First Consulting helpt netbeheerder bij transparantie in kosten

In een eerder artikel op Consultancy.nl is te lezen dat First Consulting een netbeheerder (zoals TenneT, Gasunie, Alliander, Enexis en Stedin) heeft geholpen bij het creëren van een productstructuur. Om deze productstructuur breder te hanteren, is First Consulting gevraagd dit concept in de uitvoeringsketen van de netbeheerder te implementeren. Omdat het om een specifieke keten gaat, vraagt dit om een aantal aanpassingen van de bestaande productstructuur.

Introductie
Het in stand houden en uitbreiden van het gas- en elektriciteitsnetwerk is een complexe taak met veel verschillende soorten werkzaamheden en materialen. Om deze werkzaamheden goed te kunnen organiseren en te allen tijde inzicht te hebben in kosten is een goede financiële structuur vereist. Aan de basis van de financiële structuur staat de productstructuur, waarin de kosten per product toe te wijzen zijn aan een personeel-, materiaal- of dienstcomponent. Daarmee is de productstructuur essentieel voor grip op kosten en financiële sturing. 

Aanpak
In een viertal fases is de productstructuur ontwikkeld en geïmplementeerd:

Fase 1: Functioneel ontwerp
In de eerste fase is het functioneel ontwerp van de productstructuur en bijbehorende (IT)-oplossing vastgesteld. Vanwege de complexiteit en de impact op het IT-landschap is een op maat gemaakte oplossing vereist. In een kernteam met betrokkenen uit elke afdeling van de uitvoeringsketen zijn de functionele eisen en restricties opgesteld.

Fase 2: IT-ontwikkeling en data inrichting
Op basis van het functioneel ontwerp is een technisch ontwerp opgesteld om de IT-functionaliteiten te verwerken in het huidige IT-landschap. Ten behoeve van de data inrichting zijn de verschillende afdelingen in de uitvoeringsketen in intensieve workshops bij elkaar gebracht. Per product in de productstructuur zijn de benodigde resources bepaald, onderverdeeld in de componenten materiaal, personeel en diensten.

Fase 3: Testen en datavalidatie
In deze fase is de IT-functionaliteit getest door een afvaardiging van de eindgebruikers (key users). Deze key users hebben enerzijds de werking van de functionaliteit getest en anderzijds de oplossing beoordeeld op gebruiksvriendelijkheid.

Datavalidatie van de productstructuur is uitgevoerd door toetsing ten opzichte van de lange-termijn uitvoeringsplannen, budgettering en personeelsplanning. 

Fase 4: Implementatie en go live
Alle bedrijfsonderdelen die door de verandering worden geraakt, zijn betrokken bij de voorbereiding van de implementatie. Vanwege de omvangrijke impact van het project, is een afvaardiging van key users getraind als trainer in zogeheten ‘train de trainer’ sessies. In samenwerking met de trainers zijn gedurende een maand 400 medewerkers opgeleid om met de nieuwe productstructuur te werken. Elke training werd voorafgegaan door een introductiefilmpje van de opdrachtgever.

Voor alle functies is een speciale e-learning ontwikkeld als naslagwerk en is een website ingericht waar medewerkers terecht kunnen met vragen. De key users hebben in deze fase een belangrijke rol vervuld als ambassadeur voor het project.

Resultaten
Inmiddels is de productcatalogus door alle uitvoeringsketens in gebruik genomen. Rapportages zijn ontwikkeld om het gebruik van de nieuwe productcatalogus te monitoren en afwijkingen in verwachte kosten in een vroeg stadium op te merken. Daarnaast worden kosten geregistreerd op productspecifieke plaatsen en is het gebruik van restposten sterk verminderd. Door inzicht in kosten per product, kan er nu gericht op kosten(overschrijdingen) gestuurd worden en is het mogelijk om budgetten realistischer te plannen en monitoren.

Deze case is een voorbeeld van de projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van de thema’s Business Process, Business Implementation en Business Technology.