Hoe IT-bestuurders innovatieve technologie kunnen omarmen

“IT Management is dezer dagen net koorddansen; je moet balanceren tussen het draaiende houden van de dagelijkse business en vooruit bewegen”, zo stellen Jerom Fiedler, Lieselotte Hoegee en Nickie Levels. De drie adviseurs van BlinkLane Consulting delen daarin best practices voor IT-bestuurders die de laatste technologieën willen omarmen en tegelijkertijd de kwaliteit van de huidige bedrijfsvoering op peil willen houden.

In het huidige bedrijfslandschap speelt IT een cruciale rol in zowel de interne bedrijfsvoering als in het contact met de klant. Hiervoor moet IT stabiel en betrouwbaar zijn, processen ondersteunen en de bedrijfsactiviteiten faciliteren. Tegelijkertijd ontkomen bedrijven die op de lange termijn relevant willen blijven er niet meer aan mee te gaan met de laatste ontwikkelingen. Nieuwe technologieën kunnen bestaande businessmodellen ontwrichten en de bedrijfsvoering transformeren. Het is daarom van groot belang niet vast te blijven zitten in de status quo.

Fiedler, Hoegee en Levels bekijken in een nieuwe whitepaper de belangrijkste IT-prioriteiten vanuit drie perspectieven: het klantperspectief, het procesperspectief en het managementperspectief. Voor elk van deze invalshoeken hebben de adviseurs van BlinkLane drie prioriteiten geïdentificeerd.

Klant

Vanuit het klantperspectief – waarbij het zowel kan gaan om interne als externe klanten – noemen de drie ten eerste het belang van digitale integratie: “Elk huishouden en elke organisatie gebruikt meerdere devices en applicaties. Stel je voor hoe makkelijk het leven zou zijn als al deze systemen geïntegreerd zouden zijn.” Hoewel dit voor sommige organisaties al dagelijkse realiteit is, heeft het merendeel nog te maken met flinke legacy-systemen waarvoor dergelijke integratie moeilijk tot onmogelijk is. De tweede – hieraan gerelateerde – prioriteit is Internet of Things (IoT). De potentiële waarde van IoT wordt aangemerkt als “enorm”. Hierbij wordt wel gewezen op de voorwaarden waaraan hiervoor moet voldaan, zoals goede opslag en structurering van data en capaciteit om applicaties met elkaar te laten communiceren. 

Tot slot gaat het bij het klantperspectief om ‘customization’. Werknemers ontwikkelen in hun privéleven eigen voorkeuren en zien graag dat de digitale tools die ze tijdens hun werk gebruiken voldoen aan hun specifieke wensen. “Helaas bieden veel organisaties nog gestandaardiseerde tools en services met identieke content en identiek ontwerp. Redenen hiervoor zijn een overdreven streng veiligheidsbeleid, gedateerde systemen en een ouderwetse instelling.” De adviseurs raden aan een ‘kies/breng je eigen device’-beleid in te voeren, of om de systemen aan te passen op de klantprofielen van de medewerkers. “Dit creëert waarde voor zowel de interne klant als de organisatie.” Zo worden IT-managers bijvoorbeeld minder geconfronteerd met ‘schaduw-IT’, omdat medewerkers de aanwezige systemen niet langer omzeilen.

Proces

Om de processen binnen organisaties te optimaliseren, kunnen bestuurders ten eerste inzetten op Robotic Process Automation (RPA), waarmee routinematig werk kan worden geautomatiseerd. Zo worden de efficiëntie en productiviteit verhoogd, simpelweg omdat werknemers meer tijd hebben voor werk dat vraagt om kritisch denken en/of menselijke creativiteit. Het is volgens de BlinkLane-specialisten wel belangrijk om te kijken hoe personeel kan worden omgeschoold indien hun oorspronkelijke taken worden overgenomen door RPA.  

Daarnaast zien de adviseurs een verschuiving van producten naar diensten – oftewel ‘Anything as a Service’ (XaaS) – als een belangrijke prioriteit. Met het servicemodel kunnen organisaties hun kosten beter schalen, de passende diensten afnemen zolang ze gewenst zijn en makkelijker meegaan in de laatste technologische ontwikkelingen.

Ten derde wordt geadviseerd om artificial intelligence (AI) in te zetten: “Waar RPA meer statisch is, brengt AI procesautomatisering tot een hoger niveau door een dynamische, zelflerende omgeving te implementeren.” Ze geven wel aan dat de implementatie van AI erg lastig is, met name als er een beperkt budget en weinig gespecialiseerde kennis in huis is. Dit leidt ertoe dat veel organisaties zich in eerste instantie richten op RPA.  

Management

De eerste prioriteit die de adviseurs benoemen vanuit managementperspectief is databeveiliging. “Simpel gezegd, betreft databeveiliging de bescherming van data tegen onopzettelijke of opzettelijke maar ongeautoriseerde blootstelling (datavertrouwelijkheid), modificatie (data-integriteit) of vernietiging (databeschikbaarheid).” De adviseurs geven aan dat databeveiliging net zo goed afhangt van mensen als van technologie: “Lekken worden bijna altijd veroorzaakt door meerdere factoren en mensen zijn er daar praktisch altijd een van.” In aansluiting daarop, bestaat de tweede prioriteit uit gekwalificeerd IT-personeel. Hierbij wijzen de adviseurs op de grote uitdaging rondom het vinden van voldoende talent. Ze pleiten voor meer samenwerking met opleidingen, meer aandacht voor omscholing van eigen medewerkers en het werven van internationaal talent. 

De laatste prioriteit die de drie identificeren, is het financieren van innovatie en de moeilijkheden die IT-managers hierbij ervaren. Hierbij refereren ze aan een recente studie van Vanson Bourne, waarin 77% van de IT-bestuurders aangeeft dat te hoge uitgaven aan het draaiende houden van de bestaande IT het grootste obstakel vormt voor innovatie. Ook noemen ze cijfers van Gartner, die laten zien dat 90% van de uitgaven naar de bestaande IT gaan, zodat er slechts 10% overblijft voor echte innovatie. Managers wordt geadviseerd slimme en goedkope manieren te vinden om innovatie te stimuleren, bijvoorbeeld door in te zetten op XaaS-oplossingen waarbij innovatie onderdeel is van de dienst.

“Innovatie gaat niet slagen als je het geheel overlaat aan de bestaande afdelingen, omdat het draaiend houden van de bestaande business dan altijd de prioriteit krijgt.” 

Van vandaag naar de toekomst

“Met zoveel verschillende prioriteiten en dagelijkse activiteiten om aan te sturen, zitten de meeste organisaties wellicht met de handen in het haar”, onderkennen Fiedler, Hoegee en Levels: “Als je nog altijd worstelt om de basis op orde te krijgen, hoe vind je dan de tijd en focus om je op de toekomst te richten?” Om hierbij hulp te bieden, hebben de drie adviseurs op basis van hun praktijkervaring een uit acht tips bestaande benadering ontwikkeld. 

In de eerste plaats is het belangrijk om een overzicht te vormen van de belangrijkste doelen die de organisatie de komende jaren wil bereiken. Hierbij moeten managers streng zijn voor zichzelf en echt de focus leggen op de hoogste prioriteiten: “Stop met praten over alle andere kansen die mogelijk nog bestaan. Dit is tijdverspilling.” Vervolgens moeten de vastgestelde prioriteiten worden geordend op een roadmap, waarbij onder meer wordt vastgesteld wat als allereerste moet gebeuren. 

Ten derde moet voor iedere prioriteit een eigenaar worden aangewezen die zich echt verantwoordelijk voelt voor het succes van dit thema en voldoende tijd krijgt om zich hierop te focussen. Dit betekent overigens niet dat deze persoon het alleen moet opknappen, want in de vierde plaats dient er een veranderteam te worden samengesteld voor iedere prioriteit: “Innovatie gaat niet slagen als je het geheel overlaat aan de bestaande afdelingen, omdat het draaiend houden van de bestaande business dan altijd de prioriteit krijgt.”  

De vijfde tip is om klein en onafhankelijk te beginnen, bijvoorbeeld met het oprichten van een innovatie- of ‘learning’-lab. “Deze labs zijn er niet alleen om nieuwe functies te ontwikkelen, maar ook om te experimenteren met businessmodelleen en te ervaren hoe deze toekomstbestendig gemaakt kunnen worden.” Daarnaast wordt – ten zesde – geadviseerd om ook slim te beginnen, door te starten met een prioriteit die snel de klantwaarde verhoogt. De positieve resultaten zorgen dan bij het behalen van de overige doelen voor extra draagvlak en mogelijk meer financiering.

En ten zevende moet er ook snel worden begonnen: “Stop met denken en begin met doen. Faal snel en leer nog sneller.” Hierbij raden de adviseurs aan om een agile-benadering te hanteren, waarbij wordt gewerkt in korte sprints. De achtste tip – tot slot – spreekt voor zich, maar is daarom zeker niet minder belangrijk: “Have fun and enjoy the ride!”, besluiten Fiedler, Hoegee en Levels.