Bright & Company: Zes implementatietips HR Analytics

HR Analytics is de laatste jaren een toverwoord geworden binnen het HR landschap. De voordelen van het analyseren van data voor HR afdelingen zijn vaak helder, maar voor veel HR-managers geldt dat zij worstelen om dit nieuwe werkveld goed onder de knie te krijgen. Hoe HR Analytics het beste kan worden toegepast vormt daarbij de belangrijkste vraag. Om HR-professionals te helpen bij dit vraagstuk organiseerde Bright & Company | HR Strategy eerder dit jaar een workshop over HR Analytics. Tijdens de workshop gaf het bureau tips waarmee (HR) managers direct aan de slag kunnen gaan.

HR Analytics neemt vlucht
De afgelopen jaren zijn strategische vraagstukken binnen organisaties steeds complexer geworden en ligt de nadruk steeds meer op datagedreven besluitvorming. De beschikbare data in vrijwel iedere industrie is anno 2015 explosief gegroeid en Big Data technieken nemen de laatste jaren sterk in populariteit toe. Ook Human Resource afdelingen komen steeds meer onder druk te staan om meer waarde toe te voegen aan het bedrijfsresultaat van organisaties. Daarom passen zij in toenemende mate HR Analytics toe om door middel van verzamelde data (beter) inzicht te krijgen in de effecten van investeringen in human capital. Een effectief gebruik van HR Analytics kan processen verbeteren en inspelen op nieuwe behoeftes van werknemers en klanten.

Een juiste toepassing van HR Analytics draagt verder bij aan de kwaliteit van onder andere besluitvorming, prestatiemanagement, recruitment en talentontwikkeling. Ook kan het het werkplezier en de prestaties van medewerkers helpen verhogen en daarmee de overall performance van organisaties opschroeven. De razendsnelle opkomst van nieuwe technologieën zorgt tenslotte voor steeds meer mogelijkheden om te profiteren van de enorme hoeveelheden data, maar sommige HR professionals kunnen daarbij enige hulp gebruiken.

Bright & Company geeft HR Analytics tips
Ondanks het groeiende belang van HR Analytics blijft het namelijk een nog relatief nieuw vakgebied, met als gevolg dat een grote groep van HR-managers worstelt met zowel het ontwikkelen als implementeren van een HR Analytics-aanpak binnen hun organisatie. Om hen hierbij te ondersteunen heeft Bright & Company | HR Strategy, een consultancybureau dat al voorop loopt in dit veld sinds de opkomst van Analytics binnen HR – tijdens een workshop eerder dit jaar zes tips opgesteld (zie onderaan dit artikel), waarmee managers direct aan de slag kunnen.

Steven Marshall, consultant bij het consultancybureau uit Maarssen, verzorgde voor een groep van zo’n 30 HR-professionals de workshopsessie* ‘HR Analytics: Hype of gamechanger binnen HR?’ Daarbij werd zowel ingegaan op de theorie als de praktijk. De tips voor de HR managers werden opgesteld op basis van de jarenlange ervaring van het consultancybureau. Zo hielp het bureau bijvoorbeeld in het verleden een internationale grootbank bij de ontwikkeling van de HR Analytics functie, een G4 gemeente bij de uitrol van human capital analytics binnen de HR Control afdeling en heeft het een fondsbelegger geholpen bij het uitvoeren van een HR Analytics volwassenheidsscan.

In de workshop ging Marshall in op diverse vragen over HR Analytics, die leven binnen de branche en bij HR-managers, waaronder: ‘Hoe kunnen HR-functies zich bijvoorbeeld ontwikkelen en zich meer data gedreven werkwijzen eigen maken?’ ‘En wat voor voordelen biedt het gebruik van HR Analytics precies?’ Of meer praktische vragen van HR professionals: ‘Hoe stel je samen vast waar je nu staat qua human capital analytics volwassenheid?’ ‘Wat is een gewenst en realistisch ambitieniveau voor de aanstaande jaren?’ ‘En hoe kun je daar komen?’ Uiteindelijk gaf Marshall de deelnemers zes tips mee, die ze binnen hun eigen organisatie kunnen toepassen:

1. Link met de business
Een belangrijk aspect bij HR Analytics is dat het gekoppeld dient te worden aan de strategische doelstellingen van een organisatie. “Anders loop je het risico dat het potentieel dat beschikbaar is niet maximaal wordt benut”, zegt Marshall. Op een lager niveau moet hetzelfde gedaan worden bij de operationele doelstellingen en die van de HR afdeling. “De gebruikte HR KPI’s moeten uitgelijnd zijn met die van de business om de juiste bijdrage te kunnen leveren.” Marshall’s advies komt erop neer dat het management aangeeft uit welke cijfers succesvolle uitvoering van de business strategie afgemeten kan worden en HR onderzoekt hoe gegevens over personeel, HR en de organisatie samenhangen met deze business KPI’s.

2. Vervang intuïtie niet door cijfers, maar laat ze elkaar aanvullen!
Zoals altijd blijven data slechts getallen. “Ze zijn slechts één bron van informatie voor het nemen van een goede beslissing, naast bijvoorbeeld ervaring, intuïtie of advies van anderen.” Aan data moet bovendien menselijke intuïtie/intelligentie worden toegevoegd om tot specifieke verbeterpunten te komen. “Data vertellen nooit het hele verhaal, je kunt er hooguit een deel van business succes mee verklaren, en doordat omstandigheden continu veranderen zijn je gemeten effecten ook niet stabiel. Cijfers geven je onderbouwing voor een bepaalde richting, maar de beste beslissingen worden genomen op basis van een combinatie van harde cijfers en de persoonlijke inschatting van de beslisser”.

3. Vertaal resultaten naar concrete acties!
Zodra het onderzoek is uitgevoerd en de inzichten uit de analyses zijn verkregen, moeten de uitkomsten nog vertaald worden naar concrete verbeteracties. HR Analytics staat bekend om de indrukwekkende analyses en inzichten die het oplevert, maar om de voordelen tastbaar te maken is een volgende slag nodig. Vanuit de verkregen inzichten moeten actieplannen opgesteld worden, die worden toegewezen en ‘verkocht’ aan de juiste stakeholders en door hen worden opgevolgd. Ook dient de haalbaarheid van de verbeterplannen te worden getoetst. “Het is leuk om geweldige inzichten en verbeterplannen te hebben, maar als die niet haalbaar zijn bereik je niets”, aldus Marshall. “Idealiter speelt analytics ook een rol in de monitoring en bijsturing tijdens het uitvoeren van de plannen”, legt Marshall uit.

4. Begin klein!
Zoals bij alle nieuwe verandering, waar nog weinig kennis en ervaring voorhanden is, geldt dat klein beginnen, in stappen, verstandig is. “Door het kleinschalig uitdenken en uitrollen van HR Analytics heb je meer grip op de situatie en kun je de adoptie ook monitoren.” Ook heeft dit voordelen voor de voorbereidingen die getroffen kunnen of moeten worden. Zo is datakwaliteit van essentieel belang. “Als je nog niet zeker bent van de kwaliteit van je data of van de competenties en het draagvlak die nodig zijn om HR Analyses uit te voeren, kun je het beste beginnen in een veilige omgeving, zoals binnen HR (zonder dat er gelinkt wordt met business data) of door samen te werken met een bedrijfsonderdeel dat accepteert dat je een nieuwe werkwijze aan het uitproberen bent. Voorkom in ieder geval dat je aan het begin verwachtingen wekt die je niet na kan komen, dan ben je snel weg met je initiatief.”

5. Learning by doing
Niet alleen voor het projectteam is HR Analytics nieuw, ook voor HR business partners, voor operationele HR-medewerkers en voor de business managers zelf. Door de aard van deze nieuwe processen en tools krijgen deze medewerkers mogelijk te maken met nieuwe taken. Verstandig hierbij is om hen in de praktijk te laten wennen. “Door het toepassen van HR Analytics en het relevant maken voor hun werkzaamheden, zien ze ook sneller de toegevoegde waarde voor henzelf en de organisatie.”

6. Integreer in je HR-processen
Tot slot speelt de integratie met andere gebieden, zowel binnen als buiten het HR-domein een sleutelrol. Een van de belangrijkste lessen die uit eerdere projecten getrokken kan worden, stelt Marshall, is dat HR Analytics vaak teveel wordt gezien als een afzonderlijk onderdeel binnen de HR functie. Het uitvoeren van Analytics ‘los van de rest van HR’ is weliswaar goed mogelijk, maar leidt niet tot benutting van het potentieel ervan. HR Analytics moet uiteindelijk geïntegreerd en verankerd worden binnen de HR-processen van een organisatie. Alleen dan worden HR-adviezen en beslissingen die genomen worden optimaal onderbouwd met de uitkomsten uit HR Analytics. “Als analytics los staat van het reguliere strategische HR-advies of beleidswerk blijft het toch een beetje hobbyisme, met heel interessante inzichten als resultaat die verder niet landen of gebruikt worden binnen de organisatie.”

* De workshop ‘HR Analytics: Hype of gamechanger binnen HR?’ werd georganiseerd vanuit de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP).