Coronalessen voor inkopers: risicomanagement en partnerships

10 februari 2021 Consultancy.nl

2020 was in vele opzichten een bizar jaar voor inkoop. Daarmee was het echter ook een zeer leerzaam jaar. Volgens een nieuwe enquête van Supply Value onder 400 inkoopprofessionals springen twee lessen er duidelijk uit: denk zorgvuldiger na over toekomstige risico’s en vergroot je veerkracht met het bouwen van sterke partnerships.

De onderzoekers van Supply Value vroegen de inkoopprofessionals – werkzaam bij grote corporates en mkb’s – welke thema’s extra in de schijnwerpers zijn komen te staan door de coronacrisis. ‘Risicomanagement’ werd het vaakst genoemd, gevolgd door ‘het aangaan van partnerships’.

Risicomanagement

Maar liefst 64% van de respondenten geeft aan dat risicomanagement structureel een andere rol zal krijgen. Wanneer een organisatie haar risicomanagement goed op orde heeft, worden risico’s tijdig gesignaleerd. Natuurlijk zijn risico’s nooit volledig uit te bannen, maar op deze manier kunnen ze weloverwogen worden genomen, wat een positieve invloed heeft op de bedrijfseconomische resultaten.

Coronalessen voor inkopers: risicomanagement en partnerships

Risico wordt doorgaans gedefinieerd als de kans dat iets gebeurt maal de impact die dat heeft. Als organisatie heb je te maken met interne en externe risico’s. Interne risico’s spelen zich af binnen de muren van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het hebben van een gebrekkig contract met een leverancier waardoor kortingen worden misgelopen of leveringen niet (tijdig) plaatsvinden.

Externe risico’s spelen zich af buiten de invloedssfeer van de organisatie. Denk aan politieke verschuivingen, natuurrampen en – je raadt het al – pandemieën. Zo liep de productie van de iPhone vertraging op doordat bepaalde onderdelen niet konden worden geleverd.

Doordat externe risico’s ontstaan buiten de eigen invloedssfeer kun je ze niet voorkomen, maar dat betekent niet dat je je er niet op kunt voorbereiden. Op dit gebied hebben inkopers echter nog veel te leren, zo stelt Gert van Beek, managing consultant van Supply Value.

“Over het algemeen wordt risicomanagement nog steeds onderschat door inkoopprofessionals”, geeft hij aan. “Op het moment dat alles goed gaat, waarom zou je dan tijd en aandacht aan risicomanagement besteden? Maar dat is geen excuus, je weet nooit wat er kan gebeuren. Dat hebben we vorig jaar wel gezien. Organisaties worden nu gedwongen om hun risicomanagement onder de loep te nemen. Dat dit thema juist nu hoog zou eindigen lag dus in de lijn der verwachtingen.”

Daarbij brengt de globalisering extra kwetsbaarheden met zich mee. “Dit jaar zagen we dat veel organisaties afhankelijk zijn van leveranciers in China. Als dat stil komt te liggen, dan heb je een enorm probleem. En er is niet direct een alternatief voorhanden”, aldus Van Beek.

Wie zijn risico’s beter wil managen zal volgens Van Beek goed moeten kijken naar afhankelijkheden en beschikbare alternatieven. Dat begint met een goede analyse en meer inzicht in het inkooppakket. Maar hoe vul je risicomanagement vervolgens concreet in?

“Waarom zou je aandacht besteden aan risicomanagement als alles goed gaat? Maar dat is geen excuus, je weet nooit wat er kan gebeuren. Dat hebben we dit jaar wel gezien.”

Van Beek stelt dat inkopers er goed aan doen verder te kijken dan leveranciersprestaties alleen, juist omdat organisaties steeds afhankelijker worden van hun leveranciers. “Inkopers moeten het gesprek met leveranciers durven aangaan om te ontdekken hoe een toeleverancier kan bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Veel inkopers vinden het eng om de strategie en doelstellingen te delen met leveranciers. Maar ik denk dat je daar niet aan ontkomt, zeker als je heel afhankelijk bent.”

Partnerships

Deze roep om nauwer samen te werken met leveranciers sluit aan op de tweede prioriteit die inkopers identificeren: partnerships. Iets minder dan de helft (44,7%) van de respondenten geeft aan als gevolg van de coronacrisis partnerships structureel een andere rol te geven

“Een partnership classificeren wij als een excellente langetermijnsamenwerking waarbij partners elkaar op een transparante en eerlijke manier aanvullen”, legt Van Beek uit. “Een belangrijk onderdeel daarvan is dat gezamenlijke doelstellingen en collectieve acties de samenwerking versterken en dat gezamenlijke successen worden behaald. Daarnaast vormt vertrouwen in je partner en in de relatie de basis voor succes.”

De waarde van betrouwbare partners werd vorig jaar voor bedrijven soms op pijnlijke wijze duidelijk – juist doordat leveranciers zich onder de druk van de crisis niet altijd van hun meest betrouwbare kant lieten zien.

Van Beek: “Kort na het uitbreken van het coronavirus in Nederland, kwamen verschillende berichten dat enkele grote organisaties (met name retailers) eenzijdig de betalingstermijn voor leveranciers hebben verlengd. Zonder met elkaar om de tafel te gaan, op zoek naar een werkbare oplossing, kregen veel leveranciers een brief op de mat waarin dat werd medegedeeld. Een pijnlijke klap voor veel organisaties met een breuk in het vertrouwen tot gevolg. Deze eenzijdige beslissing is een typisch voorbeeld van kortetermijndenken en komt de langetermijn-strategische relatie niet ten goede.”

Zo kwamen veel organisaties er in korte tijd achter met welke leveranciers ze verder wilden en van welke ze beter afscheid konden nemen. “In tijden van economische onzekerheid is het juist ontzettend belangrijk om met elkaar het gesprek aan te gaan en te zoeken naar werkbare oplossingen waar je samen met je toeleveranciers beter en sterker uitkomt”, stelt Van Beek.

Samen sta je sterker. Het is een oude wijsheid die in tijden van crisis weer wordt bevestigd: je kunt beter samen proberen de storm te doorstaan dan op eigen houtje opereren. “Het bouwen aan een partnership kan zekerheid bieden in economisch barre tijden, het vergroot de kans dat leveranciers jou de voorkeur geven (customer of choice) ten opzichte van bedrijven die een brief sturen en het helpt om samen te versnellen op het moment dat de economie weer aantrekt”, besluit Van Beek.