Overijssel, Kampen en Zwolle hebben IT-transformatie onderschat
De provincie Overijssel en de daarin gelegen gemeenten Kampen en Zwolle hebben onderschat hoe complex de invoer van een nieuw gezamenlijk computersysteem in 2016 was. Dat blijkt uit een toekomstgerichte evaluatie die Lysias Consulting Group heeft uitgevoerd in opdracht van de drie overheidsinstellingen en die ervoor bedoeld was om lessen te trekken voor volgende projecten.
Sinds 2013 bestaat er een nauwe samenwerking tussen Kampen, Zwolle en de provincie Overijssel op het gebied van inkoop, personeels- en salarisadministratie en informatie- en communicatietechnologie. Om de samenwerking tussen de drie overheden te stroomlijnen, werd in 2014 besloten om de verschillende ICT-systemen die in gebruik waren te vervangen door één nieuw systeem voor servers en dataopslag. Begin 2016 ging het Shared Service Centre van Overijssel, Kampen en Zwolle over op het nieuwe systeem.
Kort na de overgang naar het nieuwe systeem, werden de gemeenten en provincie geplaagd door een groot aantal storingen. Medewerkers van de overheidsinstellingen konden in meerdere gevallen niet meer inloggen in de systemen, waardoor de dienstverlening aan burgers onmogelijk werd. Een periode van herstelwerkzaamheden volgde, waardoor inmiddels het nieuwe systeem naar behoren werkt. Waar nodig werd hierbij externe hulp ingeschakeld.
Terugkijkend op de IT-transformatie, willen de provincie en twee Overijsselse gemeenten hun lessen kunnen trekken uit het niet naar wens verlopen project. De hulp van Lysias Consulting Group, een adviesbureau voor de publieke sector uit Amersfoort, werd ingeschakeld om een evaluatieonderzoek uit te voeren. Uit het onderzoek van de adviseurs blijkt dat de verantwoordelijken voor het Shared Service Centre – de samenwerkende provincie en gemeenten – de complexiteit van een dergelijke IT-migratie hebben onderschat. Ook concluderen de onderzoekers dat de risico’s van het invoeren van een nieuw computersysteem onvoldoende in beeld waren.
Op basis van het onderzoek heeft Lysias verschillende aanbevelingen opgesteld, waarmee de gemeenten en de provincie in toekomstige projecten hun voordeel kunnen doen. Zo raadt het adviesbureau de overheidsinstellingen aan om bij een volgend project van deze schaal externe hulp in te schakelen voor het in kaart brengen van de risico’s die daaraan vasthangen. Op die manier kunnen de risico’s tijdig worden onderkend en kunnen maatregelen worden genomen om deze risico’s in te perken. Bovendien heeft Lysias een voorstel gedaan voor een nieuwe structuur voor het Shared Serivce Centre, waarin de onderlinge verdeling van de verantwoordelijkheden duidelijker is.
