Strategisch portfoliomanagement in de schijnwerpers: waarom en hoe?
Binnenkort trapt de derde editie van de Portfoliomanagement Awards af. Een goed moment om langs te gaan Daniël Jolink, de allereerste winnaar van de prijs. Hoe heeft hij destijds bij het Radboudumc portfoliomanagement op de agenda gekregen van het management? En hoe zit dit nu bij zijn huidige werkgever, het Erasmus MC?
Het thema van 2020 is ‘In the spotlights’, wat roept dat bij je op?
De eerste dingen die bij mij opkomen bij het thema, zijn onder andere het belangrijk maken en het creëren van meer awareness voor strategisch portfoliomanagement. Ik vind de Awards een mooie gelegenheid om een lans te breken voor portfoliomanagement in de zorg. In deze sector is men minder bekend met de werkwijze om bewust keuzes te maken en zo grip te krijgen op de strategie.
Juist in de zorg, met haar schaarste aan resources en het willen leveren van optimale zorg, is het belangrijk dat hier slim mee om wordt gegaan. Het in de spotlights zetten van portfoliomanagement zie ik dan ook als een zoeklicht dat over de organisatie schijnt en focust op zaken die belangrijk zijn.
Bij Radboudumc was je koploper in strategisch portfoliomanagement. De nieuwe manier van denken had enorme impact. Met name de verbinding tussen operatie en strategie was doorslaggevend in het winnen van de Awards. Nu werk je voor Erasmus MC. In hoeverre staat portfoliomanagement hier ‘in the spotlights’?
Vanuit mijn rol binnen Informatie & Technologie zie ik veel parallelle vraagstukken die ook bij het Radboudumc speelden. Hier bij het Erasmus MC zijn de randvoorwaarden rondom portfoliomanagement al goed ingericht. Er is een duidelijke strategie die in de vorm van een vijfjarenplan is gegoten, genaamd Koers23. Dit vijfjarenplan valt uiteen in verschillende strategische thema’s en programma’s die het Erasmus MC in twee jaar gerealiseerd wil zien.
Hieronder valt de jaarkalender met daarin de projecten voor dat jaar. De juiste overleggen zijn ingeregeld, met daarin de juiste vertegenwoordiging aan mensen; artsen, onderzoekers en hoogleraren. Kortom: een goede basis voor het verder ontwikkelen van portfoliomanagement.
Mijn focus ligt nu op nog beter de verbinding aanbrengen tussen de strategische thema’s en de projecten die lopen dan wel gestart worden, zodat er nog beter grip is op het realiseren van de ambities van het Erasmus MC. Dit gaat enorm helpen bij het prioriteren van wat we willen doen, waarbij het van belang is dat de keuzes die moeten worden gemaakt niet sec afhangen van het financiële plaatje.
Om als organisatie de projecten te laten aansluiten op strategische pijlers is het belangrijk op een andere manier te kijken naar de waardering van projecten. Essentieel is dan ook dat de keuzes die worden gemaakt, bewúst worden gemaakt. Dit vraagt aan de voorkant dat we, het management, de professionals en experts, nadenken over wat we belangrijk vinden. Dit vormt de kapstok om keuzes te maken.
Als eerste hebben we vijf clusters gedefinieerd waarin we de projecten kunnen ‘plotten’. Dit geeft al meteen veel meer overzicht in wat we doen en waar onze resources op in worden gezet. De clusters die we hebben zijn: Zorg, Onderwijs, Onderzoek, Bedrijfsvoering en Infrastructuur.
“Portfoliomanagement zorgt voor structuur en vastigheid en dat is een goede basis om op te bouwen.”
Daarnaast zijn er vier strategische thema’s door de raad van bestuur gedefinieerd. Deze vier thema’s vormen de rode draad in de waardering en prioritering van wat we wel en niet willen doen. Hier zit ook een belangrijke ‘in the spotlight’-sleutel. De raad van bestuur wil graag weten of we op koers liggen met het realiseren van deze vier thema’s.
Als derde bouwsteen om goede afwegingen te kunnen maken hebben we de categorie ‘ambities’. Met deze indeling kunnen we onderscheid maken tussen projecten die de business gaande houden, projecten die innoverend zijn of projecten die baanbrekend zijn. Alle drie belangrijk om als Erasmus MC het type zorg te kunnen leveren waar wij voor staan.
Het is essentieel dat deze indeling ook op deze manier wordt gehanteerd, zodat hij werkt als kapstok voor het besluitvormingsproces. Hoe zorg je dat deze nieuwe werkwijze wordt geaccepteerd?
Het creëren van draagvlak voor deze werkwijze is de basis. Voor een groot deel heeft het te maken met communicatie. De rode draad door het succesvol implementeren van strategisch portfoliomanagement is heldere communicatie die tot de essentie komt! Het begint met een goed verhaal, een heldere visie en werkwijze die op een visuele en aantrekkelijke manier gepresenteerd wordt. In het Radboudumc werd ik de ‘plaatjesmaker’ genoemd. In the spotlights is voor mij het verleiden van de verschillende doelgroepen door strategische onderwerpen te communiceren in een verleidelijk jasje. Mensen verleiden en nieuwsgierig maken is continu de rode draad in de communicatie.
Wat ook bijzonder goed helpt is om aan te sluiten met de taal. Ik heb een medische-biologische achtergrond. Dus ik begrijp waar artsen het over hebben. Ik kan mij goed inleven in de wereld waarin zij opereren. Aan de andere kant begrijp ik ook het management. Aansluiten bij de belevingswereld en behoefte van de verschillende stakeholders helpt absoluut om strategisch portfoliomanagement op de kaart te zetten.
Wat ik naast communicatie belangrijk vind is de rol die je vanuit portfoliomanagement aanneemt. Je hebt een rol om ervoor te zorgen dat de professionals in staat worden gesteld optimaal zorg te verlenen. De kunst is om te voorkomen dat er een hele stugge werkwijze wordt ingericht. Hou rekening met ad hoc-ontwikkelingen. Wij doen dit door ‘slack’ in de planning in te calculeren.
Portfoliomanagement zorgt voor structuur en vastigheid en dat is een goede basis om op te bouwen. Echter, hoe vervelend is het om een arts die enthousiast na een congres terugkomt met een mooi idee te moeten vertellen dat hij tot volgend jaar moet wachten? Zorg dat er ruimte is voor een pilot; budget en tijd om te experimenteren. Leg een aantal speedbootjes naast de olietanker! Zo kun je blijven innoveren en creëer je draagvlak in de organisatie.
De dynamiek binnen een ziekenhuis is georganiseerd maar kent ook veel onverwachtse ontwikkelingen. Hoe ga je hier mee om?
Dit is inderdaad nog een belangrijk punt. Wil je portfoliomanagement op een positieve manier neer zetten dan is begrip van de omgeving waarin je opereert erg belangrijk. In de wereld van de zorg is er namelijk één ding dat altijd op nummer één staat: het leveren van goede zorg. En in het ziekenhuis gaat de bedrijvigheid altijd door, dag en nacht. Dat vergt heel wat flexibiliteit bij het realiseren van projecten. Je kunt immers geen wifipunt in de O.K. plaatsen midden op de dag, dat moet ’s nachts gebeuren.
“Om als organisatie de projecten te laten aansluiten op strategische pijlers is het belangrijk op een andere manier te kijken naar de waardering van projecten.”
Het helpt als het team dat werkt aan veranderingen en innovaties zich kan inleven in het belang van de zorg. Dit geldt dan ook voor het gehele portfolioteam in het Erasmus MC en geldt ook voor de programma- en projectmanagers. Bij voorkeur heb ik dan ook mensen in mijn team die een medische achtergrond hebben, zij snappen zonder uitleg waar de zorg over gaat en kunnen hier makkelijk op anticiperen.
Samengevat kom ik tot zeven tips om strategisch portfoliomanagement ‘in the spotlights’ te zetten:
1. Mensen verleiden en nieuwsgierig maken is de rode draad in de communicatie.
2. Sluit aan bij de belevingswereld en behoefte van je verschillende stakeholders.
3. Hou rekening met ad hoc-ontwikkelingen door ‘slack’ in de planning in te calculeren.
4. Begrijp in welke dynamiek je opereert en beweeg hierin mee.
5. Wil je strategisch portfoliomanagement implementeren, denk dan vanuit de strategie.
6. Wil je aansluiten op de strategie, spreek dan de taal van de bestuurder.
7. Wil je bijdragen aan de zorg in Nederland, voer dan portfoliomanagement in de zorg in.
Voor meer informatie over de Portfoliomanagement Awards of mee te doen als team, kijk op de website van het event.
