Martijn Harleman over zijn interimklus bij TenneT
Martijn Harleman is werkzaam als interim-manager bij Hospitality Group. De redactie van Consultancy.nl sprak met Harleman over zijn laatste grote project bij energietransportbedrijf TenneT, waar hij onder andere verantwoordelijk was voor een grootschalige interne verhuizing.
Op een interim-manager kan om tal van redenen een beroep worden gedaan. Zo kan hij of zij bijvoorbeeld als plaatsvervanger worden ingezet omdat een reguliere manager ziek is geworden of omdat de oude manager vertrokken is en er nog geen geschikte opvolger is gevonden. Martijn Harleman is interim-manager en bekleedt deze rol vanuit Hospitality Group, een advies- en projectmanagementbureau voor hospitality, facility management, huisvesting en inkoop. Recent werd Harleman opnieuw aangetrokken als invalmanager, ditmaal vanwege een zwangerschapsverlof binnen het team Facility Management van TenneT, een bedrijf dat zich bezighoudt met elektriciteitstransport en waar Manon van Beek – voormalig CEO van Accenture Nederland – onlangs werd benoemd tot nieuwe bestuursvoorzitter.
In 2014 betrok TenneT een nieuw kantoor in Arnhem op het Energy Business Park. Destijds waren de facility management-professionals van de organisatie nauw betrokken bij de ontwikkeling en de inrichting van het kantoorgebouw. Sindsdien zijn er alweer zo’n vier jaren verstreken, waardoor er ruimte voor verbetering ontstond. Daarover heeft Harleman zich als interim-manager de afgelopen maanden gebogen. Hierbij hield hij zich onder meer bezig met het fysiek optimaliseren van de werkomgeving zoals werkplekken, akoestiek en ergonomie. Verder is hij zelf ook betrokken geweest bij het voorbereiden en succesvol uitvoeren van een interne verhuizing en bij aanpassingen van het werkconcept van de organisatie. De interim-manager kijkt met een positief gevoel terug op zijn tijd bij TenneT en sprak daarover met de redactie van Consultancy.nl.
Op zoek naar de juiste toon
“We hebben de bestaande werkomgeving op een aantal punten doorontwikkeld en niet zozeer een compleet nieuwe werkomgeving ontworpen. Wel hebben we gekeken naar de behoefte van de medewerkers om een omgeving te creëren die aansluit bij de wensen van nu”, zegt Harleman, die uitlegt dat veel professionals van TenneT ervoeren dat er onder andere te weinig werkplekken beschikbaar waren. “Ook waren er te weinig vergaderzalen met videoconferentie-mogelijkheden
Om invulling te geven aan de wensen van de medewerkers, besloot het team waartoe Harleman behoorde onder meer om alle vergaderzalen te voorzien van videoconferentie-mogelijkheden
Verhuizing
De interim-manager was tevens betrokken bij een interne verhuizing, die een groot deel van het totaal van 1.300 medewerkers trof. Volgens Harleman is heldere communicatie de eerste stap die zo’n megaklus uiteindelijk tot een succes maakt: “Het is belangrijk om direct het gesprek aan te gaan met betrokkenen. In de gesprekken werden ook de verwachtingen naar elkaar uitgesproken, waardoor de koppen dezelfde kant opstonden.” Hij voegt toe dat er nog andere factoren in het spel zijn: “Naast medewerkers betrekken bij de plannen en gedegen communicatie, zijn het managen van verwachtingen en het creëren van draagvlak ook factoren die bepalen of zo’n project tot een goed einde kan worden gebracht.”
Harleman licht toe hoe het ontwerp en de daaraan gekoppelde verhuisplannen zijn gerealiseerd: “Op basis van de input van medewerkers is een nieuwe voorlopige indeling van het kantoor gemaakt, waarbij vooral is gekeken naar de manier waarop teams werken en welke teams vaak met elkaar samenwerken.” Vervolgens is het plan voorgelegd aan het managementteam, dat het van feedback voorzag. Harleman vertelt dat hij met name heeft geprobeerd om tot een breed gedragen ontwerp te komen: “We hebben de afdelingen in alles meegenomen om tot een plan te komen dat zo goed als mogelijk aansluit op de wensen en behoeften.”
Op die manier zijn medewerkers ook eerder bereid om constructief bij te dragen aan een verhuizing, betoogt Harleman: “De afzonderlijke afdelingen hebben we dan ook probleemloos verantwoordelijk gemaakt om de inhoud van kasten en overige spullen zelfstandig te verhuizen. Waar nodig, stemden we dit met afdelingen onderling af en hadden we een faciliterende rol, om chaos in het gebouw en op de gangen te voorkomen. Het was, behalve een paar specials, vooral een verhuizing van afdelingen en niet zozeer van enorm veel fysieke spullen.”
Blik op verleden, heden en toekomst
Een interim-project kenmerkt zich meer dan eens door een resultaatgericht karakter. Dat wordt vaak als prettig ervaren, niet in de laatste plaats omdat de mens dol is op het afronden van taken. In een blik op het verleden, geeft Harleman aan dat hij blij is met een aantal resultaten dat hij heeft kunnen afleveren bij TenneT: “Alle werkplekken hebben nu dezelfde faciliteiten, waardoor medewerkers niet meer hoeven te zoeken naar een specifieke werkplek die aansluit bij het werk dat ze op dat moment willen doen. Elke werkplek heeft nu een vast beeldscherm en dit maakt de flexibiliteit groter, maar komt ook zeker de effectiviteit ten goede. De nieuwe omgeving bevordert het flexwerken zelfs: je hoeft niet bang te zijn dat je geen werkplek met vast beeldscherm kan vinden als je terugkomt van een aantal besprekingen.”
Harleman laat weten dat de behaalde resultaten onderdeel zijn van zijn hoogtepunten bij TenneT. Een ander hoogtepunt is volgens hem het draagvlak dat zijn team heeft gecreëerd onder alle afdelingen van het bedrijf, met name door realistisch en open te handelen: “Puur door het gesprek aan te gaan, de juiste verwachtingen naar elkaar uit te spreken en daadwerkelijk ook iets te doen met de uitkomsten van gesprekken.” In lijn daarmee ligt nog een hoogtepunt van Harleman, het nieuwe indelingsplan van het kantoorgebouw: “Het opgestelde plan is een vooruitgang voor elke afdeling ten opzichte van de oude situatie. Ik ben blij dat we de wensen en behoeften waar mogelijk hebben kunnen realiseren”, vertelt hij trots.
In een blik op de toekomst van TenneT, erkent Harleman echter wel dat het plan waaraan hij heeft meegewerkt in de nabije toekomst weer verouderd zal raken: “Gezien de groei van de organisatie is dit overigens wel een oplossing geweest voor de korte termijn en wordt er inmiddels naar een oplossing voor de lange termijn gekeken.” In een blik op zijn eigen toekomst, verwacht hij nog wel enige tijd actief te zijn bij zijn huidige opdrachtgever: een groot digitaal warenhuis. “Inmiddels ben ik bijna twee maanden als projectmanager aan de slag bij Bol.com en ga ik binnenkort ook als projectleider starten bij Innovam. Daar ligt de komende periode mijn volledige focus. Bij Bol.com en Innovam pak ik verschillende grootschalige (facilitaire) projecten op en ben ik verantwoordelijk voor de volledige implementatie, budgetten, nazorg en borging. Ook dit zijn weer supergave omgevingen, met weer nieuwe uitdagingen en samenwerkingen”, besluit Harleman.
Lees ook: Hospitality Group helpt zorgpartij Amsta met invullen van Gastvrijheid team.
