Significant helpt gemeente Hengelo met verbeteren van inkoop
Significant Synergy helpt de gemeente Hengelo bij de professionalisering van zijn inkoopfunctie. Het bureau heeft de gemeente onder meer ondersteund bij het opstellen van een handreiking en een bijbehorend normenkader voor rechtmatige inkoop. Omdat de handreiking nogal omvangrijk is, werd er tevens een applicatie ontwikkeld die medewerkers van aanbestedende diensten helpt volgens de aanbestedingsregels en het inkoopbeleid in te kopen. Significant-consultants Niels van Bruggen en Nino Lopulalan geven toelichting op het project.
Jaarlijks koopt gemeente Hengelo voor zo’n €120 miljoen aan goederen, diensten en werken in. Recentelijk betrof het onder andere het nieuwe stadskantoor, de renovatie van het Twentebad en ICT- en cateringdiensten. Voor de inkoop van dergelijke producten en diensten geldt dat leveringen boven een bedrag van €220.000 euro en werken met een waarde van meer dan €5,6 miljoen Europees moeten worden aanbesteed.
De afgelopen jaren kwam Hengelo herhaaldelijk negatief in het nieuws vanwege het structureel overtreden van deze Europese aanbestedingsregels. Dit zorgde ervoor dat accountant Deloitte geen goedkeurig afgaf over de jaarrekeningen van 2015, 2016 en 2017, en dat minister Ollongren van Binnenlandse Zaken contact opnam de gemeente om te vragen waarom het telkens misgaat en wat de gemeente hieraan gaat doen.
Inkoopcontrol
Om de problemen te boven te komen schakelde gemeente Hengelo eind 2018 de hulp in van Significant Synergy, het onderdeel van de Significant Group dat zich richt op inkoopvraagstukken. “We helpen de Gemeente Hengelo bij een inkoopprofessionaliseringstraject”, vertelt Senior Consultant Niels van Bruggen. “Daarbij ondersteunen we op het gebied van governance, Europees aanbesteden en inkoopcontrol.”
“Een van de voornaamste thema’s op dit moment is rechtmatigheid: Gemeente Hengelo heeft een aantal jaar op rij te veel onrechtmatig ingekocht”, vult Senior Consultant Nino Lopulalan aan. “Veel wordt buiten de afdeling inkoop ingekocht – via een gecoördineerd inkoopmodel – waardoor het belangrijk is om deze decentrale behoeftestellers/inkopers goed te informeren op welke wijze rechtmatig ingekocht dient te worden en hoe er aangesloten wordt bij het inkoopbeleid van Gemeente Hengelo.”
“De doelstelling van de veranderopgave is om de inkoop bij de Gemeente Hengelo professionaliseren en scherper op de kaart te zetten binnen het gecoördineerde inkoopmodel”, vervolgt Lopulalan. “Daarnaast wordt de rechtmatigheid op orde gebracht door lopende dossiers te ondersteunen en door de rechtmatigheid goed op de kaart te zetten voor toekomstige dossiers.”
Handreiking en normenkader
Daartoe heeft Significant Synergy de Twentse gemeente onder meer ondersteund bij het opstellen van een handreiking en een bijbehorend normenkader voor rechtmatige inkoop. “De handreiking licht het wettelijke kader op een praktisch toepasbare manier toe en het normenkader maakt het mogelijk dossiers vooraf en achteraf te toetsen om in te kunnen schatten of er rechtmatigheidsrisico’s aan de orde zijn in een dossier”, legt Van Bruggen uit.
Gedurende het traject werd samengewerkt met zusterbedrijf Significant Insights, dat zich richt op dataverzameling en -analyse. “Synergy richtte zich op de inhoud – EA-advies, inkoopkennis, inhoudelijke ontwikkeling van de handreiking en het normenkader – terwijl Insights verantwoordelijk was voor het projectmanagement en de development”, stelt Van Bruggen. “Samen met de klant zijn we in een Scrum Team in acht weken tot het resultaat gekomen, waarbij Insights de scrumsessies begeleidde en Synergy de kwaliteit van de content bewaakte vanuit inkoopperspectief.”
“Met In-Take kan een organisatie rechtmatiger én doelmatiger inkopen. Inkopers kunnen zich meer richten op tactische en strategische activiteiten.”
In-Take
Terwijl de opgeleverde handreiking en het normenkader samen in detail beschrijven op welke wijze gemeente Hengelo rechtmatig én doelmatig in kan kopen, bleek er echter ook behoefte te zijn aan een meer gebruikersvriendelijke oplossing.
“De handreiking is vrij omvangrijk en een zwaar document – niet eenvoudig goed te doorgronden voor elke budgethouder/decentrale inkoper/behoeftesteller. Toch is er binnen het gecoördineerde inkoopmodel een behoefte om rechtmatige inkoop goed onder de aandacht te brengen en de kaders toegankelijk te maken”, aldus Lopulalan. “Significant Synergy en Gemeente Hengelo zijn daarom samen gaan zoeken naar een manier om deze (kwalitatief goede) content te vertalen naar iets dat voor de gebruiker, de behoeftestellers, budgethouders, decentrale inkopers stimulerend werkt om met de rechtmatigheid van hun dossiers aan de slag te gaan en dit te borgen.”
“De uitkomst van de gezamenlijke zoektocht was een idee voor een applicatie die de workflow in het (pre-)specificatieproces begeleidt door de relevante inhoudelijke thema’s aan de orde te stellen en de kaders daarbij op toegankelijke/begrijpelijke wijze te schetsen”, geeft Van Bruggen aan. “De applicatie – genaamd ‘In-Take’ – leert en stimuleert gebruikers binnen de gemeente Hengelo om rechtmatig en doelmatig in te kopen.”
“In-Take draagt bij aan een efficiënt inkoopproces omdat de behoeftesteller de eerste stappen zelf kan zetten en kan zien welke informatie nog op een rij gezet moet worden om tot een passende inkoopstrategie te komen”, legt Van Bruggen uit. “De applicatie zorgt voor een constructiever eerste gesprek tussen medewerkers en de inkoopafdeling, omdat medewerkers bij ieder relevant thema alvast aan het denken worden gezet en daarbij gewezen worden op welke informatie relevant is.”
Inmiddels wordt In-Take ingezet bij gemeente Hengelo en is de applicatie ook beschikbaar voor andere organisaties. “Met In-Take kan een organisatie rechtmatiger én doelmatiger inkopen. Inkopers kunnen zich meer richten op tactische en strategische activiteiten, wat uw inkoopprestaties ten goede komt”, besluit Van Bruggen.
