Haagse Hogeschool verbetert processen samen met Turner en Conclusion

Wat doe je wanneer je als opleiding het idee hebt dat de ondersteuning vanuit het faculteitsbureau beter zou kunnen? Verbetering lijkt ver weg en de onderlinge verhoudingen staan onder druk. De Haagse Hogeschool schakelde een multidisciplinair duo in – Turner-adviseur Martijn Walvis en Conclusion Implementation-adviseur Jeffrey Koop.

Aan de faculteit Social Work & Education van de Haagse Hogeschool studeren meer dan 2.000 studenten sociaal werk, pedagogiek en pabo. Ook wordt er onderzoek gedaan naar thema’s als wereldwijd onderwijs en diversiteit in het onderwijs.

Aan het faculteitsbureau de taak om het onderwijs en onderzoek te ondersteunen. Onder de onderwijzende en onderwijsondersteunende medewerkers leefde echter het gevoel dat zaken een stuk effectiever en efficiënter georganiseerd konden worden, wat ook zijn weerslag had op de verhoudingen tussen het faculteitsbureau en het onderwijspersoneel.

Ook leidde de situatie tot extra werkdruk, wat het nog eens lastiger maakte om de tijd vrij te maken om de problemen op te lossen. Oftewel: er was sprake van een vicieuze cirkel, die de faculteit uiteraard graag wilde doorbreken. Om daarbij te helpen werd de hulp ingeschakeld van Martijn Walvis, Associate-adviseur bij Turner, en Jeffrey Koop, Business Consultant bij Conclusion Implementation.

20 mailtjes per probleem

“Ik heb gevraagd om de onderwijsondersteunende processen en de knel- en verbeterpunten per proces daarbij in kaart te brengen”, vertelt Rob Soekhlal, interim-manager van het faculteitsbureau. “Samen met alle betrokkenen, dus zowel de docenten als het onderwijsondersteunend personeel. Want veel problemen ontstaan door onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden, is mijn ervaring.”

Dat kan pabo-docent Christian Brouwer beamen. Als lid van de toets- en examencommissie werkt hij veel samen met het faculteitsbureau: “Het oplossen van relatief kleine problemen kost al snel 20 mailtjes. Denk aan een student die zich voor het verkeerde tentamen heeft ingeschreven of na de inzagetermijn alsnog een toets wil inzien. Doordat het niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk draagt, creëren we steeds weer onze eigen problemen. En zo wordt de student van het kastje naar de muur gestuurd.”

Eén totaaloverzicht

Om dergelijke knelpunten te identificeren, brachten Walvis en Koop in digitale workshops met docenten, hun teamleiders en medewerkers van het faculteitsbureau de processen in kaart. Door dit gezamenlijk te doen met alle betrokken medewerkers werden ook de gemeenschappelijke knelpunten inzichtelijk. Zo wordt niet alleen het proces verbeterd, maar ook de onderlinge samenwerking.

Uiteindelijk werden de uitkomsten samengebracht in een procesmodel: één totaaloverzicht van de dienstverlening van het faculteitsbureau. “Doordat zowel onderwijsondersteunend als onderwijzend personeel betrokken waren bij de werksessies, kunnen beide partijen zich herkennen in de weergave van de processen en de geformuleerde knelpunten”, aldus Soekhlal. “Dat is belangrijk, want zo kunnen ons allemaal committeren aan de manier van werken en aan het potentieel aan verbeteringen dat we zien.”

Examinering onder de loep

Een van de processen waar al gauw het nodige mis bleek te gaan was het toetsing- en examineringproces. Aangezien dit juist zo’n belangrijk proces is zoomde het team hier verder op in. Samen met alle betrokkenen werden de problemen, oorzaken daarvan en mogelijke oplossingen onder de loep genomen.

“Martijn en Jeffrey hebben dit heel grondig aangepakt”, blikt Brouwer terug. “Bij elk probleem gingen ze door op de waarom-vraag. Zo kwamen we erachter dat verschillende problemen steeds dezelfde grondoorzaak hadden. En dat er ook problemen waren met meerdere grondoorzaken. Heel verhelderend.”

“We krijgen er effectievere en efficiëntere processen voor terug. En – daar gaat het ons uiteindelijk om – we helpen studenten beter.”

Alle thema’s, knelpunten, grondoorzaken, verbeterideeën, acties en verantwoordelijkheden werden gebundeld in een verbeterlijst, die een soort verbeterplan vormde voor dit proces.

“Veel problemen bleken verrassend simpel op te lossen”, vertelt Brouwer. “Laten we studenten een instructiefilmpje meesturen voor het inschrijven van tentamens. Of: laten we de inzagetermijn voor toetsen ook in onze jaarkalender opnemen. Maar natuurlijk zijn er ook lastigere dossiers, waar je nieuw beleid voor moet maken.”

Zo vroegen de fraudedetectie en online toetsing om extra aandacht. Brouwer: “Hoe zorgen we ervoor dat docenten de juiste stappen kennen om plagiaat te herkennen? Welke stappen neemt een docent die plagiaat vermoedt? Wanneer heb je een meldplicht? En als het gaat om online toetsen: wanneer zet je als docent welke toetsvorm in? Wat kun je aan gespecialiseerde software overlaten – en wat niet? Nu we weer overzicht hebben, kunnen we heel gericht beleid maken hiervoor.”

Waardevolle investering

Op deze manier werden met alle betrokkenen alle processen doorgenomen. Dat vergde uiteraard even een flinke investering. “Ja, we hebben veel tijd gestoken om alle processen door te ploegen”, onderkent Soekhlal. “En ja, dat leverde natuurlijk extra belasting op voor alle betrokkenen. Maar het is een investering die ons allemaal gaat helpen. We krijgen er effectievere en efficiëntere processen voor terug. En – daar gaat het ons uiteindelijk om – we helpen studenten beter.”

Ook Brouwer is ervan overtuigd dat de investering zichzelf terugverdient. “Na 28 jaar in het onderwijs ben ik nogal sceptisch geworden over verbetertrajecten. Te vaak kost het mij als docent inderdaad heel veel tijd en levert het oppervlakkige inzichten op. Martijn en Jeffrey hebben juist keihard gewerkt, zodat wij ontlast werden. Elke meeting lag er een goed stuk waarmee wij aan het werk konden. En aan het einde pakten ze steeds de regie weer terug. Dat werkte heel prettig.”

Walvis en Koop blikken dan ook tevreden terug op de gezamenlijke opdracht. “Ontzettend leuk om te horen hoe Rob en Christian de samenwerking hebben ervaren”, geeft Walvis aan. “Het is elke keer weer gaaf om te zien hoe je, door samen de inhoud in te duiken, ook meer onderling begrip en vertrouwen creëert.”

“Multidisciplinair samenwerken heeft zich wederom bewezen”, voegt Koop toe. “Gaaf om te zien hoe het bij elkaar brengen van verschillende perspectieven heeft geleid tot gezamenlijke oplossingen.”