Q&A met Sebastian Leferink, co-founder van Leanprofs
In januari dit jaar startte Sebastian Leferink met Leanprofs, een bureau dat zich specialiseert in het creëren van een high performance-omgeving door gebruik te maken van de lean en agile methodieken. Een gesprek met co-founder Leferink over zijn drijfveren, ervaring en het vak.
Van huis uit ben je technisch en bedrijfskundig opgeleid en heb je een Black Belt certificering in Six Sigma en Lean. Waarom ben je dan zo geïnteresseerd in communicatie binnen Lean & Agile organisaties?
Dat gaat eigenlijk al terug naar mijn studietijd aan de Universiteit Twente. Ik was geïnteresseerd in de semantiek van computer talen, dat door Professor Ronald Stamper werd gegeven. Een leuke tijd overigens, waarin we regelmatig op zijn universiteitskamer zaten te sparren over dit onderwerp.
Door hem ben ik gevraagd om deel te nemen aan een groot internationaal samenwerkingsproject, waarin we de impact van het internet op samenwerking onderzochten. Super leuk. In die tijd (1994), begon het internet net wat meer bekend te worden Sommigen herinneren het zich misschien nog, de telefoonhoorn op de modem leggen en dan via Netscape navigator internetten.
Wat mij in dit project zo intrigeerde was dat het niet over de techniek ging, maar vooral over de impact van de techniek (internet) op onze interactie en samenwerking. In dit project werd ik me bewust van twee zaken. Ten eerste dat de manier waarop wij met elkaar de interactie aangaan bepalend is voor het succes van het team. Ten tweede dat wanneer de omgeving wijzigt, het lijkt alsof we opnieuw moeten leren communiceren en samenwerken.
Wat maakt samenwerken in Lean of Agile organisaties volgens jou zo ingewikkeld?
Iedereen wil op een prettige wijze samenwerken en resultaat boeken. Punt is alleen dat wanneer je met de inhoud bezig bent, je vaak vergeet om naar de vorm te kijken. Er wordt dan vaak veel gepraat en weinig gecommuniceerd. Juist dit zorgt voor veel tijdverlies, frustratie en strijd. Dit komt het vertrouwen in het team en het uiteindelijke resultaat natuurlijk niet ten goede.
Onze ervaring van de afgelopen jaren is, dat juist in het verbeteren van de dialoog de sleutel voor succes ligt in Lean en Agile transities.
Hoe los je dit op?
Het begint ermee dat je leert om vanuit een ander perspectief naar je team en organisatie te kijken. Even rustig ‘achteroverleunen’, zodat je even uit de inhoud stapt en kijkt naar de vorm van de dialoog. De eerste vraag is dan; “Helpt de manier waarop we nu met elkaar de dialoog aangaan ons bij het behalen van onze doelen?”
Hoe helpt Leanprofs daarbij?
Leanprofs zet Lean en Agile niet alleen in om procesverbeteringen door te voeren, maar juist ook om de verspilling uit de interactie en samenwerking van het team te halen. Samen met onze opdrachtgevers creëren we letterlijk een omgeving die de dialoog en de samenwerking faciliteert. Dit klinkt basaal, maar door een verkeerde focus zien we dit vaak verkeerd gaan in organisatie transities.
Wat betekent dit dan voor teamleider of leidinggevenden in het algemeen?
Leidinggevenden waarmee we samengewerkt hebben, geven aan dat onze benadering in eerste plaats geholpen heeft bij het creëren van overzicht en het voorkomen van onnodige strijd en frustratie. Daar waar anderen door de bomen het bos niet meer zagen, wisten zij met onze insteek toch iedere keer weer focus te houden en de juiste krachtige vraag te stellen om het team verder te helpen.
Maar bovenal, geven klanten aan dat het heeft geholpen bij het creëren van meer persoonlijke rust en een gevoel van vrijheid. Dat ze niet meer avond na avond zaten over te werken of wakker lagen van alle uitdagingen die ze hadden. En eerlijk gezegd is dat met name waar we het voor doen. Dat onze klanten weer plezier ervaren in het werk, hoe lastig de uitdagingen soms ook zijn.
Welke adviezen geef je het vaakst aan klanten?
Veel organisaties zijn de afgelopen jaren al bezig geweest met verbetermethoden zoals Lean, Agile, Six Sigma. De kunst zit hem vooral in het op de juiste wijze inzetten van de samenwerking en het voeren van een dialoog. Van leiders vraagt dit dat ze op een andere wijze leren kijken naar hun team. Daarbij geven we over het algemeen 3 adviezen mee:
- Ten eerste, begin met het kijken vanuit een ander perspectief – probeer eens achterover te leunen en niet naar de inhoud te luisteren maar naar de vorm van de dialoog.
- Ten tweede probeer uit je hoofd te komen en echt te luisteren. Een belangrijke tip daarbij is om goed naar de kwaliteit en vorm van je eigen vragen te kijken. Geeft ze het gewenste antwoord en effect. Zo niet, pas dan je vraag aan.
- Tot slot probeer eens naar je omgeving te kijken. In welke mate faciliteert deze écht de dialoog van het team? Technieken en methoden uit Lean en Agile vormen daarin een basis, maar jij als leidinggevende maakt het echte verschil.
