De 7 nieuwste inzichten in het Best Value gedachtegoed

Met de populariteit van Best Value neemt in Nederland ook de juridisering toe. De prestatieonderbouwing wordt opvallend vaak verkeerd gebruikt. Jeroen van de Rijt van Best Value Group bezocht hét jaarlijkse Best Value-evenement in de Verenigde Staten en zet de nieuwste inzichten op een rij.

Ook dit jaar vond in Phoenix in de Verenigde Staten de jaarlijkse internationale Best Value-conference plaats, georganiseerd door de grondlegger van deze filosofie Dean Kashiwagi. De conferentie geeft enerzijds de mogelijkheid tot kennismaking met de methodiek en filosofie van Best Value en anderzijds kansen voor verdere verdieping. Dit jaar was de conferentie iets anders van opzet met minder plenaire bijeenkomsten en meer parallelle tracks. Hierdoor was het keuzepalet voor de deelnemers groter en kon meer aan individuele leerbehoeften worden voldaan. Een van de parallelle tracks was het zogenoemde Train the Trainer-programma, waar praktijkcases werden besproken met Best Value-ervaringsdeskundigen. Deze track had het karakter van een inhoudelijke intervisie. Het congres werd afgesloten met enkele examens. Een overzicht van de zeven belangrijkste focuspunten van de recente conferentie. 

1. Best value wint aan populariteit
De afgelopen jaren trekt de conferentie steeds meer Nederlandse deelnemers. Bijzonder was dat dit jaar de Nederlandse deelnemers voor het eerst in de meerderheid waren: 69 van de 122 deelnemers kwamen uit ons land. Dit waren zowel opdrachtgevers, opdrachtnemers als consultants. De Best Value-aanpak is in Nederland definitief doorgebroken. Er was ook een kleine afvaardiging uit Noorwegen, waar Best Value onlangs bekendheid heeft gekregen. Een interessante ontwikkeling is dat het boek ‘Prestatie-inkoop’ binnenkort in het Noors wordt uitgebracht. Best Value begint ook elders binnen Europa enigszins van de grond te komen: een indicatie hiervan is dat het Nederlandse boek binnenkort ook in het Pools verschijnt. Daarnaast vinden binnenkort bijeenkomsten plaats in Zwitserland, Denemarken en Hongarije.

2. Metrics, metrics en nog eens metrics
De belangrijkste taal in Best Value is de taal van metrics. Beslissingen moeten alleen plaatsvinden op basis van keiharde informatie, niet op basis van eigen kennis, ervaring of anderszins. Aanbieders tonen met dominante metrics aan dat zij in staat zijn de prestaties, die de opdrachtgever in abstracte zin uitvraagt, concreet neer te zetten. Metrics kunnen zowel worden beschreven in de prestatieonderbouwing, het risicodossier als het kansendossier en dienen ook duidelijk naar voren te komen tijdens de interviews. Tijdens de conferentie bleek dat partijen dit in de praktijk lastig vinden. Ook werd een aantal goede voorbeelden getoond. Zo gaf Canon aan op een universiteit eerst de technische responstijd te meten en rapporteerde het later de tijd waarbinnen het apparaat gerepareerd was. Daar waar Canon eerst de downtime rapporteerde op geaggregeerd niveau, rapporteert het bedrijf nu op de universiteit op apparaatniveau en meet het de uptime zowel tijdens de steady state als tijdens piektijden.

3. Prestatieonderbouwing vaak verkeerd gebruikt
Een belangrijke observatie tijdens het congres was dat het criterium ‘prestatieonderbouwing’ (level of expertise) vaak verkeerd wordt opgevat, zowel door opdrachtgevers als aanbieders. Met het criterium prestatieonderbouwing kan de aanbieder aantonen dat hij in staat is de gevraagde opdracht te realiseren doordat hij met metrics laat zien soortgelijke opdrachten eerder succesvol te hebben afgerond. De prestaties in die opdrachten kunnen als baseline voor de toekomstige prestatie in dit project worden beschouwd. In Nederland zien we heel vaak dat aanbieders bij de prestatieonderbouwing niet zozeer de metrics benoemen, maar de wijze waarop zij de opdracht willen benaderen beschrijven.Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat opdrachtgevers het ook prettig vinden als een aanbieder zijn aanpak beschrijft. Dit past echt niet binnen het gedachtegoed van Best Value, omdat de opdrachtgever dan te veel gaat focussen op het beoordelen van de oplossing.

4. De juridisering van best value
Met de toename van de inzet van Best Value is ook het aantal rechtszaken gestegen. Bekende uitspraken zijn in Nederland onder andere de zaak Iddink Voortgezet Onderwijs tegen De Samenwerkende Scholen over de bepaalbaarheid van de opdracht en de zaak Ziut versus gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht over de inzet van interviews. Tijdens het congres presenteerde Jorn Verweij van Amsterdam Proton Therapy Center (APTC) in de plenaire zaal zijn case waarin een van de aanbieders bezwaar maakte tegen de voorgenomen gunning. APTC werd daarbij in het gelijk gesteld, maar het belang van een goede inschrijvingsleidraad, een goede terugkoppeling en een goed begrip van Best Value werd ook in deze case nogmaals geïllustreerd.

5. Belang van hoogte plafondbedrag kleiner door competitive range
De Best Value-aanpak kenmerkt zich in de selectiefase door een focus op kwaliteit. Prijs is van ondergeschikt belang bij het bepalen welke aanbieder zich kwalificeert voor de concretiseringsfase. Een moeilijke discussie met opdrachtgevers is altijd de hoogte van het plafondbedrag. Hoe kan een non-expert-opdrachtgever een juist plafondbedrag bepalen? Met de introductie van de zogenoemde competitive range is het belang van de juiste hoogte van het plafondbedrag minder groot. De competitive range houdt in dat de opdrachtgever vooraf duidelijk maakt dat het aanbod van de beoogde opdrachtnemer tot een bepaald percentage mag afwijken van het gemiddelde van de aanbiedingen (zowel naar boven als naar beneden) of dat de beoogd opdrachtnemer slechts een bepaald percentage mag afwijken ten opzichte van de nummer 2 in de ranking (zowel naar boven als beneden). Alleen als de beoogd opdrachtnemer kan uitleggen om welke reden hiervan afgeweken wordt, blijft hij ook de beoogd opdrachtnemer en gaat hij door naar de concretiseringsfase. Dit middel beheerst de prijs en kan in de private sector prima worden toegepast. In de publieke sector wordt het af en toe gebruikt.

6. Zo open mogelijk speelveld creëren
Het stellen van de selectie-eisen, of het toepassen van Best Value binnen een niet-openbare procedure past eigenlijk niet binnen de Best Value-filosofie. De kans bestaat dat de opdrachtgever (per ongeluk) de meest geschikte aanbieder buiten de deur houdt. Een juiste toepassing van Best Value in zijn puurste vorm is een zo’n open mogelijk speelveld creëren waar de aanbieders zélf bepalen of zij voldoende kwaliteiten bezitten om uiteindelijk de beoogd opdrachtnemer te worden. Zij moeten zelf de afweging maken of ze de moeite willen nemen een aanbieding te doen. Het laten bepalen van het speelveld door de opdrachtgever is eigenlijk betuttelend en doet geen recht aan de zelfstandigheid van de aanbieders. Deze benadering staat overigens op gespannen voet met de Gids proportionaliteit die we in Nederland kennen.

7. Niet denken, maar observeren
Best Value is zowel een methodiek als een filosofie. Een belangrijk begrip binnen de filosofie is de cycle of learning. Deze cyclus bestaat uit de vier stappen observeren, denken, toepassen en veranderen. Tijdens de conferentie werd in meerdere workshops voor gevorderden uiteengezet dat observeren belangrijker is dan denken. Er werd beargumenteerd dat denken eigenlijk inefficiënt is: je kunt alleen maar denken over die dingen die je reeds geobserveerd hebt. Het is belangrijker om meer te observeren. Als je van mening bent dat je alles al weet, ga je meer denken (omdat je denkt dat je alle informatie al hebt gezien). Belangrijke les in de toepassing van Best Value dat je je juist realiseert dat er nog veel te observeren valt. Juist door een open blik gaat de leercyclus sneller. Vooringenomenheid past daar niet bij. Denken leidt tot het nemen van beslissingen gebaseerd op persoonlijke perceptie. Anderen aan het denken zetten, bijvoorbeeld door een overvloed aan informatie te geven, kan ertoe leiden dat een ander de situatie niet meer kan overzien en zijn eigen perceptie zal gebruiken bij het nemen van beslissingen. Het doel van metrics is concrete informatie geven waarmee het denken wordt geminimaliseerd. Iedereen heeft dezelfde informatie en er hoeft geen beslissing over genomen te worden.

Het congres was geslaagd. Beginnende deelnemers hebben kennis kunnen maken met het gedachtegoed en de methodiek. Maar ook de congresdeelnemers die al langer met Best Value bezig zijn, waren enthousiast. Er was veel ruimte voor verdieping en onderlinge kennisuitwisseling. Op 13 en 14 april 2016 vindt het Nederlandse Best Value-congres plaats met veel parallelle tracks en sprekers.