Maastricht University werkt aan nieuw aanmeldportal voor studenten
Vanaf juli 2022 kunnen studenten aan Maastricht University gebruikmaken van een vernieuwde aanmeldportal. De vernieuwing belooft een flinke verbetering te zijn voor studenten, en achter de schermen kan ook de universiteit de vruchten plukken van de verschillende verbeteringen die worden doorgevoerd.
In 2019 vroeg Maastricht University adviesbureau SeederDeBoer om mee te werken aan een project om het aanmeldingsproces voor studenten opnieuw in te richten. Belangrijkste doelstelling van het traject: de studenten centraal stellen, en hen voorzien van een soepel aanmeldproces dat volledig op de studenten is afgestemd.
Intern leefde de doelstelling meer uniformiteit te creëren (wat bovendien aan de efficiency ten goede zou komen) en meer grip en overzicht te krijgen op het proces.
Michiel Borgers, de CIO van Maastricht University, herinnert zich de ‘case of change’: “Het aanmeldingsproces voor studenten verliep niet optimaal. Studenten kregen tijdens en na het aanmelden te maken met te veel vormen aan communicatie en berichten. Daar wilden we iets aan doen: het proces makkelijker, verbindend en aantrekkelijk maken.”
De afgelopen circa twee jaar is het proces helemaal opnieuw ontworpen. Door het ophalen van ervaringen en ‘requirements’ van studenten werd een procesblauwdruk ontwikkeld, en deze is tegen best practices aangehouden om verdere verbeteringen te kunnen identificeren. Daarnaast is een IT-ontwerp gemaakt – IT speelt immers een essentiële rol in het mogelijk maken van een soepel en naadloos proces.
SeederDeBoer implementatiepartner
Al vroeg in het proces werd SeederDeBoer aan boord gehaald als implementatiepartner. Borgers: “Omdat dit niet alleen een IT-project is, maar ook een verandertraject waarbij communicatie, processen en de verschillende belangen belangrijk zijn, wisten we dat we daar ondersteuning bij nodig hadden van een partij die dit snapt. En dat is SeederDeBoer.”
Collin Prumpeler, Afdelingshoofd Bureau Onderwijs bij Maastricht University, vult aan: “Het goede was dat ze ons aanraadden om eerst pas op de plaats te maken. We hebben geïnvesteerd in de samenwerking, in het creëren van draagvlak binnen de universiteit. Hierdoor begrepen mensen beter wat we wilden en gingen doen. Dat was erg belangrijk voor het succes van het project.”
Zo wist het team het voor elkaar te krijgen dat, ondanks verschillende tegenslagen (zoals een grote cyberaanval) en hobbels (bijvoorbeeld de Covid-19-beperkingen), het programma binnenkort live gaat. Borgers: “We zijn druk aan de slag met de implementatie van het systeem en processen, zodat studenten vanaf juli 2022 gebruik kunnen maken van het vernieuwde aanmeldportal.”
Quick wins
In de aanloop naar de livegang zijn verschillende deelinitiatieven al getest en in de praktijk gebracht. Hierbij is gekozen voor de initiatieven die het meest interessant waren om naar voren te halen, de zogeheten ‘quick wins’.
Twee van zulke quick wins zijn de VWO fast track, een functie waarbij VWO-studenten direct horen of ze aangenomen zijn, en een chatfunctie voor het Student Service Center, zodat studenten niet alleen via de telefoon of per mail contact kunnen opnemen. “Daar wordt al enorm veel gebruik van gemaakt”, geeft Prumpeler aan.
Pauline Aalten, afdelingshoofd Student Desk bij Maastricht University, kijkt met gepaste trots terug op wat tot op heden is bereikt. “We hebben in deze moeilijke tijden toch heel veel bereikt. Daar mogen we trots op zijn. We zijn een voorbeeld voor andere projecten, wat mij betreft.”
Toch wil ze nog niet te hard van stapel lopen, de eindstreep is immers nog ver weg. “We zetten nu volledig de schouders eronder, door agile te werken, op regelmatige basis te evalueren en studenten te blijven betrekken bij wat we doen. Zodat er straks een aanmeldproces is dat helemaal gericht is op het individu. Ik kijk ernaar uit.”
Vanuit SeederDeBoer werk(t)en onder meer Bas Lohman (managing consultant) en Lian Nel en Judith Roffel (junior consultants) mee aan de opdracht.
