Van zeven naar drie gemeenten. Twynstra Gudde leverde advies

04 maart 2018 Consultancy.nl

Twynstra Gudde heeft zeven Friese gemeenten ondersteund bij een unieke herindeling. Gemeente Littenseradiel werd opgesplitst en ontvlochten in drie delen die elk opgingen in een andere gemeente. Ondertussen werden verschillende andere gemeenten samengevoegd, zodat uiteindelijk uit zeven gemeenten drie nieuwe ontstonden. Audrey Rohen en Joost van der Kolk – die als projectleider en projectcoördinator betrokken waren bij de voorbereiding en implementatie van de complexe opgave – geven toelichting.

Regelmatig verschijnen er in de media berichten over fuserende gemeenten. Terwijl dergelijke herindelingsprocessen daarmee kunnen overkomen als een hedendaags verschijnsel, vinden gemeentelijke herindelingen al de gehele twintigste eeuw plaats. Waren er in 1900 nog 1121 gemeenten, in 1940 jaar waren dat er nog 1054, en in 1970 nog 913. Vanaf dat jaar ging het wat sneller met de afname van het aantal gemeenten: in 1980 waren er nog 811 gemeenten en weer tien jaar later nog 672. Sindsdien heeft de daling vrij constant doorgezet, en per 1 januari van dit jaar telt ons land nog 355 gemeenten.

Terwijl het samengaan van gemeenten dus bepaald niets nieuws is, kan oud & nieuw 2017-2018 worden gezien als een bijzonder moment in gemeenteland. Toen de klok twaalf uur sloeg en het nieuwe jaar aanbrak, hielden vijf Friese gemeenten op te bestaan, terwijl er één nieuwe ontstond en twee werden uitgebreid. In deze gecombineerde opsplitsing en samenvoeging ontstonden zo uit zeven gemeenten drie nieuwe.

Littenseradiel

In de complexe herindeling was een centrale rol weggelegd voor de inmiddels verdwenen gemeente Littenseradiel. “Halverwege 2013 koos de raad van de gemeente Littenseradiel voor een bijzondere oplossingsrichting voor de bestuurlijke toekomst”, vertelt Twynstra Gudde-adviseur Joost van der Kolk. Het idee? “We splitsen onze gemeente op, zodat elke kern in een gemeente komt te liggen die sociaal, ruimtelijk en economisch het beste past”, legt Van der Kolk uit: “Na een periode van verkennen ondertekenden de betrokken gemeenten een bestuursovereenkomst en werden Audrey Rohen en ik benaderd om het proces van opsplitsing, ontvlechting en samenvoeging te begeleiden.”

Van zeven naar drie gemeenten. Twynstra Gudde leverde advies

De opdracht startte met de vraag om een plan van aanpak voor de opsplitsing op te stellen”, vertelt Rohen, die als geassocieerd partner is verbonden aan Twynstra Gudde. Ze legt uit dat de opsplitsing van Littenseradiel werkte als een soort van katalysator voor enkele andere herindelingsvoornemens: “Er waren al enige jaren plannen om Leeuwarderadeel bij Leeuwarden te voegen en ook de herindeling van Waadhoeke kende een aanlooptijd van ettelijke jaren. De splitsing van de gemeente Littenseradiel stelde de betrokken gemeenten nu voor de uitdaging om trajecten die los van elkaar werden gezien in samenhang te benaderen.” 

Legpuzzel

Deze gecombineerde benadering zorgde ervoor dat er ineens zeven gemeenten waren betrokken bij de herindeling, waarmee een ingewikkelde legpuzzel ontstond. “Samen met de zeven gemeenten hebben wij de puzzel gelegd”, geeft Van der Kolk aan: “In het plan van aanpak stelden we voor om van de opsplitsing van Littenseradiel een gezamenlijk project te maken in opdracht van de zeven betrokken gemeentebesturen. Een strakke projectorganisatie en -sturing met eenduidige verbindingen met de overige drie herindelingsprojecten zorgden voor een optimale balans tussen vaart en zorgvuldigheid en tussen gezamenlijk en autonoom.”

Van der Kolk legt uit dat het traject bestond uit twee sporen: “Een herindelingsproces kent een wettelijk kader waarbinnen besluitvorming moet plaatsvinden van gemeenteraad tot Eerste Kamer. Omdat de drie herindelingen en de opsplitsing gelijk opliepen en grote samenhang hadden, vroeg dit om één gezamenlijk herindelingsontwerp en -advies. Dit ‘wettelijke spoor’ werd ondergebracht bij het gezamenlijke project. Daarnaast dienden alle bouwstenen van de gemeentelijke organisatie – personeel, beleid, financiën et cetera – op zorgvuldige wijze ontvlochten te worden. Voor dit ‘operationele spoor’ werden verschillende werkgroepen met experts van de betrokken gemeenten ingericht die inventariseerden, adviseerden en uitvoerden.”

Spoor 1

“Als projectleiding bewaakten wij de voortgang en samenhang van de op te leveren resultaten en regisseerden wij de besluitvorming en communicatie daarover”, voegt Rohen toe: “Het eerste jaar lag het accent op het gezamenlijke, wettelijke traject waarbij de raden, colleges en organisaties van alle zeven gemeenten betrokken waren.” In deze periode werden in de zeven gemeenteraden diverse grote knopen doorgehakt. 

Het belangrijkste wapenfeit? De vaststelling van het complete herindelingsontwerp: Littenseradiel splits zich op in drie delen. Het zuidelijke deel gaat op de daaronder gelegen gemeente Súdwest-Fryslân. Het noordoostelijke deel gaat op in de daarnaast gelegen gemeente Leeuwarden, die daarnaast ook gemeente Leeuwarderadeel opslokt. Het noordwestelijke deel, ten slotte, zal samen met de gemeenten Franekeradeel, het Bildt en Menameradiel opgaan in de geheel nieuwe gemeente Waadhoeke. 

Spoor 2

Nadat de provincie Friesland positief heeft geadviseerd, kan het tweede spoor beginnen. “Nu stond de operationele splitsing centraal en verschoof het accent van het gezamenlijke ontvlechtingstraject naar de lokale invlechtingstrajecten”, aldus Rohen. Enkele van de resultaten die in deze twee jaar worden geboekt – binnen de afgesproken termijnen en ruim binnen het projectbudget – zijn een convenant voor de overgang van personeel tussen zeven gemeentebesturen, een sociaal statuut aangaande het personeel van de zeven gemeenten tussen de zeven gemeentebesturen en de vakbonden, en complete inventarisaties van de overdracht van het beleid & regelgeving van Littenseradiel, en van kapitaalgoederen, ICT, archief, financiën, huisvesting, contracten en lopende dossiers. 

“Een belangrijke randvoorwaarde voor het succesvol vervullen van de projectleidersrol was onze onafhankelijke positie”, vertelt Van der Kolk. “We werkten niet voor het op te heffen Littenseradiel of voor een van de omliggende gemeenten, maar we werkten voor alle zeven colleges van B&W. Dit maakte dat wij gecommitteerd waren aan de gezamenlijke opgave. Hierdoor waren we in staat om de verschillende belangen, opvattingen en kenmerken van de betrokken partners te signaleren en te agenderen om te komen tot stappen die zorgden voor voortgang en draagvlak.” 

En toen waren er nog drie

Zo lukte het de zeven gemeenten uiteindelijk om de complexe herindelingsplannen tot uitvoer te brengen, waardoor nu nog drie gemeenten zijn overgebleven. De diverse opdrachtgevers kijken tevreden terug op terug op het complexe traject en de begeleiding vanuit Twynstra Gudde. 

“De sfeer en onderlinge verhoudingen waren en bleven goed, dankzij een zorgvuldige voorbereiding met heldere afspraken en de bereidheid om er het beste van te maken”, stelt Sietse La Roi, projectleider bij gemeente Súdwest-Fryslân. “Vraagstukken en knelpunten losten zich ‘vanzelf’ op door de goede verhoudingen en het onderlinge vertrouwen”, aldus Jan Folkerts, gemeentesecretaris Littenseradiel. “De projectorganisatie, met name de kern- en projectgroep, voorzag in het vroegtijdig signaleren en bespreken van mogelijke knelpunten”, zegt Bert van Doorn, lid projectgroep vanuit gemeente Leeuwarden. 

“Terugkijkend kunnen we samen met onze opdrachtgevers spreken van een geslaagd proces dat drie jaar duurde en uiteindelijk resulteerde in een zorgvuldige en soepele overgang van Littenseradiel naar de drie nieuwe gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslan en Waadhoeke”, besluit Rohen.


×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners Wielinq WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup