Nieuwe finance tool levert Bol.com inzicht en flexibiliteit op

29 juni 2020 Consultancy.nl

Bol.com groeit snel, zowel door autonome groei als door de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen. Dit vraagt om wendbaarheid en snelheid van de finance-afdeling. Om dit te bereiken, stapt het online retailplatform over op Vena Solutions voor flexibele en gedetailleerde inzichten per virtuele winkel.

Voor Bol.com is flexibel inspelen op de markt en inzoomen op details cruciaal. “We willen voor al onze winkels op een granulair niveau forecasten”, vertelt Erik van Rossem, senior business planning controller bij Bol.com. De organisatie is decentraal ingericht, met veel autonomie voor de 40 virtuele winkels. 

“Voorheen gebruikten we één groot Excel-model voor de input vanuit alle winkels. Dan ben je vooral bezig met het bij elkaar krijgen van de data en een sluitende forecast maken, in plaats van de drivers te doorgronden”, vertelt Juriaan Verberck van Bol.com. 

Groei in aantallen en businessmodellen

Sinds de opening in 1999 heeft Bol.com zich enorm ontwikkeld, zowel qua omzet als productaanbod. Richtte het platform zich bij de start vooral op het online verkopen van boeken, nu worden er 22 miljoen artikelen aan meer dan 10 miljoen klanten verkocht. Naast de verkoop van eigen producten zijn er meer dan twintigduizend partners die verkopen via Bol.com.

Bol.com implementeert Vena oplossing binnen de finance afdeling

De snelle groei is tweeledig, zo vertelt Erik: “We groeien zowel autonoom, met tientallen procenten per jaar, als door de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen.” Deze groei is de reden om naar een performance managementoplossing over te stappen. “We willen het verhaal van de business goed kunnen samenvatten in cijfers, zodat we weten naar welke stip op de horizon we willen. Daar kunnen we dan op sturen met driver-based doelen”, gaat Erik verder.

Neutrale blik tijdens zorgvuldige toolselectie

De keuze voor een performance managementoplossing neemt Bol.com serieus. Er wordt een breed selectietraject gestart, met een longlist van 12 partijen. Deze longlist leidt tot 8 demo’s en 3 Proof of Concepts.

Tijdens de toolselectie spelen consultants van Finext een grote rol. Erik: “We wilden Finext graag betrekken vanwege hun neutrale blik. Elke software vendor vertelt een mooi verhaal, maar Finext implementeert alle tools waardoor ze een reëel beeld kunnen schetsen van wat er in de markt te verkrijgen is.” 

“Elke situatie is anders. Dat vraagt om een afgewogen proces om te komen tot de tool die het best past bij de doelen van de organisatie,” vertelt Maarten Bronda, vanuit Finext betrokken bij de toolselectie. 

De keuze valt op Vena Solutions, waarbij de flexibiliteit een belangrijk argument is. “In Vena bleken we het opsplitsen van een land of het toevoegen van een nieuwe winkel makkelijk zelf te kunnen”, zegt Juriaan. “We willen niet voor elke wijziging moeten wachten op IT’ers. Als er iets verandert in de business, willen we dat snel kunnen aanpassen in de tool.”

“Vena is flexibel en snel te doorgronden voor ‘financials’. We konden de implementatie echt samen met Bol.com doen, wat enorm heeft bijgedragen aan het eindresultaat”, vertelt Rogier Louter, als consultant vanuit Finext nauw betrokken bij het implementatietraject binnen Bol.com. 

Snelle implementatie van Vena

Tijdens de implementatie blijkt dit ook in de praktijk; binnen een paar maanden is Vena geïmplementeerd, waarbij Erik en Juriaan veel zelf doen. De tijd hiervoor wordt beschikbaar gemaakt door de inzet van een interim controller vanuit Finext die de reguliere taken van Erik en Juriaan overpakt. Hierdoor kunnen beide controllers zich voor 40% vrijmaken voor de implementatie.

Juriaan en Erik zijn dan ook positief over de samenwerking met Finext. “Omdat we zo’n goede ondersteuning hadden tijdens het voortraject, hebben we ervoor gekozen om ook de implementatie met Finext te doen. Dat is goed bevallen”, vertelt Erik. “Experts van Finext hebben ook meegedacht rondom het opzetten van het model en de boom van dimensies. Zonder die kennis hadden we nooit zo’n schone, goed te onderhouden omgeving kunnen bouwen.”

Flexibel inspelen op de markt

De online retailorganisatie is tot op heden enthousiast over de resultaten van Vena. “Vanuit finance moeten we de groei van de organisatie bij kunnen benen. In een Excel-wereld waarin alles aan elkaar is geknoopt, heeft het toevoegen van een nieuw businessmodel zoveel impact op de resultaten dat dit bijna niet foutloos te doen is. Nu zijn we in staat om snel te reageren en meer doorsnijdingen toe te voegen”, vertelt Juriaan.

Deze flexibiliteit past bij de strategie van Bol.com om snel in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de markt. “We willen de organisatie faciliteren om wendbaar te zijn en kortcyclisch te kunnen reageren”, vertelt Erik. “Neem de opkomst van luisterboeken. Zeven jaar geleden konden we niet weten dat er luisterboeken zouden ontstaan, maar moesten we wel een planning afgeven.” 

De toegenomen flexibiliteit levert ook een nieuwe uitdaging op. “De techniek is geen limiterende factor meer”, legt Erik uit. “De nieuwe limiterende factor ligt aan de menselijke kant; begrijpen mensen wat ze vragen? Meer inzicht betekent ook een veelvoud van variabelen invullen. Als ze de tool goed benutten, zijn gebruikers nog maar een kwart van de tijd bezig met forecasten. Die tijdwinst wordt echter gemarginaliseerd als de vraag naar details toeneemt.” 

Vena wordt nu vooral ingezet voor de profit & loss, balans, cashflow en winkelplanning. Erik en Juriaan zien echter nog veel meer toepassingen voor Vena binnen de organisatie: “In de toekomst willen we de tool niet alleen gebruiken voor finance, maar ook voor bijvoorbeeld het personeelsverloop, de logistiek en de klantenservice. We staan nog maar aan het begin; veel organisatieonderdelen kunnen hier baat bij hebben.”


Profiel
Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners Wielinq WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup