Finext begeleidt finance-IT integratietraject bij Delta Fiber

Delta Fiber Nederland is ontstaan uit een fusie tussen de drie bedrijven Delta, Caiway en CIF. Na de fusie lanceerde het telecombedrijf een grootschalig IT-integratietraject. Een van de deelprojecten betreft het inrichten van een nieuw landschap voor financiële applicaties. De nieuwe omgeving zorgt voor harmonisatie en integratie van de financiële processen.

Delta Fiber Nederland legt voortdurend nieuwe glasvezelnetwerken aan. Inmiddels zijn ruim 600.000 woningen en bedrijven aangesloten. Het telecombedrijf is eigendom van het Zweedse investeringsbedrijf EQT en heeft zo’n 800 medewerkers. 

Voor de fusie hadden de drie fusiebedrijven elk een eigen chart of accounts en eigen financiële systemen. De integratie heeft dan ook grote impact op de interne processen en het financiële landschap. “Wij willen dat alle bedrijven op één uniforme manier gaan werken. Door de financiële administratie en de chart of accounts te harmoniseren, komen we tot een efficiëntere en eenduidige organisatie,” vertelt Huib Costermans, CFO van Delta Fiber Nederland, over het programma. 

Keuze voor CCH Tagetik, Vena en Navision

Voor het nieuwe IT-landschap, na de fusie, wordt uitgegaan van een ‘best-of-breed’-aanpak, met een combinatie van CCH Tagetik voor consolidatie en planning, Vena Solutions voor de projectadministratie en -control en Navision als ERP-applicatie. “We hebben steeds de IT-landschappen van de drie bedrijven voor de fusie naast elkaar gelegd en gekozen welke optie voor de nieuwe organisatie het beste past”, zegt Huib.

Daarbij wordt pragmatisch naar de IT-systemen gekeken. “We hebben geen maanden gedaan over het selecteren van een nieuw ERP-systeem, maar zijn twee dagen op de hei gaan zitten om het nieuwe IT-landschap neer te zetten,” gaat Huib verder. “Er zijn industrieën die hele specifieke behoeften hebben, maar onze business is relatief simpel.” 

Integreren financiële processen na fusie

De financiële processen van de drie bedrijven goed integreren vraagt om een breed programma met zes deelprojecten. Naast de implementaties van CCH Tagetik, Vena en Navision zijn er ook nog drie andere deelprojecten. “Deze deelprojecten draaien om de implementaties van AFAS voor de HRM-processen, een nieuwe tijdschrijfsoftware en een oplossing voor contractmanagement. Ook is Navision naar de cloud gebracht,” vertelt Ton Janssen. Ton neemt vanuit Finext de rol van programmamanager op zich. Ook een groot deel van de implementatieconsultants en de projectmanagers komen van Finext.

Zowel Huib als Ton begint in zijn rol als het programma al gestart is. “Dat leek soms op het vervangen van de wielen van een rijdende trein,” lacht Ton. Al snel blijkt dat er bijgestuurd moet worden, bijvoorbeeld op de implementatie van de consolidatietool. Om het programma goed te besturen, start Ton met het inrichten van een afgewogen projectstructuur: “We hebben het ingericht als één programma, met daaronder werkstromen met een eigen projectmanager. Om snel te kunnen schakelen en het overzicht te kunnen houden, werkten we met één stuurgroep voor het hele programma.”

Ook wordt er een Project Management Office (PMO) opgezet om ‘one way of working’ te kunnen borgen en zo een efficiënt programma te draaien. Hierdoor werkt het hele programma met één geïntegreerde planning. “De informatie voor de stuurgroep haalde ik uit wekelijkse gesprekken met de projectmanagers, maar ook uit de uniforme rapportages vanuit de verschillende werkstromen”, vertelt Ton. 

Bottom-up een masterplan opstellen

Bij het vaststellen van de tijdslijnen wordt een bottom-up aanpak gehanteerd. “Voor het maken van de masterplanning hebben we voldoende tijd vrijgemaakt”, vertelt Ton. “Vanuit elk project hebben we iedereen tijdslijnen laten maken, inclusief milestones en afhankelijkheden. 

Eerder was top-down de deadline van 1 januari opgelegd, maar al snel bleek dat 1 maart realistischer was.” Besloten wordt om voor 1 maart te gaan en daar dan ook echt op te sturen bij elk besluit dat genomen moet worden. Ton: “Commitment op een planning krijg je alleen maar als je de verantwoordelijke daarvoor zelf input laat leveren, niet door het als gegeven zonder goede onderbouwing van bovenaf op te leggen.” 

Kwaliteit, tijdigheid of budget

Tijdens het programma moeten keuzes gemaakt worden tussen kwaliteit, tijdigheid of budget. Er wordt bewust gekozen voor tijdigheid. “Als je gaat vertragen, dan blijf je vertragen. Dan verlies je al snel je tijdslijnen,” legt Huib deze keuze uit. “Met de keuze voor tijdigheid blijft een budget ook vaak in de buurt van het oorspronkelijke uitgangspunt,” vertelt Ton. 

Soms blijken de oplossingen die door één van de bedrijven gebruikt werden voorafgaand aan de fusie toch niet zo te passen binnen de nieuwe, grotere organisatie. “De gekozen applicatie voor tijdschrijven bleek niet geschikt voor 700 gebruikers, daarvoor hebben we tijdens het project een andere oplossing moeten kiezen” vertelt Jennifer van der Velden, als projectmanager vanuit Finext betrokken bij één van de deelprojecten. 

Alle specialismes binnen één partij

Huib is positief over de samenwerking met Finext en het feit dat alle specialismes bij Finext binnen één partij zitten. Denk daarbij aan de programmamanager, de projectmanager en het PMO. Maar ook aan de implementatie van financiële systemen zoals Vena en CCH Tagetik. “Het is een voordeel dat de Finexters elkaar kenden, zeker omdat er binnen het programma afhankelijkheden waren. Die collegialiteit heeft ons erg geholpen.”

Ook over de resultaten is Huib enthousiast: “Een verandering van proces gaat altijd gepaard met discussies met verschillende stakeholders om die over de lijn te trekken. Finext heeft ook bij die weerstand geholpen om toch de transformatie te bereiken. Ik geloof meer in luisteren, een besluit nemen en gaan. Dan kun je je organisatie continu flexibel inrichten op die dingen die je moet transformeren.”

Luisteren en helpen

In de programma-aanpak vindt Ton oog voor de betrokken mensen belangrijk: “Voor veel mensen heeft zo’n fusie en de daaropvolgende integratie grote impact, dan kun je niet met oogkleppen op doorrennen. Natuurlijk is er een doelstelling en een deadline, maar die bereik je alleen door te luisteren en te helpen.” “Gezamenlijk zijn we gaan meebewegen in de vraag vanuit de organisatie”, vertelt Huib.

“Korte lijnen zijn dan van belang, maar je moet ook qua persoonlijkheden mensen hebben die passen in onze omgeving. Hands-on, makkelijk in de communicatie en kundig. De kwaliteit van een persoon bestaat uit een balans van EQ en IQ. Als je deze transitie alleen met kundigheid en intellect doet, dan krijg je heel veel mensen niet mee.”