Gemeenten brengen digitale vaardigheid van medewerkers in kaart
Net als alle organisaties, willen ook gemeenten de talrijke vruchten plukken van digitalisering. Maar waar een digitale transformatie altijd al een behoorlijke uitdaging vormt, geldt dat voor gemeenten in het kwadraat. “We hebben heel veel verschillende producten, van plantsoendiensten tot paspoortuitgave. Zie dat allemaal maar te digitaliseren”, vertelt Geert-Jan Ketelaar, kwartiermaker van het team Informatievoorziening & Datagedreven werken van de gemeente Almelo.
De clichés zijn talrijk: stilstand is achteruitgang, wie niet digitaliseert sterft uit, data is het nieuwe goud. Maar clichés worden vaak clichés omdat ze simpelweg waar zijn. Digitalisering en data zijn dan ook niet meer weg te denken uit de hedendaagse samenleving en organisaties ontkomen er niet aan mee te gaan in de voortdurende innovatieslag – ook gemeenten niet.
“In Almelo zijn we bezig met verschillende pilots”, vertelt Geert-Jan Ketelaar, die als kwartiermaker verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van datagedreven werken in de Twentse gemeente. “Door digitalisering slim in te zetten kun je bijvoorbeeld multidisciplinaire vraagstukken – en daarvan zijn er nogal wat binnen gemeenten – veel slimmer aanvliegen.”
“Zo zijn we nu bezig met een pilot om de locaties van zorgaanbieders beter in kaart te brengen”, vervolgt hij. “Dan heb je het over een zorgvraagstuk én een ruimtelijk vraagstuk. Soms wil een zorgaanbieder beginnen met een nieuw initiatief in een bepaalde wijk. Dan is het goed om inzicht te hebben in de spreiding van de voorzieningen die er al zijn. Op basis daarvan kunnen we misschien zeggen tegen een aanbieder dat het beter is om ergens anders te beginnen omdat er in die ene wijk al voldoende zorg op dat gebied is.”
Om dit te kunnen constateren moeten echter vele factoren worden meegewogen: “Je moet bijvoorbeeld niet alleen kijken naar de verspreiding van de voorzieningen, maar ook van de behoefte: de ene doelgroep kan in een wijk sterk zijn vertegenwoordigd, waardoor er relatief veel vraag is naar een bepaald type zorg. Wil je in dergelijke situaties de vraag en het aanbod goed op elkaar afstemmen, en daarbij voorspellend en beleidsmatig te werk kunnen gaan, dan móet je echt slim gebruikmaken van data. Daarmee kun je besluiten rond de inrichting van de stad veel beter onderbouwen.”
Dit is slechts één voorbeeld van de enorme waarde van digitalisering en data voor gemeenten. “Een aantal zaken hebben we al aardig geregeld”, geeft Ketelaar aan. “Zo kun je in Almelo nu volledig digitaal geboorteaangifte en vergunningsaanvragen doen, maar er is vooral nog heel veel te winnen. We zijn op het gebied van data nu bijvoorbeeld nog op het niveau van het via dashboards inzichtelijk maken van de huidige situatie binnen bepaalde wijken. Maar dat is echt wel de beginfase. Dat is ook niet zo gek met zo veel producten. Voordat we overal voorspellend bezig kunnen, zijn we denk ik nog wel tien tot vijftien jaar verder.”
Nulmeting
Een onderneming van een dergelijke omvang vereist natuurlijk een gedegen voorbereiding. En daarbij speelt nog zo’n bekend én waar cliché een belangrijke rol: het belangrijkste in digitalisering is niet de technologie, dat zijn de mensen. Vanuit deze wijsheid schakelde Ketelaar het bureau Kurtosis in. Samen met het data-adviesbureau werd een nulmeting ontworpen om de digitale vaardigheid van gemeentemedewerkers in kaart te brengen.
Verantwoordelijk voor het ontwerp was Emma Stöger. Ze ontwierp de nulmeting in het kader van haar afstudeeronderzoek, dat ze bij Kurtosis deed. “Bij het ontwerpen van een nulmeting van digitale vaardigheid is het in de eerste plaats natuurlijk belangrijk om vast te stellen waar die vaardigheid precies uit bestaat”, vertelt Stöger. “We zijn in onze definitie uitgegaan van vijf componenten: datageletterdheid, digitaal bewustzijn, probleemoplossend vermogen, contentcreatie en online communicatie.”
Op basis van deze componenten werd de nulmeting opgebouwd. “Daarbij was het niet alleen belangrijk om de huidige digitale vaardigheden van medewerkers gemeente in kaart te brengen, maar ook om op basis daarvan te kijken welke factoren van invloed zijn op die digitale vaardigheid”, legt Stöger uit. “Denk bijvoorbeeld aan leeftijd, opleidingsniveau en organisatiekenmerken, zoals digitaal leiderschap.”
Met de inzichten die de nulmeting oplevert kan vervolgens worden gekeken waarop moet worden ingezet om de digitale ambities te verwezenlijken. “Zo kunnen we voor bepaalde doelgroepen gericht een opleidingsportfolio samenstellen. Het gaat dan om basiscursussen en specifieke trainingen”, legt Ketelaar uit. “Ook helpt de meting bij het vergroten van het bewustzijn binnen de organisatie en het creëren van draagvlak voor verbeterprojecten.”
De meting is in eerste instantie getest op een beperkte groep medewerkers. “We hebben kwantitatief gemeten”, vertelt Stöger. “We hebben een vragenlijst samengesteld, literatuuronderzoek gedaan en veel gesprekken gevoerd. Uiteindelijk hebben zo’n 200 medewerkers van drie gemeenten meegedaan. Onze nulmeting is uitgezet bij de gemeenten Almelo (I&A), Krimpenerwaard (sociaal domein en sociale zaken) en Twenterand (gehele organisatie).”
Deze eerste fase vond plaats middenin de ‘intelligente lockdown’. Dat zorgde uiteraard voor uitdagingen – zo is de nulmeting nog binnen beperkte teams uitgevoerd – maar anderzijds paste deze gekke tijd perfect bij het thema: “Juist nu is het belang van digitaal werken natuurlijk levensgroot”, aldus Stöger. “Dus de deelnemers aan de meting werden met hun neus op de feiten gedrukt en dat hielp denk ik wel bij de bereidheid om mee te werken.”
Digitaal leiderschap
Terwijl deze eerste fase vooral nog ging om het testen van de meting zelf, kunnen Stöger en Ketelaar al wel één belangrijk inzicht delen: “Digitaal leiderschap is van essentieel belang.”
“Dan gaat het met name om het middenmanagement”, legt hij uit. “Die moeten uiteindelijk toch iedereen inspireren en de kar trekken. Dat is een waardevol inzicht voor de digitaliseringsslag, maar ook voor het vervolg van onze nulmeting. Zo willen we in de verdere uitrol van de meting prioriteit geven aan de middenmanagers, om inzicht te krijgen in hun digitale vaardigheden. Daarmee creëer je meteen ook bewustwording bij deze cruciale doelgroep.”
Met de inzichten uit de eerste meting op zak gaan Ketelaar en Stöger nu volle kracht vooruit. “Het was heel leerzaam”, geeft Stöger aan. “We gaan de meting zelf ook verbeteren. Zo was de vragenlijst voor deze eerste versie nog wat lang. En op basis van de nieuwe versie hopen we begin volgend jaar ook de digitale vaardigheid van de rest van de gemeentemedewerkers in kaart te brengen in de regio.”
Hierbij zal Stöger persoonlijk betrokken blijven, maar niet meer als student. Inmiddels is ze afgestudeerd en meteen als adviseur datagedreven werken aan de slag gegaan bij Kurtosis. “Dus voorlopig zijn ze nog niet van me af in Twente”, besluit ze lachend.
