Turner helpt vakschool met professionaliseren inkoopfunctie
Vakschool Het Hout- en Meubileringscollege (HMC) heeft de afgelopen maanden samen met Turner gewerkt aan het professionaliseren van de inkoopfunctie, met als resultaat efficiëntere en kwalitatief betere processen.
In de verschillende ‘winkels’ van het Hout- en Meubileringscollege kunnen de studenten materialen inkopen voor hun studieprojecten. Deze materialen zijn essentieel voor de vakschool, het gaat om materialen zoals meubels, maquettes en andere interieurobjecten die studenten nodig hebben in het kader van hun praktijkopleiding.
Ruimte voor optimalisatie
Deze winkels bedienen inmiddels zo’n 4.000 studenten, en krijgen hun voorraad aangeleverd met behulp van de inkoopfunctie. Door de sterke toename in het aantal studenten over de afgelopen jaren (zowel in Amsterdam als Rotterdam) ontstond de behoefte om het inkoopproces voor de winkels onder de loep te nemen. Want er was, zo was de verwachting, ruimte voor optimalisatie.
De directeur bedrijfsvoering van HMC vroeg Turner om te helpen bij dit vraagstuk, met als uiteindelijke doelstelling het betaalbaar en haalbaar houden van de winkels.
Inventarisatie en speerpunten opstellen
De consultants van Turner trapten het project af met een inventarisatie bij de diverse stakeholders, waaronder locatiemanagers, winkelbeheerders en de financiële afdeling. Doel hierbij was om goed in kaart te brengen hoe alle processen, rollen en verantwoordelijkheden zijn ingericht, en op welke punten hierin verbeteringen kunnen worden gerealiseerd.
Vervolgens werkten de adviseurs de mogelijke verbeterpunten nader uit, waarbij vijf speerpunten zijn gedefinieerd. Op basis van die speerpunten kan HMC de nodige verbeteringen doorvoeren. Voor elk van deze punten is een eigenaar aangewezen die deze punten omzet in duidelijke actiepunten.
Verbeterpotentieel
Er ligt inmiddels een concreet plan met vijf verbetergebieden. Door hier aandacht aan te besteden zal HMC meer grip krijgen op de financiën en het inkoopproces van zijn winkels.
Om te beginnen dient HMC zijn bestelprocedure te verbeteren voor zowel de studenten als de docenten. Dit zal bijdragen aan een meer gestroomlijnd inkoopproces en betere financiële afhandeling. Verder moet het inkoopbeleid geprofessionaliseerd worden om de kwaliteit van het inkoopproces te verhogen. Dit behelst tevens het comprimeren van het assortiment voor de winkels.
Verder is het belangrijk om het voorraadbeheer en de registratie van voorraad te optimaliseren. Dit moet leiden tot een beter inzicht in beschikbare voorraden, een effectiever gebruik van de voorraadlocaties en een optimale inzet van het personeel.
Een vierde verbeterpunt betreft de administratie. Door deze te stroomlijnen worden goederenstromen inzichtelijker, kan slimmer worden ingekocht en kunnen de administratieve inspanningen zo laag mogelijk worden gehouden.
Tot slot is het belangrijk om in het verbetertraject de doorgevoerde verbeteringen en veranderingen goed te begeleiden. Zodoende kunnen de geplande acties goed worden omgezet en de beoogde resultaten worden behaald.
Bij dit project van Turner waren consultants Femke van den Wall Bake, Fred Conijn en Alex Crezee betrokken.
