METRI begeleidt leverancierselectie-trajecten bij opdrachtgevers
Adviesbureau METRI heeft de afgelopen maanden twee klanten geholpen bij het selecteren van een nieuwe leverancier voor producten/diensten.
Voor DELA, een Nederlandse non-profitcoöperatie die begrafenis- en levensverzekeringspolissen levert aan meer dan drie miljoen leden in Nederland en België, heeft METRI onderzoek gedaan naar welke leverancier het meest geschikt is als integrated cloudleverancier. Lucas Blom van METRI licht toe: “DELA wil in België zijn bestaande IT-strategie evalueren van een on premise- en housinginfrastructuur door verschillende bedrijven met verspreide taken en verantwoordelijkheden, naar een ‘SaaS preferred’-strategie waarbij slechts aan één partij de verantwoordelijkheid wordt gegeven.”
Dit leverancierselectietraject werd uitgevoerd door een team van DELA-experts onder begeleiding van METRI. Het team stelde eerst een strategie op voor de ‘to be’-situatie, en van daaruit werden de belangrijkste criteria voor de leverancier gedefinieerd. Vervolgens is een longlist van leveranciers teruggebracht tot een shortlist en daarmee werd een dialoog gestart. Aan de hand van een dialoogdocument werden leveranciers gevraagd een presentatie te geven en in een actieve dialoogsessie met DELA werd vervolgens over de verschillende raakpunten van gedachten gewisseld.
Hierna volgde een Request for Proposal (RFP) uitvraag, waarbij alle leveranciers hun beste bod presenteerden aan DELA. Om te achterhalen of die biedingen financieel marktconform waren, werd een beroep gedaan op de benchmarking database van METRI. Op basis daarvan konden de biedingen vervolgens nog verder worden aangescherpt, om uiteindelijk tot een winnend bod en het contracteren van een voorkeursleverancier te kunnen komen.
Het traject heeft volgens de METRI-projectmanager succesvol uitgepakt voor opdrachtgever DELA, die momenteel druk bezig is met de migratie naar de nieuwe situatie. “Optimale communicatie en informatie-uitwisseling nog voordat de feitelijke RFP-uitvraag wordt gedaan richting leveranciers biedt enkele grote voordelen. Zo kan de opdrachtverlener gebruikmaken van de expertise van de markt. Voor de marktpartijen heeft het als voordeel dat zij tijdens de dialoog ook gericht vragen aan de klant hebben kunnen stellen. Hierdoor is het selectieproces niet enkel een papieren exercitie, maar een actieve wisselwerking tussen klant en leverancier.”
In een tweede traject in de afgelopen periode, hebben consultants van METRI een internationaal opererend bedrijf ondersteund bij het heronderhandelen van een lease- en supportcontract voor circa 150 van zijn multifunctionele printers. Met name vanuit een kostenoverweging besloot het bedrijf in zee te gaan met een nieuwe leverancier – METRI werd onder meer aan boord gehaald om te ondersteunen bij het leveranciersselectieproces, vanwege zijn kennis van de printermarkt en zijn eerdere ervaring met printerselecties.
In dit traject stelde het adviesbureau een Request for Quotation (RFQ)-document op, met daarin alle ingeschreven leveranciers op de shortlist. Kijkend naar prijs en kwaliteit werd de lijst vervolgens verder teruggebracht. Na het aanscherpen van de offertes door de overgebleven leveranciers en de door METRI ondersteunde eindonderhandelingen, besloot het bedrijf een nieuw contract aan te gaan, voor de periode van vijf jaar, met een mogelijke verlenging van twee jaar. De afgesproken voorwaarden waren marktconform en het contract is tijdig en binnen budget gesloten, laat Blom ten slotte weten.
