Hoe de railsector waarde kan verhogen met lean management
De Covid-19-crisis heeft een enorme impact gehad op de railsector. Als gevolg hiervan staan vervoerders (zoals NS), infrabeheerders (zoals ProRail) en fabrikanten (zoals Stadler) onder druk om efficiënter te werken. Experts van Supply Value leggen uit hoe de sector kosten kan verlagen door gebruik te maken van lean management.
Lean management richt zich op het creëren van een zo hoog mogelijke waarde voor de klant, tegen zo weinig mogelijk verspilling in het proces, oftewel: zo efficiënt en effectief mogelijk werken en waar mogelijk besparingen realiseren. Door het gebruik van lean management worden de processen in een organisatie continu verbeterd.
Dit begint bij het aankaarten van het probleem en het herkennen van het bijbehorende proces. Aan de hand van een waardestroomanalyse worden alle stappen van het proces in kaart gebracht en worden eventuele verspillingen en niet-waardetoevoegende activiteiten visueel weergegeven en gekwantificeerd. Door het proces zo onder de loep te nemen en ‘overbodige’ stappen (verspillingen) te elimineren, wordt het proces efficiënter en effectiever ingericht.
Lean kent acht vormen van verspilling, ook wel bekend onder het acroniem ‘TIMWOODS’:
Maar hoe zien we deze vormen van verspilling terug in de praktijk? Hoe kan lean management deze vormen van verspilling reduceren? We kijken naar praktische voorbeelden bij drie verschillende typen organisaties in de railsector: fabrikanten, infrabeheerders en vervoerders.
Fabrikanten
De lean-filosofie is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota. De principes van deze filosofie zijn daarom ook zeer goed toe te passen op fabrikanten in de railsector. Een veelvoorkomende vorm van verspilling in dit soort organisaties is inventory.
Een organisatie als Stadler Rail heeft een grote voorraad van onderdelen die nodig zijn om de treinen te produceren. Vaak is deze voorraad groter dan nodig is om zo aan een eventuele onverwachte stijging in de vraag naar treinen te kunnen voldoen.
Dit is een vorm van verspilling die kan worden verholpen door een betere afstemming te creëren tussen de vraag van vervoerders en het aanbod van fabrikanten, zodat onverwachte stijgingen in de vraag minder voorkomen en de fabrikant niet meer genoodzaakt is een grote voorraad van onderdelen te hebben. Door hier bijvoorbeeld gebruik te maken van predictive maintenance wordt de vraag van vervoerders naar onderdelen voor de treinen veel voorspelbaarder.
Een andere vorm van verspilling die veel voorkomt is motion: onnodige bewegingen van personeel. Een voorbeeld hiervan is dat werknemers van de fabrikant steeds een lange afstand moeten afleggen tussen verschillende werkplekken.
Dit kost tijd die geen enkele waarde toevoegt voor de klant. Door hier de lean-filosofie toe te passen en de werkplekken van personeel dichter bij elkaar te leggen wordt deze kostbare tijd van personeel niet meer verspild. Tot slot komt bij dit type organisaties ook skills unused veel voor als vorm van verspilling.
Kenmerkend voor productieorganisaties is de verdeling van werk in kleine subtaken. Dit maakt het werk eenvoudiger en repetitiever, wat tot minder fouten in het werk moet leiden. Deze verdeling van werk zorgt echter voor een toename in het aantal afstemmingsmomenten. Bovendien worden werknemers door dit soort werkzaamheden minder uitgedaagd om problemen op te lossen of dingen beter te maken.
Een voorbeeld hiervan is een werknemer die een fout maakt en zelf in staat is deze fout te corrigeren. Het oplossen van deze fout is echter niet zijn verantwoordelijkheid, maar die van zijn manager. Het communiceren van deze fout en de overdracht van het oplossen ervan kost tijd. Door werknemers zelf hun fouten te laten oplossen kunnen organisaties deze tijd besparen, wat uiteindelijk de winstgevendheid zal verhogen.
Infrabeheerders
Ook voor infrabeheerders kan het inzetten van lean management helpen bij het elimineren van verspillingen om zo de kosten te verlagen en uiteindelijk de klantwaarde en winstgevendheid te verhogen. Vooral defects komen hier vaak voor: volgens statistieken van Rijdendetreinen.nl zijn er in de periode van 1 januari 2011 tot en met 2 november 2020 33.693 storingen gemeld voor het treinverkeer binnen Nederland.
De top drie belangrijkste storingsoorzaken zijn 1) defecte trein (9.277 storingen), 2) seinstoring (3.116 storingen) en 3) wisselstoring (2.748 storingen). Seinen wisselstoringen vallen onder de verantwoordelijkheid van de infrabeheerders, en veroorzaken dus ruim 17% van alle verstoringen. Infrabeheerders kunnen hier veel besparen door deze vorm van verspilling te reduceren.
Ook hier kan predictive maintenance een rol spelen, om zo defecten te verhelpen voor ze een verstoring veroorzaken. Dit zorgt er niet alleen voor dat de kosten lager worden, maar leidt ook tot betere prestaties.
Een verspilling die gerelateerd is aan defects betreft overprocessing. Wanneer ergens langs het spoor een defect optreedt waardoor treinen daar niet meer overheen kunnen rijden, wordt dat stuk spoor voor een bepaalde tijd buiten gebruik gesteld en kunnen er geen treinen over rijden. Het doel hiervan is voldoende tijd te creëren om het defect op te lossen en reizigers vroegtijdig te kunnen informeren wanneer hun reis hierdoor beïnvloed wordt.
Vaak is het echter zo dat het spoor langer buiten gebruik wordt gesteld dan nodig is, omdat het defect reeds is opgelost of dat de impact van het defect beperkt is. Door meer onderzoek te doen naar welke defecten een lange of korte doorlooptijd hebben en wat dit betekent voor de mogelijkheid om treinen door te laten rijden of niet, kan per defect beter worden beoordeeld in hoeverre het stuk spoor buiten gebruik moet worden gesteld. Zo wordt verspilling door het creëren van onnodig veel zekerheid en voorzichtigheid voorkomen.
Vervoerders
Ook bij vervoerders komt verspilling voor. Iedereen heeft weleens in een lege coupé van een trein gezeten: een typisch voorbeeld van overproduction. In die situatie is de vraag van de klant, in dit geval de reiziger, kleiner dan het aanbod van de vervoerder.
Dit leidt tot een overschot aan zitplaatsen in de trein, wat betekent dat de vervoerder deze dienst ook met een kortere trein had kunnen rijden. Het overbodige treinstel had dan ergens anders ingezet kunnen worden waar de vraag van de reiziger groter is, of had zelfs helemaal niet hoeven rijden.
NS heeft hier onlangs een oplossing voor bedacht: reizigers kunnen voortaan aangeven welke trein zij van plan zijn te nemen. Zo kan NS de vraag van de klant beter voorspellen, en kan verspilling in de vorm van onnodig lange treinen makkelijker worden voorkomen.
Bij het ’s ochtends opstarten van de dienstregeling is het zaak het juiste type trein vanuit het opstelterrein op het juiste spoor te krijgen. Omdat er slechts een beperkt aantal sporen beschikbaar is, leidt dit altijd tot gepuzzel: welk treinstel hebben we morgen als eerste nodig, en hoe zorgen we dat we daar makkelijk bij kunnen? Door hier veel aandacht te besteden aan de planning van de volgende dag en de positie van de benodigde treinstellen kan onnodig transport van deze treinstellen voorkomen worden.
De laatste vorm van verspilling, waiting, is ook iets wat veelvuldig voorkomt bij vervoerders. Wanneer het tijd is voor een trein om te vertrekken, zorgt de machinist ervoor dat de trein gereed is voor vertrek. Vervolgens kijkt de conducteur of de situatie op het perron en bij de deuren van de trein veilig is, alvorens het signaal aan de machinist te geven dat hij kan gaan rijden.
De machinist moet hier dus wachten tot de conducteur zijn of haar taak heeft uitgevoerd. Door bijvoorbeeld camera’s aan de trein te monteren waarop de machinist zelf de situatie op het perron en bij de deuren van de trein kan beoordelen, ontstaan er minder afstemmomenten en hoeven conducteur en machinist niet op elkaar te wachten.
Continu verbeteren
Het toepassen van lean draait uiteindelijk om continu verbeteren. Het is daarom geen lineair proces: zodra de gevonden verspillingen zijn verholpen, begint de zoektocht naar nieuwe mogelijkheden tot verbetering. Organisaties zijn daarom nooit ‘klaar’ met het toepassen van lean: veranderende klantwensen, technologische ontwikkelingen en aanpassing van wet- en regelgeving zorgen bijvoorbeeld steeds voor nieuwe kansen en uitdagingen om processen beter of slimmer in te richten.
Op die manier kunnen organisaties doorlopend hun prestaties verbeteren en tegelijkertijd kosten besparen. Hierdoor komen ook weer middelen vrij die ingezet kunnen worden om nog beter aan de wensen van de klant te voldoen.
