SeederDeBoer helpt Obvion met vernieuwing hypotheekketen

In anderhalf jaar tijd heeft hypotheekverstrekker Obvion haar gehele hypotheekketen vernieuwd, met een herbouwde mid-office, een nieuw bijzonderbeheersysteem, nieuwe brievengenerator en nieuw adviseursportaal. Het bedrijf werkte hiervoor met diverse leveranciers, waarbij consultancybureau SeederDeBoer de taak kreeg om het gehele programma en de onderlinge samenwerking in goede banen te leiden. Tot grote tevredenheid van Obvion directievoorzitter Ronald Touwslager.

Obvion is een hypotheekverstrekker die in 2002 werd opgericht als een joint venture tussen de Rabobank en Pensioenfonds ABP, maar is sinds maart 2012 voor 100% in handen van Rabobank. Het hypotheekbedrijf verstrekt zijn hypotheken voornamelijk via een netwerk van onafhankelijke tussenpersonen en adviseurs. Om deze tussenpersonen en klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, is het belangrijk dat de processen van Obvion effectief en soepel zijn ingericht. Het onlinekanaal speelt daarbij een belangrijke rol. “Een paar jaar terug ontwikkelden we samen met de Rabobank een hypotheekplatform. Maar na een project van enkele jaren (in 2014, red.) kwamen we tot de conclusie dat we onze eigen weg wilden gaan. We wilden onze eigen keuzes kunnen maken, onafhankelijk van een andere partij”, vertelt directievoorzitter Ronald Touwslager.

Met dit besluit stond Obvion in 2014 voor een van de grootste uitdagingen in jaren: de vernieuwing van haar gehele hypotheekketen. De hypotheekverstrekker zette een strategisch programma op om klanten persoonlijker, proactiever en sneller te voorzien van relevante informatie over hun lening. Het mid-office was echter verouderd en moest herbouwd worden, en ook was er behoefte aan een nieuw bijzonderbeheersysteem, een nieuwe brievengenerator en een nieuw adviseursportaal. Het hypotheekbedrijf besloot in dit traject met diverse leveranciers samen te werken, met gespecialiseerde partijen voor de verschillende programmaonderdelen. 

SeederDeBoer
Met zo’n groot IT-project, waar zoveel verschillende partijen betrokken zijn, kan duidelijk gesteld worden dat het traject van groot strategisch belang was voor Obvion. “Maar het valt niet mee om al die partijen goed te laten samenwerken. Alles hangt met elkaar samen, dus iedereen moet goed schakelen. Dit programma was van strategisch belang. We zagen in dat we een sterke programmamanager nodig hadden om het tot een succes te maken”, vertelt Touwslager. Daarom besloot Obvion om SeederDeBoer in te huren om het programmamanagement te verzorgen. Het middelgrote consultancybureau uit Hilversum ondersteunt opdrachtgevers bij de implementatie van strategische veranderingen, complexe projecten en het managen van programma’s en is vooral actief in de financiële sector, publieke sector, de zorg en bij woningcorporaties. 

Albert Visscher, partner bij SeederDeBoer en programmamanager voor de opdracht bij Obvion, vertelt: “Veel IT-projecten mislukken of stranden halverwege. Ook Obvion had dat al eens ervaren. Toen het hypotheekplatform vernieuwd moest worden, was er de hypotheekverstrekker veel aan gelegen om dit traject goed te laten verlopen.” SeederDeBoer kreeg de taak om te zorgen voor een goede samenwerking tussen de verschillende partijen, en stond Obvion bij met raad en daad. “Toen ik in mei 2014 startte als programmamanager bij Obvion was de planning dat het programma eind dat jaar afgerond zou moeten zijn. Maar dat bleek niet realistisch”, vertelt Visscher. “Er waren nog teveel technische verbeterpunten en er was te weinig samenhang in de verschillende projectplannen. Iedereen was zeer gemotiveerd aan het werk, maar er was geen gezamenlijke koers.” 

Hij werd in deze opdracht bijgestaan door Senior Consultant Hayo Baarspul, die de projectondersteuning verzorgde. “Ik verzorgde de verslaglegging van de stuurgroep- en programma board-vergaderingen, zorgde dat acties tijdig werden opgevolgd en dat de besluitvorming op het juiste moment plaatsvond. Daarnaast was ik projectleider voor de Service Level Agreement met één van de leveranciers”, aldus Baarspul over zijn rol. Visscher vervolgt: “Samen met Hayo heb ik ervoor gezorgd dat er een duidelijke structuur kwam. We hebben duidelijke doelstellingen geformuleerd en een ‘lean & mean’ proces opgezet: een heldere programmastructuur en duidelijke afspraken over hoe we samenwerken, zaken vastleggen en rapporteren.” Baarspul vult aan: “Omdat er zoveel partijen betrokken zijn, is het belangrijk om telkens goed in beeld te hebben wat er overal gebeurt. Albert en ik hebben ervoor gezorgd dat er duidelijke structuren kwamen.” 

Lancering
Het nieuwe hypotheekplatform werd in het najaar van 2015 gelanceerd, ondanks de latere opleverdatum tot grote tevredenheid van Touwslager. “Ik heb in mijn loopbaan nog nooit meegemaakt dat zo’n grote migratie zo probleemloos is verlopen”, laat hij weten. “We zijn 7 september 2015 live gegaan, die datum staat in mijn geheugen gegrift. We hadden gekozen voor een ‘big bang’, dus gingen in één keer volledig live. Natuurlijk stond er een team met opgestroopte mouwen klaar om problemen op te lossen, maar dat was eigenlijk niet nodig. Er waren geen noemenswaardige issues.”

Ook Visscher zelf is te spreken over het resultaat: “De implementatie verliep vrijwel vlekkeloos; na de oplevering was er eigenlijk niets meer te doen. Daar mogen we met alle betrokkenen ontzettend trots op zijn. In anderhalf jaar hebben wij een prachtig programma neergezet.” Baarspul blikt terug: “Het klinkt allemaal zo vanzelfsprekend: je definieert de scope, brengt structuur aan, maakt afspraken en iedereen doet wat hij moet doen. Maar zo gaat het niet altijd. Juist omdat we hier zoveel geïnvesteerd hebben in goede relaties en transparante samenwerking met de strategische partners van Obvion werd het programma zo succesvol. Bovendien hadden we gewoon een heel goed team.”

Touwslager laat weten geen spijt te hebben gekregen van zijn keuze voor SeederDeBoer: “Albert is een uitstekende programmamanager. Wij hebben heel plezierig samengewerkt en hadden een goede verstandhouding. Hij nam zijn verantwoordelijkheid en haalde de stuurgroep en de programmaboard er op de juiste momenten bij. Daardoor hoefden wij ons alleen met de inhoud te bemoeien als dit strikt noodzakelijk was.” Over de bijdrage van Baarspul, vertelt Touwslager dat Obvion vooral veel gehad heeft aan zijn precisie en eerlijkheid: “Bij Obvion hebben wij oog voor detail en zijn wij gewend met veel precisie te werken. Hayo sloot daar perfect bij aan; hij creëerde inzicht en overzicht met gestructureerde en realistische rapportages. In andere projecten word je als stuurgroep soms in de mist gehouden met te rooskleurige rapportages. Maar ik hecht veel waarde aan open en eerlijke inzichten. En die gaf Hayo ons. Ging het niet goed, dan kwam dat direct op tafel, zodat we er werk van konden maken.” 

Verdere ontwikkeling
Met zijn nieuwe hypotheekplatform heeft Obvion een sterke basis om op door te ontwikkelen. “Het verschil maak je niet in de backoffice, maar in de interactie met de klant en adviseur. Daarom gaan we in de back- en midoffice diverse services ontwikkelen die Obvion en onze tussenpersonen helpen om de klant nog beter te bedienen. We willen het hele aanvraagproces van onze hypotheken digitaliseren”, vertelt Touwslager over de plannen voor de komende tijd. “En voor klanten willen wij hypotheekzaken sneller, makkelijker en vooral ook leuker maken. Zij kunnen binnenkort vanaf hun mobiele telefoon of iPad van alles regelen, en met een muisklik zien wat er met hun maandlasten gebeurt als ze aflossen of extra hypotheek opnemen. Net zoals met internetbankieren. Zo worden hypotheekzaken toch een stuk leuker?”, sluit de directievoorzitter af.