Waarom en hoe RPA van waarde kan zijn voor organisaties: een vierstappenplan

02 mei 2018 Consultancy.nl

Veel organisaties benutten de mogelijkheden die Robotic Process Automation biedt nog niet volledig. Dat stellen consultants van MLC, een adviesbureau op het gebied van customer excellence. Volgens hen is deze technologie vandaag de dag in het licht van digitale procestransformaties onmisbaar. Zo kan op basis van de technologie financieel voordeel worden behaald, tijd worden gewonnen en eveneens de klanttevredenheid worden verbeterd.

Robotic Process Automation (RPA) is een opkomende en innovatieve technologie die binnen bedrijven en instellingen wordt gehanteerd om operationele en ondersteunende processen te optimaliseren. Bij het merendeel van de organisaties in Nederland, waar kern- en ondersteunende processen veelal worden verwerkt door grote IT-systemen, is deze techniek nog niet geïmplementeerd. Bij dergelijke organisaties blijft echter een aanzienlijke hoeveelheid activiteiten over die de logge traditionele IT-systemen niet weten te automatiseren. Het niet-geautomatiseerde deel moet vervolgens met de hand worden verwerkt, wat niet zou moeten én hoeven gebeuren, aldus Denise Vestjens en Rik Ellenbroek van MLC. Ze benadrukken de kansen die RPA te bieden heeft binnen organisaties.

Tijd is geld

Het handmatig omzetten van data tussen verschillende systemen is een foutgevoelige, tijdrovende en dus een kostbare aangelegenheid. Bovendien, zo stelt Vestjens, “brengt deze aanpak doelstellingen op het gebied van klanttevredenheid en efficiëntie in gevaar.” Volgens haar biedt RPA dé oplossing om dergelijke inefficiëntie binnen processen te verhelpen: “RPA maakt het voor een organisatie mogelijk om deze veelvoorkomende en repetitieve taken efficiënter, nauwkeuriger en geautomatiseerd uit te voeren.” 

Volgens Ellenbroek is het een bekend misverstand dat de switch naar RPA een grote interne technologische transformatie vereist: “Omdat RPA aansluit op het huidige IT-landschap hoeven bestaande systemen en applicaties niet of nauwelijks te worden aangepast.” Hij voegt daaraan toe: “Bij RPA is geen sprake van een fysieke robot, maar van computer-gecodeerde software die de handmatige bediening van IT-systemen kan overnemen. De software bootst menselijke, op regels gebaseerde, handelingen na en is in staat om te schakelen tussen verschillende functies en applicaties. Al deze handelingen kunnen met RPA geheel of gedeeltelijk worden geautomatiseerd.”

Het vierdelige RPA-stappenplan van MLC

Daarnaast speelt de RPA-werkwijze in op een bredere ontwikkeling binnen het bedrijfsleven. Vestjens licht toe: “Door de snelheid waarmee digitalisering zijn intrede doet in klantprocessen, neemt het belang van een snelle en efficiënte afhandeling van operationele processen toe. RPA biedt hiervoor uitkomst, omdat de technologie relatief eenvoudig toepasbaar is op processen met hoge volumes en repetitieve handelingen. Het grote voordeel van RPA is dat processen goedkoper en sneller kunnen worden uitgevoerd met betere en constante kwaliteit.” Verder – omdat geld wordt bespaard en tijd wordt gewonnen – krijgen medewerkers meer tijd voor klantcontact en het uitvoeren van complexere taken, aldus Vestjens: “De juiste combinatie tussen mens en RPA leidt dan tot een optimale klantbediening met aandacht voor snelheid én interactie.”

Vierledig stappenplan

Als een organisatie overtuigd is van RPA en de technologie wil implementeren, biedt een procesanalyse voorafgaand aan de implementatie de nodige voordelen. Ellenbroek: “Daarmee kan worden bepaald hoe RPA op de juiste plek en op de juiste manier kan worden ingezet om de verschuiving van knelpunten in het proces te voorkomen. Met onze procesgerichte benadering begeleiden wij organisaties in vier stappen naar een werkende RPA-oplossing. Door deze stappen iteratief te doorlopen, is het mogelijk om snel resultaten te behalen en vooruitgang te boeken.”

Allereerst is het van belang om de processen die binnen een organisatie kunnen worden gerobotiseerd te prioriteren: “Met behulp van een quickscan bepalen wij op basis van een aantal criteria, zoals volume, frequentie en foutgevoeligheid, het proces met de meeste RPA-potentie en maken concreet wat de verwachte voordelen zijn”, legt Ellenbroek uit. Na deze selectiefase volgt de ontwerpfase, waarin wordt bepaald waar in het proces – middels RPA – snel vooruitgang kan worden geboekt, aldus Vestjens: “We halen de benodigde proceskennis op bij de medewerkers, brengen de keten- en IT-afhankelijkheden in kaart en kijken kritisch welke taken wel en welke taken nog niet door de robot kunnen worden uitgevoerd. Op basis hiervan ontstaat een optimaal ketenproces waarin de robot op de juiste wijze is geïntegreerd.”

Na het ontwerpen, wordt geholpen bij de vertaling van het proces naar de daadwerkelijke RPA-inrichting. Deze fase is bedoeld om de technologie uiteindelijk optimaal in te kunnen zetten en ook om mensen binnen de organisatie aan de veranderingen te laten wennen. Ellenbroek: “De robot wordt dan geconfigureerd en vervolgens uitvoerig getest op het behalen van de gestelde doelstellingen. Daarnaast leren we medewerkers om de robot te onderhouden en eenvoudige aanpassingen te kunnen maken.”

Voor veel organisaties is de impact van RPA onduidelijk tot het moment van inrichting. “Daarom starten we, voordat de robot ‘up and running’ is, met het invullen van de randvoorwaarden om deze succesvol te implementeren. We begeleiden medewerkers om de impact van de verandering op het procesverloop te doorgronden en besteden aandacht aan het integreren en beheren van de robot binnen de organisatie. Een goede borging en communicatie zijn van groot belang om RPA te laten slagen”, besluit Ellenbroek.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly Berk BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup