Nieuwe inkoopstrategie van Gasunie zet in op relationele contracten
Met het oog op de energietransitie en de krapte in de toeleverende markt formuleerde Gasunie een nieuwe inkoopstrategie. Rob Beukeboom, directeur Procurement bij Gasunie, vertelt samen met adviseurs Jeroen van de Rijt en Wiebe Witteveen (partners bij Prowez) waarom dit nodig was en waarom is gekozen voor de transitie naar relationele contracten.
Gasunie vindt haar oorsprong in de jaren 60 van de vorige eeuw, toen Nederland begon met de ontwikkeling van aardgasvelden. In de daaropvolgende decennia groeide Gasunie uit tot een belangrijke speler in de Europese gasmarkt, met een uitgebreid netwerk van pijpleidingen dat Nederland verbindt met omliggende landen.
Vandaag de dag staan we voor een energietransitie. En de impact hiervan op Gasunie is vanzelfsprekend groot. Nog kortgeleden was het idee dat door de afname van het gebruik van aardgas de organisatie steeds kleiner zou worden. Door een herziening van het vervangings- en onderhoudsprogramma namen de investeringen in de bestaande infrastructuur af en werd steeds meer correctief in plaats van preventief onderhoud gepleegd.
Inmiddels is de rol van Gasunie in het licht van de afnemende relevantie van traditioneel aardgas essentieel gebleken in de transitie naar duurzamere energiebronnen.
Enorme impact
Als een belangrijke speler in de gassector heeft Gasunie de expertise en infrastructuur om deze verschuiving te leiden. Door zich te richten op de ontwikkeling van onder meer groen gas, CO2-opslag en waterstof, transformeert Gasunie haar activiteiten om aan te sluiten bij de veranderende energiebehoeften en klimaatdoelstellingen. Daarbij is de organisatie als een brug tussen traditionele en hernieuwbare energiebronnen, waardoor een soepele overgang mogelijk wordt en de betrouwbaarheid van de energievoorziening wordt gewaarborgd.
Deze verandering heeft een enorme impact op de organisatie; daar waar een aantal jaar geleden investeringen werden afgebouwd, wordt nu enorm opgeschaald. Dit alles heeft ook een grote invloed op inkoop- en contractmanagement.
Andere vorm van samenwerking
De vorige inkoopstrategie was te kenmerken als een strategie van ‘erkende leveranciers’. Gasunie had een aantal raamcontractanten en bij ieder project maakte het een keuze welk van de raamcontractanten de meest geschikte was door (boven bepaalde drempels) minicompetities te organiseren.
Bij de ingenieursbureaus waren de minicompetities zelfs per projectfase en werkten als gevolg hiervan in een project vaak meerdere bureaus volgtijdelijk aan hetzelfde project. Alle minicompetities waren op basis van beste prijs-kwaliteit verhouding (BPKV). De gunningscriteria voor kwaliteit waren veelal niet (meer) onderscheidend en daarmee was prijs doorslaggevend geworden. Hierdoor was er, in de ogen van de aanbieders, sprake van een transactionele benadering van de markt.
Nieuwe raamcontracten
In 2024 liepen de raamcontracten tussen Gasunie voor engineering en bodem- en conditioneringsonderzoeken en met de aannemerij voor gastransportleidingen af, en ontstond behoefte aan nieuwe raamcontracten.
Eind 2021 is daarom al gestart met een kwalitatief marktonderzoek. Uit de analyse bleek dat de manier van werken van destijds, waarbij per project of zelfs per fase een minitender werd georganiseerd, niet langer houdbaar was. Een andere vorm van samenwerking met marktpartijen werd noodzakelijk.
Hiervoor waren diverse redenen:
• Er was beperkte uitvoeringscapaciteit bij de markpartijen de komende jaren vanwege de schaarste aan personeel en de grote vraag van andere opdrachtgevers, zoals Tennet, RWS, Vitens en ProRail.
• Binnen Gasunie en bij marktpartijen is behoefte om samen te verbeteren en tot wederzijds voordelige contracten te komen.
• Markpartijen willen continuïteit in het werk om zo leereffecten en efficiencyvoordelen te creëren.
• Marktpartijen willen tenderkosten proportioneel houden en verspilling van schaarse middelen (tijd) voorkomen.
• Marktpartijen zien weinig in geïntegreerde contractvormen bij Gasunie, wel in bouwteams of construct only-contracten.
• Andere opdrachtgevers gebruiken al samenwerkingsgerichte of relationele raamovereenkomsten. Gasunie dreigt daarmee niet langer customer of choice te zijn voor marktpartijen.
De verandering kon alleen bereikt worden door de transactionele manier van contracteren te wijzigen naar een meer relationele manier van contracteren.
Strategische samenwerking
Op het allerhoogste abstractieniveau kenmerkt de nieuwe strategie zich door een verdere strategische samenwerking met marktpartijen. Samenwerking met de markt kan op diverse manieren worden georganiseerd:
Hierbij is sprake van een losse of beperkte samenwerking (transactioneel) aan de linkerkant van het sourcing-continuüm en een steeds verdergaande samenwerking naarmate er naar rechts wordt opgeschoven. In de basis is de nieuwe inkoopstrategie voor engineeringsdiensten en de aannemerij een doorontwikkeling van de vorige inkoopstrategie van Gasunie.
Relationeel contract
Het nieuwe uitgangspunt is om engineeringsbureaus en aannemers zonder minicompetities en voor langere tijd te binden aan Gasunie, zodat de opgedane kennis en ervaringen gedeeld kunnen worden. Door te werken met een vaste partner gedurende de gehele levenscyclus van een project, en zelfs over projecten heen, is sprake van meer kennisborging en wordt vervolgens efficiënter en doelmatiger gewerkt.
Gasunie heeft er verder voor gekozen om een relationeel contract aan te gaan met de marktpartijen. Zo’n contract is flexibel en kenmerkt zich door gezamenlijk gedeelde sociale normen. De (traditioneel opgestelde) algemene voorwaarden zijn herschreven naar een raamovereenkomst die het karakter heeft van een relationeel contract. Hierbij staan de leidende principes wederkerigheid, autonomie, eerlijkheid, loyaliteit, proportionaliteit en consistentie centraal.
Opzet van de aanbesteding
Gasunie is ervan overtuigd dat het realiseren van zijn ambities in een veranderende wereld vraagt om de inrichting van een slagvaardige samenwerking met marktpartijen. Flexibiliteit in de samenwerking en efficiënt gebruikmaken van elkaars expertise in de keten zijn hierbij belangrijke uitgangspunten.
Vanuit de nieuwe inkoopstrategie zijn hiervoor vijf strategische doelstellingen ontwikkeld, te weten: (1) partnerschap, (2) flexibiliteit & betrouwbaarheid, (3) veiligheid, (4) duurzaamheid en (5) doelmatigheid. Deze doelstellingen vormen het fundament van deze aanbesteding en toekomstige samenwerking met de raamcontractpartijen.
Concurrentiegerichte dialoog
Voor de juiste leveranciers is gekozen voor een concurrentiegerichte dialoog in drie aanbestedingen:
De eerste aanbesteding betrof alle engineering- en omgevingsmanagementdiensten, waarmee een investering gemoeid is van maximaal €280 miljoen over een periode van 10 jaar. Voor deze diensten is onderscheid gemaakt in drie type raamovereenkomsten:
- procesinstallaties met front-end engineering design (FEED) met twee gecontracteerde partijen
- technische engineering met drie gecontracteerde partijen
- omgevingsmanagement (bodem- en conditioneringsonderzoeken uitgebreid met strategisch omgevingsmanagement, milieu-effectrapportages en vergunningen) met drie gecontracteerde partijen.
De tweede aanbesteding was voor aannemers voor transportleidingen. Hierbij zijn zes partijen gecontracteerd. De maximale waarde van deze raamovereenkomst is €4 miljard.
De derde aanbesteding is die van de aannemers voor stations en installaties. De waarde van dit contract is maximaal €2,5 miljard.
Werken aan partnerschap
Met de concurrentiegerichte dialoog kon in intensief contact met de markt de juiste oplossing voor Gasunie gevonden worden en werden de meest geschikte strategische partners gecontracteerd. Voor de keuze van de aanbestedingsprocedure waren de criteria transactiekosten, doorlooptijd aanbestedingsprocedure, mogelijkheid tot tussentijdse selectie, mogelijkheid tot het voeren van een (mondelinge) dialoog en ruimte voor innovatie van belang.
De concurrentiegerichte dialoog paste hier het beste bij. Het voeren van een dialoog tijdens de aanbestedingsprocedure met partijen draagt bij aan het verder vormgeven van de strategische doelstellingen en een partnerschap tussen Gasunie en de partijen.
Bouwteams
Niet alleen de samenwerking tussen Gasunie en zijn partners krijgt een ander karakter, ook die tussen de partijen wordt in de uitvoering op projectniveau anders. Het relationele contract uit zich eveneens in het gebruik van bouwteams; samenwerkingsverbanden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer(s) voor bouwprojecten.
Aannemers worden hierbij in een vroeg stadium betrokken in het ontwerpteam om complementaire deskundigheid in te brengen, bijvoorbeeld over maakbaarheid, ontwerp en realisatie en (uitvoering)kosten. Doel is om te komen tot een optimaal en gedragen integraal ontwerp voor de realisatiefase.
Zowel aannemers als ingenieursbureaus zien veel potentie in bouwteams voor de Gasunie-projecten, omdat hierin ook een expliciete rol voor de opdrachtgever is weggelegd. Uit de interne en externe analyses is immers gebleken dat Gasunie een kundige opdrachtgever is, die graag een rol speelt in de projecten.
Partnerplatform
Naast de samenwerking tussen partijen binnen een project (via bouwteams) is er binnen het relationele contract nog een andere vorm van samenwerking tussen de partijen. Een van de pijlers onder de nieuwe inkoopstrategie is het leren en ontwikkelen tussen projecten. De uitdaging is om meer leereffecten te creëren over de projecten heen.
In dat kader is een partnerplatform opgericht, waar partijen hun kennis delen en samen werken aan het realiseren van de strategische doelstellingen. Alleen samen is het immers mogelijk om de ambitieuze doelstellingen van Gasunie te realiseren.
Dit artikel is eerder verschenen in Deal!, een NEVI-magazine voor professionals in inkoop.
