Volop kansen om te besparen op de cloudkosten
Cloud wordt door veel organisaties gezien als de heilige graal. “Verhuis het IT-landschap en applicaties naar de cloud en de kosten zullen dalen ten opzichte van on premise oplossingen”, klinkt het dan. Toch komen veel CIO's echter bedrogen uit, zegt Paul Groen, cloudspecialist bij Metri.
Bezoek de website van een willekeurige cloud provider of grote systeem-integreerder en de marketing slogans spatten er vanaf: ‘Bespaar met de cloud’, ‘Word wendbaarder met de cloud’, ‘Medewerkers werken efficiënter in de cloud’, of ‘Zorg dat je bij blijft met de razendsnelle ontwikkelingen in de cloud’.
“En dat is in de kern ook wel zo”, geeft Groen aan, die zelf tal van organisaties heeft geadviseerd over hun digitale strategie, waaronder ook de cloudstrategie valt. “De cloud kan een win-win zijn: het beheersen van de kosten terwijl de processen en dienstverlening flexibeler en meer agile worden.”
Op het eerste gezicht…
Vooral aan de kostenkant worden CIO's wel eens onaangenaam verrast door de keuze voor de cloud. Dit besef komt zelden in het begin, zegt Groen, omdat organisaties die de omslag hebben gemaakt, in de praktijk gewoon zien dat de cloud daadwerkelijk goedkoper is. “Vaak gaat hier een uitgebreid vergelijkingstraject aan vooraf”, legt Groen uit.
“CIO's stellen een businesscase op en nemen de verschillende opties (leveranciers zoals Amazon Web Services of Microsoft Azure bijvoorbeeld) goed onder de loep.” Omdat organisaties niet de kennis en tijd hebben om alle ins en outs te doorgronden werken ze in zo’n traject vaak met een externe specialist. “En die draagt dan ook weer bij aan een zorgvuldig vergelijkingstraject.”
Vooralsnog klinkt de keuze voor de cloud als een goede, dus waar gaat het dan mis? “Op verschillende aspecten”, vertelt Groen, die een klassiek voorbeeld geeft. “Neem je in de praktijk minder af dan contractueel afgesproken? Dan moet je over het mindere in de regel gewoon tóch afrekenen.”
Een ander aspect draait om het wel afnemen, maar niet gebruiken van opties binnen een cloudpakket. “Binnen het aanbod van één cloud-aanbieder zijn vele opties mogelijk, en beslissers en de inkoopafdeling hebben niet de diepe cloudkennis die nodig is om precies te weten wat wel en wat niet af te nemen.”
Daarbij komt dat grote cloudleveranciers hele professionele sales afdelingen hebben, die contracten aanbieden met standaardtarieven. Er zijn weliswaar kortingen op contractniveau mogelijk, maar daarvoor gelden standaardregels. Groen: “Hen vragen om extra korting of maatwerk heeft bijna geen zin. De crux ligt daarom in het zo slim mogelijk gebruiken van de opties die er zijn.”
Kosten kunnen oplopen op lange termijn
De langere termijn mag niet vergeten worden, vertelt Groen: “Een IT-landschap is zelden statisch, en over iedere extra resource (server, gigabyte storage, gigabyte data transfer, enzovoort) betaal je. Ook zijn resources vaak beschikbaar in verschillende kwaliteitsklassen, met alle hun eigen prijsmodel. Zo is archiefstorage spotgoedkoop, maar als je data opvraagt betaal je de hoofdprijs.”
“Je moet dus heel goed weten wat je doet, en ook in de toekomst gaat doen om de juiste keuzes te maken. Je zult periodiek je landschap moeten doorlichten, om te zien of de gemaakte keuzes in de praktijk ook zo uitwerken als het doel was.”
Bovendien kunnen de tarieven en voorwaarden van cloudproviders onderling sterk verschillen, iets waar men bij de keuze voor de cloud scherp op moet zijn. Groen: “Er zijn binnen de contracten allerlei kortingsmogelijkheden beschikbaar, zoals enterprise discounts, spaarplannen, reserveringen, et cetera, waarbij per type resource en licentie verschillende voorwaarden gelden.” En, voegt Groen toe, “vergeet ook de regio niet: het afnemen van extra diensten kan in Dublin goedkoper zijn dan in Amsterdam of Frankfurt”.
Nog een voorbeeld: cloudproviders zijn meesters in het regelmatig toevoegen van opties en prijzen, juist omdat de technologie zich zo snel ontwikkelt. Bewegen organisaties niet mee met deze trend, dan kunnen ze tegen grote verrassingen aanlopen. Groen: “Het is niet zozeer dat bestaande opties in prijs veranderen, maar een nieuwer type optie kan een betere prijs-prestatieverhouding hebben; soms wel 40%.”
Hij vervolgt: “Veel CIO's zien pas waar ze aan toe zijn als de rekening van de cloudprovider komt. En die valt dan veel hoger uit dan de business case die in het begin is opgesteld.”
De cloudspecialist van Metri zou nog veel meer voorbeelden kunnen noemen, maar zijn betoog is helder. De vraag die rest is: moeten CIO's zich eigenlijk wel bezighouden met dergelijke details over cloudcontracten? Groen: “Jazeker. Het gaat immers niet om eenmalig een paar tientjes, maar om tien- tot zelfs honderdduizenden euro’s, iedere maand weer.”
Besparingspotentieel
Voor cloud gebruikers “biedt dit een kans die te mooi is om te laten liggen”, legt Groen uit. Bij Metri merken ze dit ook, want hun consultants er maar druk mee. “We krijgen momenteel veel verzoeken van IT-afdelingen om te helpen met het in de hand houden van de cloudkosten. 10% besparing op je cloudkosten is al snel realiseerbaar, 25% is zelfs haalbaar als je nu nog geen gebruik maakt van de kortingsmogelijkheden die cloud providers bieden”, legt hij uit.
Groen sluit af: “Onze cloudspecialisten hebben oplossingen ontwikkeld waarmee ze cloud services over een langere periode kunnen analyseren. Daarna rekenen we de verschillende oplossingen voor waarmee een organisatie kan besparen. Dit doen we voor de gehele lifecycle. We noemen dit ‘cloud economics’.”
