Intermedius helpt Schiphol met professionaliseren van portfoliomanagement
Schiphol Group heeft recent de volwassenheid van zijn Portfoliomanagementafdeling geprofessionaliseerd. De luchthaven werd hierbij ondersteund door adviseurs en trainers van portfolio-, project- en programmaspecialist Intermedius.
Met in 2017 68,4 miljoen passagiers, een stijging van 7,5% ten opzichte van het jaar ervoor (63,6 miljoen), is Schiphol Airport een van de drukste luchthavens ter wereld en de op twee na grootste van Europa – na Charles de Gaulle en London Heathrow. Schiphol maakt onderdeel uit van Koninklijke Schiphol Group, met meer dan 2.000 medewerkers in dienst een exploitant van verschillende luchthavens. Naast Amsterdam Airport Schiphol zijn dit Rotterdam The Hague Airport, Lelystad Airport en Eindhoven Airport.
Portfolio management office
Enkele jaren geleden besloot Schiphol om een centrale portfolio management office (pmo) op te tuigen. Kerntaak van de pmo is om toezicht te houden op de gehele portfolio van veranderinitiatieven die op het vliegveld worden doorgevoerd. Hiermee kan waardevolle informatie worden geleverd ten behoeve van besluitvorming over investeringen en kunnen bestuurders middels maandelijkse rapportages op de hoogte worden gehouden van strategische ontwikkelingen. Aspecten die de pmo nauwgezet in de gaten houdt, zijn de strategische doelstellingen (sluit het aan bij de strategie van de Groep) en financierbaarheid (is de businesscase positief en hoe hangt deze samen met de financiële business cases van alle lopende/geplande projecten).
Twee andere belangrijke afwegingen binnen portfoliomanagement zijn de haalbaarheid en maakbaarheid. Hierbij wordt gekeken naar de beschikbare personele middelen voor projecten, maar ook naar de operationele beschikbaarheid van activa, zoals bijvoorbeeld vliegtuigopstelplaatsen. Om een integrale aanpak te hanteren, werkt de afdeling nauw samen met andere business units binnen Schiphol Group en de afdeling PLUS, die grotendeels verantwoordelijk is voor het realiseren van projecten. “We merkten dat er vanuit de verschillende business units steeds meer mensen nodig waren om het portfolio te kunnen besturen”, zegt Marleen van der Geer, Manager Portfoliomanagement voor Aviation bij Schiphol Group.
Een impuls aan de volwassenheid
In totaal zijn er binnen Schiphol Group ongeveer veertig professionals nauw betrokken binnen het portfoliomanagement-domein. Schiphol kampte daarbij met de volgende uitdaging: al deze mensen beschikten over een andere achtergrond en kennisniveau. Om een volgende stap te kunnen maken met portfoliomanagement was het daarom nodig om iedereen op hetzelfde kennisniveau te krijgen. Er werd gekozen voor een geharmoniseerde aanpak, om zo strategisch portfoliomanagement op concernniveau te kunnen inrichten.
Om dat voor elkaar te krijgen, besloot Schiphol Group een masterclass portfoliomanagement te organiseren met alle stakeholders. De luchthavenexploitant schakelde hiervoor de hulp in van Intermedius, een adviesbureau dat zich specialiseert in portfolio-, programma- en projectmanagement. Samen met experts van Schiphol Group ontwikkelde Intermedius de masterclass en werden verschillende incompany trainingen verzorgd. Tijdens de masterclass kregen de bijna 35 deelnemers aan de hand van theorie, praktijk en spel inzicht in alle facetten van portfoliomanagement. De deelnemers sloten de training af met gelijke beelden en een praktisch plan om portfoliomanagement verder vorm te geven in hun organisatie.
Terugkijkend op de training zegt Van der Geer: “Wat ik erg fijn vond is dat het aspect samenwerken en verbinden ook echt een plek heeft binnen de masterclass. Dat de trainers er heel bewust van zijn dat verbinden nodig is om portfoliomanagement een succes te maken binnen de organisatie.” Ze voegt eraan toe dat het de professionals nu in staat stelt om "dezelfde taal te spreken", wat hen helpt bij het verbeteren van hun eigen werk en van hun onderlinge samenwerking.
Concreet toekomstplan
Een van de belangrijkste uitkomsten vormde een concreet toekomstplan/routekaart. Als onderdeel van de training werd portfoliomanagement-experts gevraagd om samen vast te stellen wat er nodig is voor de toekomst. Daaruit werd een routekaart opgesteld. “We hebben nu een concreet einddoel en iedereen heeft de energie gekregen om hier samen aan te gaan werken. Aangezien alle stakeholders aanwezig waren, doe je dat dus niet als ‘kleine’ afdeling portfoliomanagement. Zo kan je met elkaar een stukje toekomst bepalen!”
Ondanks dat het traject voor de masterclass portfoliomanagement inmiddels is afgerond, adviseert en ondersteunt Intermedius Schiphol Group nog altijd actief met veranderinitiatieven. Zo is het bureau als consultant en sparringpartner betrokken bij diverse afdelingen, waaronder op concernniveau.
Voor meer luchtvaartnieuws op Consultancy.nl, zie de rubriek Nieuws | Luchtvaart.
