Woningcorporatie Lefier heeft dankzij YNNO voorsprong in thuiswerken

23 september 2020 Consultancy.nl

YNNO hielp Lefier de afgelopen maanden met het omarmen van digitaal samenwerken. De nieuwe manier van werken werd geïntroduceerd in aansluiting op een grondige duurzaamheidstransformatie van de vier kantoren van de woningcorporatie. Niemand kon toen vermoeden dat deze kantoren vervolgens maanden leeg zouden blijven, maar de ingezette transitie naar digitaal samenwerken zou de perfecte voorbereiding blijken op het massale thuiswerken.

‘Goed wonen betaalbaar maken en houden’, dat is de missie van Lefier. De Noordoost-Nederlandse woningcorporatie ontstond in 2009 door een fusie van drie corporaties en verhuurt woningen in de gemeenten Groningen, Midden-Groningen, Stadskanaal, Borger-Odoorn en Emmen.

In lijn met haar missie, besloot Lefier ook de eigen huisvesting grondig aan te pakken. In 2015 begon een transformatie, waarbij de inrichting en installaties van de vier kantoren van Lefier in Stadskanaal, Hoogezand, Emmen en Groningen zo duurzaam mogelijk werden gemaakt.

Om die verduurzaming door te trekken naar de gehele bedrijfsvoering, werd ook de digitale omgeving meegenomen: minder papier en reizen, meer digitaal samenwerken. Alle IT-diensten werden uitbesteed, wat meteen een kans bood om over te stappen op nieuwe systemen die digitaal werken naar een hoger niveau tillen. SharePoint werd geïntroduceerd en alle medewerkers kregen een nieuwe laptop en iPhone.Woningcorporatie Lefier heeft dankzij YNNO voorsprong in thuiswerken

Leren in de praktijk

Uiteraard behelst zo’n transformatie veel meer dan het simpelweg inkopen van hard- en software. De medewerkers moeten de nieuwe technologie ook omarmen. Hierbij hielp YNNO, specialist in nieuwe manieren van werken.

“We zijn helemaal bij het begin begonnen”, vertelt YNNO-adviseur Igno Overklift. “In kleine groepen hebben we medewerkers begeleid met het in gebruik nemen van hun telefoon en gaven we uitleg over de apps en het omgaan met de iPhone. Dat is toch niet zo moeilijk, denk je misschien, maar een telefoon van je werk vraagt om andere gebruiksaanwijzing dan je privé gewend bent. Lefier kan op afstand de telefoons beheren, dan ben je blij als je weet wat er gebeurt en wat je moet doen.”

Vervolgens begeleidde YNNO ook de adoptie van de laptops en systemen als SharePoint, OneNote, Skype en later Teams. Steeds door de oplossingen direct in de praktijk toe te passen “Een verslag of actielijst maakten we met OneNote meteen in een vergadering, de actielijst werd direct geprojecteerd op grote schermen in vergaderzalen, en ter plekke ondersteunden we medewerkers op hun laptop.”

De nieuwe manier van werken sloeg snel aan. Medewerkers ontmoetten elkaar nu digitaal, vergaderden met de laptop op tafel in plaats van pen en papier, gingen met de laptop onder de arm naar een stiltewerkplek om zich te concentreren en checkten op hun telefoon waar een vergaderzaal vrij was. Kortom: de digitale manier van werken stelde ze in staat hun vernieuwde kantoor optimaal te gebruiken.

Voorsprong in thuiswerken

En toen was daar ineens corona. In maart was de implementatie in volle gang, toen de inmiddels befaamde persconferentie van Rutte kwam, waarin Nederland werd opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Terwijl het natuurlijk jammer was dat de vernieuwde kantoren nu leeg bleven, bleek het implementatietraject voor digitaal werken ineens de perfecte voorbereiding op het massale thuiswerken.

“Gezien de omstandigheden was het echt een uitkomst. En de nieuwe manier van werken is niet alleen efficiënter maar ook veiliger.”

“Op het moment van de intelligente lockdown zaten we op zo’n 65% van de implementatie”, vertelt YNNO-adviseur Maarten Bahlman. “Vervolgens hebben we in een dag en een nacht de overige medewerkers aangesloten op SharePoint en Teams en in de periode daarna alle documenten overgezet.”

De nieuwe situatie vroeg wel om een andere manier van werken voor YNNO. De Lefier-medewerkers die nog niet waren getraind in het werken met SharePoint Teams kregen die training nu digitaal, in plaats van op de werkvloer. Wel vond de training nog steeds in de praktijk plaats. De medewerkers gingen, samen met hun collega’s die die al wel met de nieuwe tools werkten, direct aan de slag in een dagelijkse call. En met succes: na twee weken kon iedereen werken met SharePoint en Teams.

“Wat geholpen heeft om dit proces zo snel en soepel te laten verlopen is dat we de informatie- en documentstructuur al op orde hadden”, legt Overklift uit. “De mappenstructuur in SharePoint en de hele communicatiestructuur in Microsoft Teams loopt volledig synchroon, waardoor het heel snel een natuurlijk onderdeel werd van het werkproces. Stuur je een bericht over ‘bewonerszaken’ in het gesprekkenonderdeel van Teams dan komt dat meteen in de map ‘bewonerszaken’ terecht, voor die collega’s die over bewonerszaken gaan. Eindeloos zoeken in je mails, iedereen cc zetten of doorsturen of tijd kwijt zijn met archiveren is nu verleden tijd.”

Werkplek op zak

Wat de nabije toekomst ook moge brengen, dankzij de nieuwe manier van werken is Lefier er nu op voorbereid. De flexibiliteit die werd beoogd strekt zich uit voorbij de kantooromgeving. De medewerkers hebben hun werkplek altijd bij zich in de vorm van hun laptop en iPhone. Natuurlijk moeten sommigen nog een beetje wennen aan de nieuwe manier van werken, maar de nieuwe tools worden al breed gewaardeerd. SharePoint en Teams krijgen van de medewerkers een 7 en vergaderen in Teams wordt zelfs beoordeeld met een 8.

“Dat laatste is ook niet gek in coronatijd”, stelt Bahlman. “Gezien de omstandigheden was het echt een uitkomst. En de nieuwe manier van werken is niet alleen efficiënter maar ook veiliger. Deel je een document, dan stuur je niet het bestand zelf maar een link naar het document dat in de veilige Lefier-omgeving staat. Ook chatten en het voeren van gesprekken is in Teams veiliger, omdat alles binnen de muren van de organisatie blijft – zelfs als de medewerkers zelf even buiten de muren van hun kantoor moeten blijven.”


Profiel
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Common Eye Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens Mount Consulting MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup