SeederDeBoer begeleidt grote digitale transformatie bij Haag Wonen

Haag Wonen gebruikte bijna tien jaar een SAP-systeem voor woningcorporaties. Tijd voor een evaluatie, ook omdat verschillende belangrijke stakeholders twijfelden of ze verder wilden met het SAP-systeem. SeederDeBoer begeleidde Haag Wonen in de besluitvorming om tot een weloverwogen, breedgedragen beslissing te komen, en met de implementatie. 

Met meer dan 50.000 bewoners in de portefeuille is Haag Wonen een middelgrote woningcorporatie, en één van de drie grotere woningcorporaties in Den Haag. De organisatie bezit ruim 22.000 woningen en 2.500 bedrijfsruimten in de regio, waaronder in Bezuidenhout, Houtwijk, Mariahoeve, Waldeck, Scheveningen, Wateringse Veld en Zeeheldenkwartier. 

Na bijna een decennium gebruik te hebben gemaakt van SAP voor zijn bedrijfsvoering, besloot de IT-directeur afgelopen jaar om de toekomst van het systeem onder de loep te nemen. Aanleiding was een aankondiging van de leverancier dat deze – samen met Haag Wonen en de andere SAP-corporaties – een nieuw platform wilde ontwikkelen. “We twijfelden of we wel doorwilden. Werken met SAP betekent dat je een hele ontwikkelafdeling in je organisatie moet hebben. We vroegen ons af of dat wel wenselijk is voor een woningcorporatie. Bovendien dienen veranderingen zich zo snel aan dat je het eigenlijk niet meer kunt bijbenen vanuit je eigen afdeling,” aldus financieel bestuurder Ria Koppen-Kreyne. 

Haag Wonen ging op zoek naar een partij die kon helpen om tot een goed besluit te komen. Ria Koppen-Kreyne: “Een consultant van SeederDeBoer had bij ons al een aantal opdrachten gedaan. De bedrijfskundige aanpak van SeederDeBoer sprak ons aan en wij besloten hen ook mee te nemen in de selectie. In het eerste gesprek zei Paul van Dinten (partner bij het adviesbureau, red.): “Dit is niet alleen een IT-vraagstuk; het is veel breder. Het gaat hier om jullie bedrijfsstrategie.” Daarmee sloeg Paul de spijker op z’n kop. Zijn frisse blik sprak mij aan; ik hou wel van nieuwe gezichtspunten. Bovendien was er een goede klik.”De adviseurs startten met het organiseren van een omgevingsanalyse, om zo via de organisatieambities te komen tot een ICT-strategie. Het houden van de regie kwam hieruit naar voren als een van de uitdagingen voor de IT-organisatie. Bestuur en directie volgden een aantal kennissessies. In deze workshops werd inhoudelijk kennis gedeeld en gecreëerd om meer begrip te krijgen van IT in het algemeen en bij Haag Wonen in het bijzonder.

Een nieuwe strategie

“We hebben met elkaar besproken hoe ons ideaalbeeld eruitzag. Wat kun je outsourcen en wat wil je zelf blijven doen? Welk type IT-afdeling past bij Haag Wonen?” Dit heeft geleid tot een integrale ICT-strategie en enterprise-architectuur. Een kader waarin de dienstverlening, de organisatie hiervan en de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. “Deze nieuwe strategie is doordacht en gedragen. Een perfect uitgangspunt voor toekomstige beslissingen.”

Een van de uitkomsten van dit traject was dat SAP niet meer paste bij de ICT-strategie van Haag Wonen. “We hebben veel meer baat bij een bewezen standaardpakket van een leverancier die onze branche kent en die voor ons een strategisch partner kan zijn”, aldus Ria Koppen-Kreyne. “SeederDeBoer had voor onze ICT-strategie al een verkenning gemaakt van het aanbod in de markt. Dat sterkte ons in ons besluit om op zoek te gaan naar een nieuw ERP-platform. Op basis daarvan hebben wij een shortlist van leveranciers opgesteld.

De adviseurs hebben vervolgens het request-for-proposaltraject begeleid. “We hebben dit als een value-based-procurementproces aangevlogen. De kracht van die aanpak is dat je meer mogelijkheden hebt om te selecteren op criteria, zoals strategisch partnership. Tegelijkertijd hebben we ook de functionaliteit in de praktijk getoetst om zo objectief en integraal mogelijk te kunnen vergelijken.” 

Alle afdelingen hadden een rol bij de uiteindelijke keuze van de leverancier. Ria Koppen-Kreyne: “Wij hebben de zes afdelingsmanagers naar voren geschoven: ‘Jullie moeten ermee werken, dus geef maar aan wat je belangrijk vindt.’ Iedereen had een even zware stem. Dat is vrij onconventioneel; vaak is dit puur een IT-feestje.” 

Paul van Dinten van SeederDeBoer zorgde in deze fase voor een helder afwegingskader zodat de besluitvorming zorgvuldig verliep. “We sloten af met een lagerhuisdebat”, vertelt Ria Koppen-Kreyne. “Alle managers waren aanwezig en mochten twee collega’s meenemen. Iedereen had vooraf de afwegingen doorgenomen, dus was inhoudelijk goed voorbereid. Als bestuur hadden wij de taak om op basis van onze observaties de laatste punten toe te kennen. Die zouden doorslaggevend zijn, dus er hing veel vanaf. Dat was merkbaar in de discussies die gevoerd werden. Het was een aansprekende vorm waarin wij veel informatie kregen over de verschillende standpunten.” 

“We zijn nu veel meer regievoerder. Op deze manier werken maakt ons wendbaarder en we kunnen focussen op onze kerntaken als woningcorporatie. Precies zoals we dat graag willen.”
_{– Ria Koppen-Kreyne}

Na een zorgvuldig traject heeft Haag Wonen gekozen voor Aareon. Dat betekent niet alleen een ander platform, maar ook een andere manier van samenwerking met de IT-leverancier. Ria Koppen-Kreyne: “We zijn nu veel meer regievoerder. Een trend die we overigens niet alleen bij IT zien, maar in onze hele organisatie. Dat is voor veel mensen een grote verandering, dus wij zorgen voor goede begeleiding. Op deze manier werken maakt ons wendbaarder en we kunnen focussen op onze kerntaken als woningcorporatie. Precies zoals we dat graag willen.” 

Gezamenlijk proces

Paul van Dinten laat in een reactie op het traject trots te zijn op het resultaat. “Haag Wonen is een professionele organisatie waar veel drive is om verder te verbeteren. Toen zij voor de keuze stonden om al dan niet verder te gaan met SAP gingen ze niet over één nacht ijs. Vanuit SeederDeBoer hebben wij dit proces begeleid. Omdat de keuze voor een ERP-platform de hele organisatie raakt, hebben we een integrale benadering voorgesteld vanuit een organisatiebreed en veranderkundig perspectief. SeederDeBoer is goed in het professionaliseren van bedrijfsvoeringen en die kennis hebben we ingezet. Bijzonder daarbij vond ik dat het bestuur van Haag Wonen echt wilde begrijpen wat de nieuwe ontwikkelingen ook bestuurlijk betekenen. Ze hebben de moeite genomen overzicht te ontwikkelen voorafgaand aan de besluitvorming.”

“We hebben twee trajecten mogen doen. We zijn gestart met een toekomstperspectief op de bedrijfsvoering: hoe willen jullie de komende jaren je strategie realiseren en processen inrichten? Wat zou je moeten veranderen als je kijkt naar zaken als digitalisering en cloud? De nieuwe visie die dat opleverde, bracht het inzicht dat Haag Wonen niet met SAP verder wilde. Toen het antwoord op deze vraag duidelijk was, hebben we vanuit SeederDeBoer een bijdrage geleverd aan de pakketselectie. Daar waren alle afdelingen bij betrokken; niet alleen IT. Daardoor was er gelijk draagvlak voor de uiteindelijke keuze. Het is echt een gezamenlijk proces geweest, van de eerste stap tot de definitieve besluitvorming. Haag Wonen heeft nu een goed, toekomstbestendig systeem waarmee het hele bedrijf echt verder kan.”

Ria Koppen-Kreyne sluit af: “Met hun frisse blik en bedrijfskundige aanpak hebben ze ons geholpen een integrale IT-strategie op te stellen en een nieuwe leverancier te vinden. Alle afdelingen waren betrokken bij de selectie, waardoor er breed draagvlak is. Daar hebben we veel profijt van.”