewerkt aan de oplossing. Hierdoor was het mogelijk om een diverse groep eindgebruikers actief te betrekken bij de ontwikkeling van de applicatie en het aanscherpen van de visie.

Met behulp van een foundation sprint, één-op-één sessies, diverse workshops en een tweewekelijks reviewmoment werden de prioriteiten van de betrokken stakeholders in kaart gebracht en meegenomen bij het bepalen van de scope van de volgende sprint(s). 

Naast de nauwe samenwerking met de toekomstige eindgebruikers, werd de ontwikkeling van IPOD ook ondersteund door een procesteam vanuit ProRail. Het samenspel met dit team maakte het mogelijk om procesverbeteringen direct te implementeren en deze mee te nemen in de ontwikkeling van IPOD. Zo sluit de tool beter aan op het proces. 

Behaalde resultaat en vervolgstappen 

De exploratieve ontwikkeling van de tool heeft geleid tot de volgende resultaten:  

  • Een grote groep betrokken eindgebruikers is enthousiast over de ontwikkeling van IPOD
  • Een eerste versie van de IPOD-applicatie kan nu uitvoerig getest worden met de verschillende gebruikersgroepen voordat de doorontwikkeling plaatsvindt
  • Er is een duidelijk overzicht van verschillende functionaliteiten die juist wél of niet gewenst zijn als uitgangspunt voor de doorontwikkeling

In de vervolgfase zal toegewerkt worden naar de livegang en implementatie van de IPOD-applicatie. Hierbij is het beoogde doel dat de applicatie zal resulteren in tijdsbesparing, een soepele communicatie tussen ProRail en aannemers, het verbeteren van de datakwaliteit en het ondersteunen van het data-aanleverproces van begin tot eind.