Key Value Metrics helpt portfoliomanagers sturen op waarde

Veel agile organisaties staan voor dezelfde uitdaging. Hoe richt je goed waardemanagement in, zonder de flexibiliteit van agile werken te verliezen? Intermedius biedt portfoliomanagers een oplossing: de Key Value Metrics. Bob de Wit, adviseur bij de projectmanagement specialist, geeft tekst en uitleg.

Om de innovatieve kennis op de werkvloer te kunnen gebruiken, stappen steeds meer organisaties over naar een agile manier van werken. Dat heeft als voordelen dat organisaties flexibeler zijn, sneller resultaten opleveren en dus sneller kunnen inspringen op de veranderende wens van de omgeving. Maar er zijn ook nadelen: in een agile werkomgeving is het moeilijker om de gerealiseerde waarde af te zetten tegen de gestelde strategische doelen. Ook blijft de klassieke waterval-methodiek vaak bestaan naast de nieuwe geïntroduceerde agile way of working. Hoe ga je als portfoliomanager om met het prioriteren van verschillende projecten als er voor het ene project een PID ligt en voor het andere project een kleurrijke verzameling plakkertjes aan de muur hangt?

En hoe rapporteer je over de voortgang? De top van de organisatie wil nog geïnformeerd worden via traditionele voortgangsrapportages, terwijl in de agile way of working de operationele laag de voortgang juist niet langer op die manier vastlegt. Het management verliest hierdoor het gevoel in control te zijn. Het wordt cruciaal om de toegevoegde waarde van initiatieven te laten zien. Maar hoe? Hoe richt je goed waardemanagement in, zonder de flexibiliteit van agile werken te verliezen?

Waardeketen goed inrichten

In organisaties werken Agile-teams en Prince2-projectteams verschillend. Ze leveren ook verschillende informatie op over de voortgang van projecten. Wat beide teams echter gemeen hebben, is dat ze een product of resultaat opleveren dat van toegevoegde waarde is voor de organisatie en/of de klant. Intermedius heeft hiervoor een product ontwikkeld waarmee de portfoliomanager – de ‘Guardian of Value’ volgens het bureau – de organisatie in staat stelt om op waarde te kunnen sturen.

Het product van Intermedius heet de ‘Key Value Metrics’. Met dit product heb je als portfoliomanager een hulpmiddel in handen om de waardeketen in de organisatie goed in te richten. Je kunt inzicht bieden in de potentiële én gerealiseerde waarde van de projecten ten opzichte van de strategische doelen. Hoe je die waarde inzichtelijk maakt? Dat kan met het stappenplan van de Key Value Metrics.

Stap 1 – Value drivers visualiseren
Het startpunt van de Key Value Metrics is de strategie van de organisatie. Als portfoliomanager stel je jezelf steeds de vraag: hóe bereik je de strategische doelen? Met andere woorden: welke value drivers zijn verantwoordelijk voor het bereiken van de doelen? Onder value drivers verstaan we factoren die de waarde van de organisatie bepalen of beïnvloeden, zoals het verhogen van de klant-,leveranciers- en medewerkerstevredenheid, een groei in de winstmarge bewerkstelligen of de naamsbekendheid vergroten. We hebben het in deze fase dus nog niet over initiatieven, oplossingen en producten. Vaak kijken organisaties te snel naar oplossingen. Wil je echt op waarde sturen, dan is het zinvol om eerst een goede waardeanalyse te maken. Je maakt een value tree, waarin je alle value drivers visualiseert. Is dat gebeurd, dan ken je gewichten toe aan de value drivers. In een later stadium kun je hierdoor een gewogen vergelijking maken tussen de verschillende initiatieven.

Stap 2 – Epics plotten
De volgende stap in de waardeketen is het opdelen van de value drivers in concrete te realiseren behoeften: je plot epics in de value tree. Epics beschrijven niet hóe een organisatie haar doelen bereikt, maar wát de behoeften zijn van de organisatie. Per epic maak je als portfoliomanager een businesscase. Dan blijkt dat sommige businesscases goed passen bij de gedefinieerde value drivers, en andere juist weer niet. In die gevallen definieer je nieuwe epics. Het verschil tussen stap 1 en stap 2 is de richting van denken. Stap 1 is een top-downbenadering vanuit de strategie, stap 2 is een bottom-upbenadering vanuit de behoeften van de organisatie. Je stelt jezelf deze vragen: Waar heeft de organisatie behoefte aan? En welke value driver realiseren we daarmee? Zo kun je vanuit het niveau van epics terugredeneren naar het hoogste strategische doel.

Stap 3 – Initiatieven beoordelen op waarde
Heb je een goed beeld van wat de organisatie wil bereiken en wat je daarvoor moet realiseren? Dan is het tijd voor stap 3: de initiatieven beoordelen op waarde en ze prioriteren. Hiervoor is een speciale formule ontwikkeld waarmee alle initiatieven, agile of waterval, met elkaar vergeleken kunnen worden. Hierdoor maak je inzichtelijk welke initiatieven de meeste waarde opleveren.

De formule verschilt per organisatie of portfolio. De ene organisatie drukt waarde immers uit in harde euro’s, terwijl de andere organisatie duurzaamheid of wendbaarheid voor ogen heeft. Waar het om gaat is de inhoud van de toegevoegde waarde. Die eenheid moet gekwantificeerd worden. De waarde van initiatieven is lang niet altijd in een objectieve, financiële waarde uit te drukken. Op epicniveau lukt dat vaak nog wel in de businesscases, maar hoe zit het met de financiële waarde van de individuele userstory’s?

Voor de formule zijn er een aantal bruikbare alternatieven om waarde uit te drukken. Een voorbeeld is de functiepuntenanalyse. Daarmee kun je functiepunten berekenen voor features van softwareontwikkelprojecten. Of wat dacht je van waardepoker? Door waardepunten toe te kennen aan deelproducten of features, kun je ook in een hybride omgeving een beeld geven van de voortgang van initiatieven – waterval en agile. Hiermee heeft het strategisch management weer inzicht en grip en houden de ontwikkelteams hun vrijheid en wendbaarheid.

Sturen op de strategische doelen

Kortom: met de Key Value Metrics van Intermedius kun je als portfoliomanager de waarderealisatie afzetten tegen de geschatte waarde van initiatieven. Daarmee stel je het strategisch management weer in staat te sturen op de strategische doelen.

Gerelateerd: Agile omgeving vraagt om hybride portfoliomanagement aanpak.