Hoe hou je anno 2020 medewerkers vitaal en gemotiveerd?

24 november 2020 Consultancy.nl 8 min. leestijd
Profiel

In het snel veranderende bedrijfslandschap van de laatste jaren vormt het gemotiveerd en vitaal houden van medewerkers een steeds grotere uitdaging. Dit jaar kreeg deze uitdaging geheel onverwacht nog een geheel nieuwe dimensie, nu bijna iedereen vanuit huis werkt. Hoe zorg je als werkgever dat medewerkers met energie en plezier hun werk blijven doen, en zich verbonden blijven voelen met de organisatie? Jan-Peter Kastelein en Yvette Tietema van YNNO geven advies.

De opkomst van talloze nieuwe technologieën biedt organisaties vele nieuwe kansen, van het beter leren kennen van de klant tot het creëren van compleet nieuwe businessmodellen. Daarmee is echter ook de aard van het werk voor velen grondig veranderd. Dit hoeft geen probleem te zijn, maar vraagt wel om aandacht.

“De keerzijde van deze nieuwe manier van werken is dat het kan leiden tot een hogere werkdruk en werkstress bij medewerkers. Organisaties buigen zich dan ook over de vraag: hoe houd ik mijn medewerkers gemotiveerd en vitaal?”, vertelt Jan-Peter Kastelein, Managing Partner van YNNO, een adviesbureau dat is gespecialiseerd in nieuwe manieren van werken.

De urgentie van deze vraag wordt geïllustreerd door onderzoek van TNO, waaruit blijkt dat één op de acht medewerkers in Nederland burn-out gerelateerde klachten ervaart door onder andere het gebrek aan zelfstandigheid in het werk, groeiende stress op het werk, de grote prestatiedruk en het steeds sneller en efficiënter moeten werken.

Hoe hou je anno 2020 medewerkers vitaal en gemotiveerd?

“Dit aantal lijkt alleen maar toe te nemen”, geeft Kastelein aan, die meteen benadrukt dat het bestrijden van dergelijke klachten niet alleen in het belang is van de werknemers, maar zeker ook van de werkgever: “Andere onderzoeken laten zien dat vitale medewerkers loyaler en creatiever zijn, beter presteren en slimmer werken in vergelijking met hun niet vitale collega’s. Organisaties doen er verstandig aan naar een betere balans te zoeken tussen het aan de ene kant efficiënt inzetten van medewerkers en aan de andere kant het gezond en vitaal houden van deze medewerkers.”

Betrokken op afstand

Daarbij moeten organisaties sinds maart ook nog rekening houden met de nieuwe realiteit waarin we ons ineens bevinden: bijna iedereen werkt thuis. “De teamdynamiek is veranderd”, stelt Senior Consultant Yvette Tietema. “We overleggen via Zoom of Teams en dat is duidelijk niet hetzelfde als een vergadering op kantoor. Iemand in zijn of haar ogen aankijken en zien of er wat speelt is toch lastiger vanaf een beeldscherm. Met het digitaal vergaderen verdwijnen de informele momentjes, zoals het elkaar toevallig treffen bij de koffieautomaat om iets persoonlijks te bespreken.”

Nu de situatie al meer dan een halfjaar voortduurt, begint steeds breder het besef door te dringen dat het thuiswerken blijft. “Tijd dus om na te denken hoe je langer en blijvend het teamgevoel en de verbondenheid met de organisatie kunt behouden, ook wanneer dit op afstand is”, geeft Tietema aan. “Als je dit niet doet is de kans groot dat de motivatie en productiviteit in een neerwaartse spiraal terechtkomen. Als leidinggevende heb je een cruciale rol om met deze uitdaging aan de slag te gaan.”

Vertrouwen en contact

Maar hoe pak je als manager deze handschoen op? Ten eerste is het volgens Kastelein belangrijk op de hoogte te blijven van wat er speelt: “Weet jij wat je teamleden bezighoudt? Waarmee zij worstelen? Hoe de samenwerking verloopt? Welke zorgen ze hebben, bijvoorbeeld over baanbehoud? Hoe de thuissituatie is? In het nieuwe normaal is het nóg belangrijker oog te hebben voor de individuele werknemer. Als je mensen wilt binden zal je empathie moeten hebben voor hun situatie. Idealiter kun je iemands zorgen zelfs wegnemen of iemand in staat stellen om zelf het probleem op te lossen.”

“Echte betrouwbaarheid kun je niet spelen.”

Vertrouwen en open communicatie spelen een sleutelrol. “Een gebrek aan open communicatie zorgt voor conflicten en conflicten zorgen voor stress”, stelt Tietema. “Als je als organisatie in staat bent open te communiceren over problemen zullen het onderlinge vertrouwen en respect toenemen. Wanneer je oprecht bent en daadwerkelijk actie onderneemt, zal het vertrouwen groeien. Om vertrouwen te winnen moet je consequent zijn en beloftes nakomen. Voorop staat dat je betrouwbaar en integer moet zijn. Echte betrouwbaarheid kun je niet spelen.”

Nu iedereen thuiswerkt vormt het zorgen voor voldoende contactmomenten een extra belangrijk aandachtspunt. Tietema: “Medewerkers ervaren veelal een aanzienlijke drempel om hun zorgen te delen. Dit leidt tot belemmeringen in het werk met als gevolg stress. Vaak vertellen medewerkers pas wat hen bezighoudt wanneer je er actief naar vraagt en doorvraagt. Ook al lijkt er op het eerste gezicht niets aan de hand te zijn, blijf hierover vragen stellen. Uit ervaring kunnen wij vertellen dat je vaak verrast zult worden door het antwoord.”

Heldere communicatie

In het thuiswerken is zelfstandig kunnen werken uiteraard nog belangrijker geworden. Hierbij speelt resultaatgerichtheid een centrale rol. “Er moet helderheid zijn over de teamdoelen en de individuele bijdrage van medewerkers aan dit doel”, aldus Kastelein. “Het is ook belangrijk dat zichtbaar is wat je van elkaar mag verwachten. Is het bijvoorbeeld duidelijk wanneer iets af moet zijn en aan welke eisen dit moet voldoen?”

“Om dit goed te doen moet het team elkaar goed kennen, maar is het als leidinggevende belangrijk iedereen als individu te behandelen”, legt hij uit. “Wie heeft welke specifieke kwaliteiten? Binnen een team zijn immers geen twee mensen hetzelfde. Door individuele afspraken te maken haal je het beste uit je mensen. En wanneer dit het teambelang ondersteunt, draagt dit bij aan de onderlinge verbondenheid en een gevoel van trots.”

Motivatie vanuit zelfdeterminatie

Deze afspraken kunnen worden verankerd in een individueel werkkader, waarmee de autonomie van medewerkers wordt versterkt. En deze autonomie blijkt weer een essentieel ingrediënt voor gemotiveerde mensen. Kastelein: “Volgens de Zelfdeterminatie-theorie is het versterken van autonomie één van de drie psychologische basisbehoeften voor motivatie. Zo blijkt dat de mate van autonomie veruit de beste voorspeller is van een lager ziekteverzuim. Het loslaten van medewerkers vraagt tijd en vertrouwen, maar levert vervolgens veel voordeel op.”

“Het is belangrijk te erkennen waar medewerkers energie van krijgen en waar ze goed in zijn.”

“De tweede en meest primaire basisbehoefte is het tot een groep willen behoren”, vult Tietema aan. “Dit is in lijn met de uitkomsten van de ‘Corona engagement monitor’. Hieruit bleek dat het creëren van een teamgevoel en betrokkenheid op dit moment de grootste uitdagingen is voor management.”

De derde en laatste basisbehoefte voor motivatie is het benutten van de kwaliteiten en talenten van de medewerker. “Het is als leidinggevende belangrijk te erkennen waar medewerkers energie van krijgen en waar ze goed in zijn”, aldus Kastelein. “Door medewerkers op die manier in te zetten, weten collega’s bij wie ze terecht kunnen voor bepaalde vraagstukken. Door actief met deze drie basisbehoeften aan de slag te gaan creëer je een vitaler team dat blijvend in staat is zich aan te passen aan de veranderende omstandigheden.”

Persoonlijk inzicht

Deze adviezen rond vertrouwen, contact, communicatie en motivatie zijn van grote waarde voor elke organisatie die haar medewerkers vitaal en betrokken wil houden. Tegelijkertijd is het echter belangrijk om inzicht te krijgen in de specifieke situatie binnen de eigen organisatie.

“Als je als werkgever grip wilt krijgen op verzuim en werkdruk is het belangrijk precies te weten wat de oorzaken van het verzuim en de werkdruk binnen jóuw organisatie zijn”, aldus Tietema. “Binnen YNNO hebben wij hiervoor een diagnosetool ontwikkeld. Want alleen stressreductie is niet genoeg om op een duurzame manier onze grootste uitdagingen binnen organisaties aan te gaan.”

“We maken inzichtelijk wat nodig is om medewerkers vitaler te maken en duurzaam inzetbaar te houden”, vult Kastelein aan. “We verkrijgen dit inzicht via vragenlijsten, observaties en diepte-interviews. Op basis van de verkregen inzichten leggen we de focus op die onderwerpen waarmee we het grootste verschil kunnen maken. We zijn als strategisch HR-partner betrokken en helpen HR de noodzaak van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid binnen de eigen organisatie op de kaart te zetten en een passend beleid te ontwikkelen. Zo krijgt de vitaliteit van medewerkers de prioriteit die het verdient.”